Daten sind allgegenwärtig - so sehr, dass die Arbeitnehmer von der Informationsflut überwältigt werden. Und sie sind überwältigt von der Anzahl der Stellen, die sie aufsuchen müssen, um die richtigen Informationen zu erhalten, wenn sie sie brauchen.
Teammitglieder müssen sich in Meetings, E-Mails und anderen Formen des Informationsaustauschs regelmäßig gegenseitig auf den neuesten Stand bringen, um auf dem Laufenden zu bleiben und effektiv auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Mit Tools und Anwendungen verhält es sich genauso: Sie müssen sich gegenseitig über die neuesten Änderungen auf dem Laufenden halten, sonst verschwenden sie die Zeit der Mitarbeiter.
Der fortlaufende Prozess der Datensynchronisierung ist entscheidend für den effektiven Betrieb von Tools und Anwendungen, da er sicherstellt, dass die Daten überall konsistent sind. Wenn sich etwas ändert, muss das ganze System davon erfahren.
Was ist Datensynchronisierung?
Die Synchronisierung von Daten (oder Datensynchronisierung) ist der Prozess der gleichzeitigen Aktualisierung von Daten an mehreren Standorten. Jeden Tag integrieren wir mehr Tools in unsere Arbeitsabläufe und fügen Daten zu mehr Prozessen hinzu. Wir stellen immer mehr Verbindungen her. Das bedeutet, dass alle diese Verbindungen effektiv miteinander kommunizieren müssen, indem ihre Daten synchronisiert werden.
Neben der Wahrung der Datenkonsistenz umfasst die Synchronisierung auch die Überprüfung und Bereinigung von Daten.
Angenommen, Sie haben zwei verschiedene Systeme, die Kundenkontaktinformationen enthalten, aber ein System verwendet ein anderes Datenformat als das andere. Wenn Sie die Daten synchronisieren, kann das System, das ein anderes Datenformat verwendet, die Daten bereinigen, um sie an das Format des anderen Systems anzupassen. Bei diesem Schritt werden beispielsweise ungültige Zeichen entfernt, die Formatierung von Telefonnummern und Adressen vereinheitlicht und sichergestellt, dass alle Felder korrekt ausgefüllt werden.
Zwei Arten der Datensynchronisation
Es gibt zwei Haupttypen der Datensynchronisation: unidirektional und bidirektional - auch "one-way" und "two-way" genannt - je nachdem, ob die Informationen in eine oder zwei Richtungen fließen.
1. Unidirektional
Bei der einseitigen Datensynchronisierung gibt ein Werkzeug Informationen an ein anderes weiter. Die Informationen fließen immer nur in eine Richtung, nämlich vom sendenden Werkzeug (oder den Werkzeugen) zum empfangenden Werkzeug, und nie in die andere Richtung.
Daten, die aus einer Produktionsdatenbank in eine Berichtsdatenbank kopiert werden, wären ein Beispiel für eine unidirektionale Datensynchronisation. Da die Daten zur Analyse kopiert werden und keine Informationen aus der Berichtsdatenbank an die Produktionsdatenbank gesendet werden, muss der Informationsfluss nur in eine Richtung erfolgen.
2. Bidirektional
Bei dieser Art der Datensynchronisation werden die Daten an beiden Orten aktualisiert, damit alle Informationen gleich bleiben. Die Änderungen können aus beiden Quellen stammen.
Eine bidirektionale Datensynchronisierung findet statt, wenn Sie eine lokale Datenbank mit einer Cloud-basierten Datenbank synchronisieren. Dateispeichersysteme, die automatisch ein lokales Laufwerk mit dem Cloud-Laufwerk aktualisieren (wie Dropbox, Google Docs usw.), sind Beispiele für eine bidirektionale Datensynchronisierung. Sowohl das lokale als auch das Cloud-System spiegeln die Aktualisierungen wider.
Vorteile und Nutzen der Datensynchronisation
Die Datensynchronisierung kann allen Beteiligten eine einzige Quelle der Wahrheit bieten und gleichzeitig Änderungen und Aktualisierungen ermöglichen. Bevor es Tools gab, die Daten automatisch synchronisieren konnten, mussten Datenexperten die Daten manuell kopieren, überprüfen und aktualisieren. Jedes Mal, wenn Informationen geändert, entfernt oder hinzugefügt werden sollten, musste dies von Hand geschehen - ein zeitaufwändiger und mühsamer Prozess.
Doch die Datensynchronisierung hat das geändert. Mit der Datensynchronisierung können Unternehmen ihre Daten genauer und nützlicher halten.
