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HR-Experten sind dafür verantwortlich, dass die Mitarbeitererfahrung nahtlos ist und schnelle, fließende und vernetzte Abläufe gewährleistet werden, die zur Umsatzsteigerung beitragen. Je schneller und effizienter der Prozess von der Rekrutierung bis zum Onboarding ist, desto schneller kann der neue Mitarbeiter das tun, wofür er eingestellt wurde, und den Geschäftserfolg steigern. HR-Prozesse sind das Lebenselixier von Unternehmen. Sie unterstützen nicht nur die Mitarbeiter, sondern ermutigen sie auch, ein besseres Kundenerlebnis zu schaffen.
Nur wenn Unternehmen die Rekrutierung und das Onboardingautomatisieren, können sie diesen geschäftlichen Imperativ wirklich erfüllen und die digitale Transformation ihres Unternehmens schnell und umfassend vorantreiben.
Die Personalabteilung kann die Führung übernehmen, wenn es darum geht, aufzuzeigen, wie Automatisierung zu besseren Geschäftsergebnissen führen kann, indem sie die besten Talente anzieht, entwickelt und bindet. Während viele Unternehmen die Automatisierung in vielen verschiedenen Geschäftsbereichen erprobt haben, ist für die Personalabteilung die Rekrutierung und das Onboarding von Mitarbeitern der richtige Ort, um damit zu beginnen.
Das Problem
Leider entspricht die Realität oft nicht der Vision eines vernetzten Unternehmens, und die Mitarbeiter spüren die Auswirkungen in ihrer täglichen Arbeit. Umständliche Bewerbungen, unpersönliche automatische Antworten und Terminprobleme bei Vorstellungsgesprächen sind nur einige der Hürden, die neue Mitarbeiter beim Eintritt in ein Unternehmen überwinden müssen. Die wiederholte Weitergabe persönlicher Informationen wird zu einer sich wiederholenden, zeitraubenden Aufgabe.
Zu Beginn der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters müssen Angebote unterzeichnet und Hintergrundprüfungen durchgeführt werden. Als Nächstes müssen die potenziellen Mitarbeiter dem HCM-System hinzugefügt werden, dann muss die Finanzabteilung sie in die Gehaltsabrechnung aufnehmen, die IT-Abteilung muss einen Laptop oder eine andere Ausrüstung bereitstellen, Schulungen müssen geplant werden und so weiter.
In all diesen verschiedenen Abteilungen werden mehrere Systeme und Prozesse verwendet, was zu unbeabsichtigten Fehlern, mangelnder Koordination, unzusammenhängender Kommunikation und viel zu oft zu einem nicht ganz reibungslosen Einstieg des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen führen kann. Eine schlechte Onboarding-Erfahrung verzögert die Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um sich einzuarbeiten und das Vertrauen in seine Fähigkeit zu gewinnen, einen sinnvollen Beitrag zum Unternehmen zu leisten.
Erstens müssen Unternehmen alle Berührungspunkte, mit denen ein neuer Mitarbeiter interagiert, überprüfen, um Reibungsverluste nach Möglichkeit zu vermeiden. Auch hier sind mehrere Systeme und Manager involviert, z. B. Jobvite für die Rekrutierung, ADP für die Gehaltsabrechnung, Workday für die Sozialleistungen, ServiceNow für die Bereitstellung von Laptops und Okta für die Zugangsrechte.
Jedes System ist zwar wichtig, erhöht aber auch die Wahrscheinlichkeit von manuellen Fehlern, wenn es nicht integriert ist. Die Identifizierung von Problembereichen und potenziellen Verbesserungspunkten sowie von Stellen, an denen die Automatisierung zur Vereinfachung und Beschleunigung kritischer Prozesse beitragen kann, ist der erste Schritt zu einem besseren Onboarding-Erlebnis.
Die Lösung
Maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz (KI) sind die treibenden Kräfte der Automatisierung, die es Unternehmen ermöglichen, schneller und intelligenter zu arbeiten, als es Menschen allein könnten. Sie ersetzen keine menschlichen Mitarbeiter, sondern verbessern deren Fähigkeiten, indem sie schneller und mit weniger Fehlern in einem vorhersehbaren Arbeitsablauf arbeiten.
Obwohl jedes Unternehmen anders an die Personalarbeit herangeht, mit unterschiedlichen Anwendungen und Prozessen, folgen neue Mitarbeiter im Allgemeinen dem gleichen Onboarding-Fluss mit gemeinsamen und wiederholbaren Pfaden, von einem Unternehmen zum anderen - dies macht den Prozess reif für die Automatisierung.
Apps wie ADP, Workday, ServiceNow, Okta und andere müssen alle integriert werden, um sicherzustellen, dass der Prozess für den neuen Mitarbeiter eine konsistente, vernetzte Erfahrung darstellt. Sich wiederholende, manuelle Verwaltungsaufgaben wie die Dateneingabe entfallen, während Anwendungen miteinander kommunizieren können, wobei wichtige Daten von einer Anwendung zur anderen weitergegeben und nachfolgende Aktionen automatisch ausgelöst werden. So werden beispielsweise in Workday eingegebene Daten automatisch an ADP, ServiceNow und Okta mit programmierten nächsten Schritten und Aktionen übertragen, ohne dass Administratoren sie erneut eingeben oder E-Mails an verschiedene Teammitglieder senden müssen.
