Wir leben in einer Welt, in der die Menschen ständig nach mühelosen und schnelleren Möglichkeiten suchen, Aufgaben zu erledigen. Wir sind vom Gehen über das Auto zum Fliegen übergegangen, um an weit entfernte Ziele zu gelangen. In ähnlicher Weise sind Unternehmen von der manuellen Erfassung von Aufträgen zur Automatisierung solcher wiederholbaren Aufgaben übergegangen. Und das auch aus gutem Grund.
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, erhöhen Sie deren Effizienz und Zuverlässigkeit und vermeiden menschliche Fehler. Sie können sich dann auf strategisches Denken konzentrieren, um das Wachstum Ihres Unternehmens zu fördern. Doch zunächst müssen Sie wissen, welche Prozesse Sie automatisieren können, wie Sie diese Prozesse automatisieren können und welche Praktiken zur Aufrechterhaltung und Pflege Ihrer Abläufe beitragen.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Unter Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) versteht man den Einsatz mehrerer fortschrittlicher Systeme und Anwendungen zur Durchführung komplexer Geschäftsprozesse wie Rechnungsstellung und Dateneingabe. Es geht um den Einsatz von Werkzeugen zur Durchführung wiederholbarer Prozesse oder Aufgaben, um Zeit zu sparen und die Effizienz dieser Prozesse zu verbessern.
Bei diesen Prozessen kann es sich um E-Mail-Marketing, Leistungsmanagement für Mitarbeiter, Planung von Inhalten in sozialen Medien, Bestandsverwaltung usw. handeln. Im Allgemeinen würde es helfen, wenn Sie Prozesse automatisieren, die:
- über Abteilungen hinweg oder innerhalb von Abteilungen im Unternehmen konsistent sind
- minimale bis keine Fehler erfordern
- Mehrfache Wiederholung
- Minimaler Zeitaufwand für die Durchführung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen muss nicht zwangsläufig mit künstlicher Intelligenz oder maschinellem Lernen einhergehen. Es kann auch einfach das Kopieren und Aktualisieren von Datensätzen von einem Ort zum anderen sein, um einen besseren Zugriff zu ermöglichen. Das Hauptziel von BPA ist es, diese anstrengenden Aufgaben zu übernehmen und Ihnen den Rücken frei zu halten, damit Sie bessere Arbeit leisten können.
Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Laut McKinsey"könnte die Automatisierung das Produktivitätswachstum weltweit um 0,8 bis 1,4 Prozent jährlich steigern". Intelligente Automatisierung gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Geschäftsprozesse und verbessert gleichzeitig die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens. Dadurch bleibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Zeitersparnis
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es den Mitarbeitern, einfache Aufgaben, wie z. B. Papierkram, in Rekordzeit zu erledigen. Darüber hinaus können Sie Daten problemlos von einer Plattform auf eine andere migrieren, ohne die Daten manuell kopieren zu müssen. Mit BPA können Sie im Wesentlichen das gewünschte Tool integrieren, Ihre Daten in Minutenschnelle übertragen und die Zeit mit produktiveren Aufgaben verbringen.
Reduziert die Kosten
Moderne Unternehmen suchen stets nach Möglichkeiten, ihre Rentabilität weltweit zu steigern. Eine Strategie, um dies zu erreichen, ist die Senkung der Ausgaben. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen hilft dabei. Sie hilft Ihnen, Ihre Kernressourcen so effizient und wirtschaftlich wie möglich zu nutzen und so Umsatz und Gewinn zu steigern. Anstatt Mitarbeiter für die Erledigung manueller Aufgaben zu bezahlen, kann die Automatisierung die Kosten auf ein paar Dollar pro Monat senken.
Reduziert menschliche Fehler
Unabhängig davon, wie erfahren Ihre Mitarbeiter sind, passieren Fehler. Diese Fehler können zeit- und kostenintensiv sein. Es könnte sein, dass Sie mehr Zeit und Geld für die Korrektur eines Fehlers aufwenden müssen als für die Durchführung der ursprünglichen Aufgabe.
Mit BPA brauchen Sie sich keine Sorgen mehr über häufige menschliche Fehler zu machen, denn es senkt die Fehlerwahrscheinlichkeit und verhindert gleichzeitig Wiederholungen in Ihrem Arbeitsablauf. Da es weniger Fehler gibt, verbessert BPA außerdem die Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit.