Verbessert die Effizienz
Durch die Datensynchronisierung können Informationen überall auf dem neuesten Stand gehalten werden, so dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Angenommen, das Vertriebsteam Ihres Unternehmens verwendet eine CRM-Plattform, um Kundendaten zu verwalten, und das Finanzteam verwendet ein separates Buchhaltungstool, um Rechnungen zu erfassen. Wenn das Unternehmen die Daten abteilungsübergreifend synchronisiert, werden die Kontaktinformationen des Finanzteams für den Kunden automatisch aktualisiert. Wenn die Daten jedoch nicht synchronisiert werden, könnte das Finanzteam Rechnungen an die falsche E-Mail-Adresse senden, was zu erheblichen Verzögerungen bei der Bezahlung dieser Rechnungen führen könnte.
Erhöht die Sicherheit
Die Aktualisierung der Daten in allen Systemen, wenn ein System aktualisiert wird, erleichtert die Zusammenarbeit und Koordination zwischen den Teams und erhöht die Sicherheit.
Nehmen wir an, ein Kundensupportteam und ein Sicherheitsteam verwenden beide ein CRM-Tool zur Verwaltung von Kundendaten, aber das Sicherheitsteam verwendet auch ein separates Tool zur Verwaltung der Zugriffskontrolle. Wenn sich ein Kunde an den Support wendet, um ein Problem mit der Kontoübernahme zu melden, erfährt das Support-Team möglicherweise vor dem Sicherheitsteam davon.
Wenn die Daten nicht zwischen den Systemen synchronisiert werden, kann es sein, dass das Sicherheitsteam das Problem nicht bemerkt und keine Maßnahmen ergreift, so dass das Konto des Kunden angreifbar bleibt. Werden die Daten jedoch synchronisiert, erhält das Sicherheitsteam automatische Updates vom CRM-Tool und kann sofort Maßnahmen zur Sicherung des Kontos ergreifen.
Bietet Datensicherungen
Stromausfälle, Hardwaredefekte oder auch nur ein kleiner Fehler können dazu führen, dass Daten in mehreren Systemen nicht mehr synchronisiert werden. Dies kann zu erheblichen Unterbrechungen führen, da die Mitarbeiter möglicherweise nicht auf die aktuellsten Informationen zugreifen können. Entscheidungen werden möglicherweise auf der Grundlage unvollständiger oder ungenauer Daten getroffen. In manchen Fällen muss die Arbeit unterbrochen werden, bis die Daten wieder synchronisiert sind, was zu Produktivitäts- und Umsatzeinbußen führen kann.
Wenn Ihre Daten jedoch über alle Plattformen hinweg synchronisiert sind, können Sie dieselben Informationen oft in einem anderen Tool finden. Angenommen, Ihr Unternehmen verwendet ein CRM-Tool zur Verwaltung von Kundendaten und ein separates Tool für die Buchhaltung und Rechnungsstellung. Eines Tages kommt es zu einem Stromausfall und das CRM-Tool fällt für mehrere Stunden aus.
In dieser Zeit verschickt das Buchhaltungsteam mehrere Rechnungen an Kunden, ohne zu wissen, dass einige der Kundendaten im CRM-Tool kurz vor dem Ausfall aktualisiert wurden. Wären die beiden Tools nicht synchronisiert worden, hätte das Buchhaltungsteam möglicherweise Rechnungen an die falschen E-Mail-Adressen oder physischen Adressen verschickt - was zu erheblichen Zahlungsverzögerungen geführt und möglicherweise den Ruf des Unternehmens geschädigt hätte.
Wie synchronisieren Sie Daten?
Die Datensynchronisierung kann durch manuelle Aktualisierungen erfolgen, ist aber angesichts der Geschwindigkeit der eingehenden Daten für die meisten Unternehmen nicht machbar. Aus diesem Grund verfügen viele Desktop- oder Mobilgeräte-basierte Geschäftsanwendungen über integrierte Datensynchronisierungsfunktionen. Bei Unternehmensdatenplattformen oder IT-Systemen jedoch, bei denen die Daten von einer Anwendung gesteuert werden können oder auch nicht, lassen sich Datenänderungen, Datenaustausch oder Datenbewegungen zwischen diesen Unternehmensdatenplattformen am besten mit einer iPaaS (Integrationsplattform als Service) synchronisieren, die eine automatische Aufnahme und Erfassung von Änderungsdaten ermöglicht , wie SnapLogic AutoSync.
Mit sofortigen Pipelines für gängige Workflows, angefangen bei Salesforce bis hin zu Snowflake, und einer Plattform, die von jedem in Ihrem Team genutzt werden kann, wird die Synchronisierung von Daten zu einer Aufgabe, die man sofort erledigen kann. Mit SnapLogic AutoSync sind Sie in wenigen Minuten startklar. Sie müssen nur den Geschäftszweck angeben und dann das Ziel und die Datenquellen spezifizieren.
Wenn Sie mehr über die Synchronisierung von Daten und andere Formen der Datenintegration erfahren möchten, lesen Sie The Ultimate Guide to Data Integration.
