Der Abschluss des Finanzmonats/Quartals ist ein wichtiger Geschäftsprozess für jede Organisation. Nach dem Ende des Monats/Quartals möchte das Finanzteam die Bücher in möglichst wenigen Tagen abschließen und die endgültigen Zahlen zu Einnahmen, Ausgaben und Cashflow so schnell wie möglich für die Finanzberichterstattung, Planung und Analyse zur Verfügung stellen. Die Zahlen des gerade abgeschlossenen Quartals werden für die Finanzaufsichtsbehörden und den Vorstand benötigt. Auf der anderen Seite sind die Prognosen für die kommenden Quartale für das Strategieteam, die Investoren und den Vorstand von entscheidender Bedeutung. Die Prozesse zum Monats- und Quartalsende sind besonders kompliziert, wenn Ihr Unternehmen weltweit verteilt ist und wenn Sie Einnahmen, Verbindlichkeiten und Provisionen in Fremdwährungen verbuchen müssen.
Der Monats- bzw. Quartalsabschluss umfasst die Überprüfung, Dokumentation, Korrektur und Abstimmung aller Finanztransaktionen des vorangegangenen Monats oder Quartals. Zwar hat jedes Unternehmen seine eigenen Abschlussaktivitäten, aber die folgenden Aktivitäten sind in allen Organisationen relativ üblich:
- Anpassung/Korrektur von Hauptbucheinträgen oder Erfassung zusätzlicher Einträge
- Abgleich von Bank- und Kreditkartentransaktionen mit Rechnungen und Zahlungen
- Aktualisierung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Erstellung von Finanzberichten wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Kapitalflussrechnungen
- Vorbereitung auf externe Prüfungen durch Sicherstellung, dass alle Unterlagen vollständig und ordnungsgemäß dokumentiert sind
- Sicherstellung der Steuerkonformität durch Abgabe von Steuererklärungen und/oder Zahlung von Steuern
- Überprüfung und Erfassung von Zugängen, Abgängen und Abschreibungen von Anlagegütern
Wie hilft die Automatisierung?
Die größte Herausforderung für Finanz- und Buchhaltungsteams ist die Menge und Vielfalt der Daten, die über verschiedene Datensilos verteilt sind. All diese Daten müssen aus verschiedenen Quellen extrahiert und abgeglichen werden. Wenn dies manuell geschieht, muss das Finanzteam viel Zeit und Mühe aufwenden, um die Daten zu extrahieren, sie zu konsolidieren, Berichte zu erstellen, die Bücher abzuschließen und dem Unternehmen aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern.
Finanz- und Buchhaltungsteams sind auf der Suche nach einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Genauigkeit und Schnelligkeit bei ihren Monats- und Quartalsabschlüssen, und hier kann die Automatisierung helfen. Kleine und mittlere Unternehmen können mit manuellen Prozessen zwischen 1 und 2 Wochen für den Abschluss benötigen. Bei großen Unternehmen ist der Abschluss aufgrund der vielen Produkt-/Dienstleistungsbereiche, geografischen Gebiete usw. exponentiell komplexer. Die einzige Möglichkeit für große Unternehmen, ihre Bücher schneller abzuschließen, besteht darin, mehr Mitarbeiter einzustellen, und selbst dann dauert es 3 bis 4 Wochen, bis die Bücher abgeschlossen sind.
Mit der Automatisierung können Unternehmen problemlos und mit minimalem Zeitaufwand Daten aus einer Vielzahl von Quellen extrahieren. Dank der Automatisierung können kleine und mittlere Unternehmen ihre Bücher in nur wenigen Tagen abschließen, während große Unternehmen ihre Abschlussfristen auf nur 2 Wochen verkürzen können.
Die Automatisierung trägt auch zur Verbesserung der Datengenauigkeit bei, indem sie das Risiko von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe verringert. Sie verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teammitgliedern und Abteilungen, da sie gleichzeitig an den Daten arbeiten und die Aktivitäten zum Quartalsende schneller abschließen können.
Was kommt als Nächstes? - kontinuierlich schließen
Während Unternehmen traditionell Monats- und Quartalsabschlüsse durchführen, um sie an den Berichtszyklus anzupassen, ist das Geschäft in Wirklichkeit kontinuierlich. Und um dieses kontinuierliche Geschäft zu bedienen, sollte auch der Abschlusszyklus kontinuierlich sein. Ein kontinuierlicher Abschluss ist ein Prozess, der durch Technologie und Menschen ermöglicht wird und bei dem Sie FP&A-Aktivitäten verteilen, automatisieren und auf das breitere Geschäft ausrichten. Durch den kontinuierlichen Abschluss wird die Aktivitätskurve im Laufe des Monats abgeflacht. So laufen die Abschlussaktivitäten synchron mit dem Geschäftsverlauf.
Warum also sollte ein Unternehmen den kontinuierlichen Abschluss dem traditionellen monatlichen/quartalsweisen Abschluss vorziehen? Hier sind die wichtigsten Vorteile des kontinuierlichen Abschlusses:
- Es ist effizient und kooperativ
- Es eliminiert Redundanz und Fehler
- Es fördert die Datenintegrität
- Sie ist weniger reaktiv
Da die Abschlussaktivitäten bei Continuous Close jedoch synchron mit dem Geschäft ablaufen, ist die einzige Möglichkeit, sie zu realisieren, die Automatisierung. Mit den richtigen Tools und Fachkenntnissen können Sie nahtlose, automatisierte Prozesse für Finanz- und Buchhaltungsteams schaffen, Fehler reduzieren und die Time-to-Value verbessern, indem Sie Daten und Anwendungen aus ERP, Finanzplanung, Beschaffung, Rechnungsstellung und Analytik mit einer einfach zu bedienenden Integrationsplattform verbinden.
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