Das Ergebnis sind zufriedenere Mitarbeiter
Kleinere Aufgaben sind bei den Mitarbeitern in der Regel am unbeliebtesten. Durch die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse werden Ihre Mitarbeiter von diesen lästigen Aufgaben entlastet und sorgen so für eine stressfreie Arbeitsumgebung. Da BPA Ressourcen freisetzt, kann es Ihre Teammitglieder dazu inspirieren, sich weiterzuentwickeln und ihre Arbeitsweise zu verbessern. Dadurch werden sie sich ihrer verschiedenen Pflichten bewusster und können ihre Aufgaben selbstbewusster wahrnehmen.
Verbessert die Kundenbetreuung
Die Automatisierung von Vertriebs- und Marketingprozessen erhöht die Kundenzufriedenheit. Sie können automatisierte Systeme nutzen, um den Kundenservice zu rationalisieren und zu verbessern, so dass die Kunden anrufen und sofort die benötigte Unterstützung erhalten können.
Schnellere Antworten und besserer Service werden letztendlich dazu führen, dass die Kunden aufgrund der zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Lieferungen, die das System bietet, mehr Vertrauen in die Marke haben.
Die Kunden können zum Beispiel einfach nach einem gewünschten Produkt suchen und es in Sekundenschnelle kaufen. Sie müssen sich auch nicht häufig mit dem Kundendienst in Verbindung setzen, wenn sie eine Beschwerde oder eine Rückerstattung wünschen.
Anwendungsfälle für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
Im Allgemeinen können Sie jeden sich wiederholenden Geschäftsprozess in Ihrem Unternehmen automatisieren. Das bedeutet, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen in jeder Abteilung und auf jeder Ebene Ihres Unternehmens von Nutzen ist. Von Anträgen auf Freistellung über Datenmigration bis hin zur Einhaltung von Vorschriften - die Automatisierung von Geschäftsprozessen nimmt Ihnen lästige und frustrierende Aufgaben ab.
HR-Automatisierung
Die Automatisierung des Personalwesens umfasst die Automatisierung von Personalbeschaffung, Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern, Spesenabrechnungen, Anträgen auf Freizeitausgleich, Leistungsmanagement usw.
Wenn Unternehmen die Personalautomatisierung nutzen, kann die Personalabteilung beispielsweise automatisch den Lebenslauf jedes Bewerbers prüfen, bevor sie sich für ein Gespräch mit ihm entscheidet. Dann können sie per Knopfdruck automatisch E-Mails an abgelehnte oder akzeptierte Bewerber senden.
Die Personalabteilung kann BPA auch nutzen, um den Überblick über freie Tage zu behalten. So können Sie z. B. ganz einfach ein Limit für die Freizeit eines jeden Mitarbeiters festlegen und ihm erlauben, Urlaub auf der Grundlage der Tage zu beantragen, die er in einem bestimmten Zeitraum verbraucht oder angesammelt hat.
Wenn BPA diese anstrengenden Aufgaben übernimmt, kann sich die Personalabteilung darauf konzentrieren, die Arbeitsqualität der Mitarbeiter zu verbessern und neuen und bestehenden Mitarbeitern eine hervorragende Erfahrung zu bieten.
Automatisierung des Vertriebs
Durch die Automatisierung von Verkaufsprozessen erhalten Sie Zugang zu genauen Daten und können so das Verhalten Ihrer Kunden besser verstehen. Außerdem können Sie Ihren Kunden ein besseres Einkaufserlebnis bieten, da es weniger Verzögerungen und Fehler gibt. Darüber hinaus hilft die Vertriebsautomatisierung, die Produktivität zu steigern, manuelle Aufgaben zu eliminieren, Routinevorgänge zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Automatisierte Vertriebsprozesse steigern Ihre Effizienz und vereinfachen die Effektivität Ihrer Vertriebsaufgaben. Darüber hinaus können sich Ihre Vertriebsmitarbeiter auf die Durchführung von Transaktionen mit potenziellen und bestehenden Kunden konzentrieren.
Sie können Aufgaben wie Auftragsmanagement, Lead-Qualifizierung und -Management, Chats und Berichte automatisieren. Sie können zum Beispiel einen Lead als einen Benutzer definieren, der sich mit mindestens einer E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer angemeldet hat. Anschließend können Sie mit diesem Benutzer per Nachricht oder Anruf Kontakt aufnehmen, um den Onboarding-Prozess abzuschließen und ihn zu einem aktiven Kunden zu machen.
Finanz-Automatisierung
Die Finanzen sind einer der wichtigsten Aspekte eines Unternehmens, und eine falsche Zahl kann es zerstören. Bei der Durchführung von Geschäftsprozessen im Zusammenhang mit Finanzen sind Vorsicht, Genauigkeit und Schnelligkeit gefragt. Die Automatisierung von Finanzprozessen ist der richtige Weg, um sich keine Gedanken über die Geldverwaltung zu machen.
Die Automatisierung des Finanzwesens hilft bei der Bewältigung von Problemen mit den oben genannten Eigenschaften. Außerdem werden die Prozesse vereinfacht und effizienter gestaltet. Sie ermöglicht es Ihnen, eine Aufgabe in großen Mengen zu erledigen, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen. Ein Beispiel ist die Steuererklärung für Ihre Mitarbeiter. Niemand hat Lust, für jeden einzelnen Mitarbeiter Formulare auszufüllen, wenn Sie die Steuern automatisch vom Gehalt des Mitarbeiters abziehen und abführen können.
Sie können auch Finanzprozesse wie Buchhaltung, Ausgaben und Gehaltsabrechnung automatisieren.
IT-Automatisierung
IT-Automatisierung umfasst Software-Entwicklung und -Einsatz, Support-Service, Überwachung und Beobachtbarkeit. Manchmal kann die automatische Benachrichtigung über Fehler in Ihren Tools ausschlaggebend dafür sein, wie schnell Sie diese beheben und Ihre Kunden an sich binden.
Für Softwareentwickler ist es immer eine Erleichterung zu wissen, dass sie ihre Änderungen einfach und schnell mit anderen zusammenführen können. Darüber hinaus hilft ihnen die IT-Automatisierung dabei, diese Änderungen innerhalb von Minuten bereitzustellen, so dass die Benutzer in kurzer Zeit eine Fehlerbehebung oder eine neue Funktion sehen können.
Moderne Unternehmen sind stets bestrebt, ihr Angebot zu erweitern, und die Möglichkeit, neue Funktionen oder Dienste hinzuzufügen, ist einer der Vorteile der IT-Automatisierung. Darüber hinaus trägt die IT-Automatisierung dazu bei, den menschlichen Kontakt mit IT-Systemen zu ersetzen oder zu minimieren, indem Software zur Entwicklung wiederholbarer Verfahren und Anweisungen eingesetzt wird. So können IT-Spezialisten Zeit sparen, Betriebskosten senken und die Produktivität steigern.
Marketing-Automatisierung
Jedes Unternehmen braucht Marketing, um erfolgreich zu sein. Stellen Sie sich vor, Sie müssten E-Mails an jeden Ihrer Kunden manuell versenden. Diese manuelle Aufgabe ist vielleicht akzeptabel, wenn Sie zwei oder drei Kunden haben, aber nicht, wenn Sie Hunderte oder Tausende haben.
Die Marketingautomatisierung nimmt Ihnen frustrierende, monotone Aufgaben wie diese ab. Indem Sie Ihre Zeit freimachen, kann Ihr Unternehmen mehr Zeit und Energie für andere Möglichkeiten zur Gewinnsteigerung aufwenden. Die Nutzung der Automatisierung für die Datenverwaltung hilft Ihnen auch dabei, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, welche Marketingkampagnen bessere Ergebnisse bringen.
Enterprise automation
Enterprise automation bedeutet, dass mühsame Prozesse im gesamten Unternehmen automatisiert werden. Anstatt beispielsweise E-Mails und Vorlagen auszutauschen, schafft ein computerisiertes Unternehmen eine intelligente Workforce-Management-Technologie, um wichtige und tägliche Aufgaben zu automatisieren.
Ein weiteres Beispiel ist die Erstellung von Daten oder Compliance-Berichten. Anstatt Daten manuell einzureichen oder zu prüfen, ob Ihre Datenanalysevorgänge den Richtlinien Ihres Staates entsprechen, kann Enterprise Automation Sie benachrichtigen, wenn Sie in Verzug geraten.
Enterprise automation beinhaltet auch den Einsatz von KI und maschinellem Lernen für anstrengende Aufgaben wie Hashing zur Validierung oder den Einsatz von Sensoren.
Schlagen Sie die Uhr - entscheiden Sie sich für intelligente Automatisierung mit SnapLogic
Um mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse zu beginnen, sollten Sie ermitteln, welche Aufgaben sich wiederholen, und die Ziele definieren, die Sie erreichen wollen. Vergleichen Sie schließlich die Ergebnisse im Laufe der Zeit, um festzustellen, ob Sie Ihre Automatisierungstechnologien auf- oder abrüsten müssen.
SnapLogic hilft Ihnen, Ihre digitale Transformation überschaubarer und unkomplizierter zu gestalten. Und wenn Sie Hilfe brauchen, um herauszufinden, wo Sie anfangen sollen, sind wir immer bereit zu helfen.