Orchestrierte Kommunikation, automatische Planung und Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit können neuen Mitarbeitern in den ersten Tagen in einem Unternehmen helfen. Geschäftskritische Informationen werden an einem Ort gespeichert, so dass neue Mitarbeiter auf alle benötigten Handbücher, Informationen zu Sozialleistungen und Richtlinien zugreifen können.
Ein weiterer Vorteil dieser neu vernetzten Systeme besteht darin, dass die HR-Teams jederzeit einen 360-Grad-Überblick darüber haben, wo sich ihr Mitarbeiter beim Onboarding befindet, so dass sie bei Bedarf eingreifen und ihn anleiten können.
Letztlich werden menschliche Fehler und überkreuzte Leitungen stark reduziert, und der neue Mitarbeiter und der Personalverantwortliche können sich auf eine reibungslosere, schnellere und stressfreie Einarbeitung verlassen. Um dies zu erreichen, müssen Sie den Integrationsprozess jedoch automatisieren.
Die Rolle der IT bei der Automatisierung
APIs und langwierige manuelle Kodierung waren lange Zeit das Mittel der Wahl für IT-Abteilungen, die Anwendungen für einen Geschäftsbereich integrieren wollten - Integrationsprojekte können im Durchschnitt sechs Monate oder länger dauern. Manuelle Integrationsprozesse können nicht mit der Geschwindigkeit der Softwareaktualisierung Schritt halten und erfordern eine ständige Überwachung und Wartung durch die IT-Abteilung.
Es ist daher nicht verwunderlich, dass diese Erfahrung schnell zu einem mühsamen und stressigen Projekt werden kann, das die Zeit der IT-Teams in Anspruch nimmt, anstatt sie zu sparen. Manuelle Integrationen ermöglichen es Unternehmen, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden, was jedoch mit höheren Kosten verbunden ist, da sie mit wachsenden Unternehmen und sich ändernden Softwarelandschaften nicht Schritt halten können.
Die Automatisierung der Integration ermöglicht es Unternehmen, den Prozess der manuellen Kodierung zu beenden und intelligente Software hochgradig repetitive, verwaltungstechnische Aufgaben automatisieren zu lassen, während sie die Teams dabei unterstützt, schnelle und qualitativ hochwertige Verbindungen zwischen Systemen herzustellen. Fortschrittliche iPaaS-Lösungen (Integration Platform as a Service) enthalten häufig integrierte KI-Technologie, die Mitarbeiter ohne technischen Hintergrund dabei unterstützt, sinnvoll zu Integrationsprojekten beizutragen.
Diese Integrationen aktualisieren sich automatisch und erfordern nur sehr wenig Eingabe oder Wartung. Es ist so, als würden Sie einen Webdesigner beauftragen, eine individuelle Website für Sie zu erstellen - Zeile für Zeile kodiert, im Vergleich zu einer Webdesign-Plattform mit Vorlagen, bei der Sie vorkonfigurierte moderne Elemente einfach auswählen können, ohne sich mit Code auskennen zu müssen. Sie ist schneller und zugänglicher und bietet zudem aktuelle und moderne Funktionen.
Erste Schritte
Um den Automatisierungsprozess einzuleiten, müssen die HR-Teams die Prozesse ermitteln, die die meisten Probleme verursachen. Dann kann der Start der Integration und Automatisierung nicht nur den Onboarding-Prozess verbessern, sondern auch andere Prozesse, bei denen die Personalabteilung mit anderen Abteilungen zusammenarbeitet. Hier sind die von mir vorgeschlagenen Schritte für Unternehmen, die Automatisierung einführen möchten:
- Kommunikation ist der Schlüssel: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele und Pläne im gesamten Unternehmen bekannt sind - von hier aus können Sie einen ganzheitlichen Automatisierungsprozess in Gang setzen, der sicherstellt, dass alle Geschäftsbereiche und ihre Prozesse davon profitieren können.
- Wissen, womit Sie arbeiten: Bevor Sie eine neue Technologie einführen, sollten Sie überprüfen, welche Systeme Sie haben, und etwaige Lücken in Ihren Prozessen ermitteln. Überprüfen Sie außerdem die Stärken und Schwächen Ihres Teams - dies wird Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Technologien Sie zur Unterstützung Ihrer täglichen Prozesse benötigen.
- Rüsten Sie sich mit den richtigen Tools aus: Überprüfen Sie Ihr bestehendes Technologiepaket und setzen Sie Prioritäten bei den Anwendungen, die Ihre Arbeitsweise am besten unterstützen, sei es in den Bereichen Personalbeschaffung, Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung usw. Ohne die richtigen Tools und eine leistungsstarke Integrationsplattform, die diese miteinander verbindet, kann der Traum von der Automatisierung niemals Wirklichkeit werden.
- Integrieren und automatisieren: Integrieren Sie Ihre wachsende Anwendungs- und Datenlandschaft - von lokalen Datenbanken oder ERP-Systemen über neue Cloud-Anwendungen bis hin zu Data Warehouses und Analysetools -, um nahtlose, schnelle und automatisierte Prozessabläufe zu gewährleisten. Die Einführung einer Low-Code- und Self-Service-Integrationsplattform bedeutet, dass die Personalabteilung dies mit wenig IT-Unterstützung selbst erledigen kann.
- Überprüfen und verbessern: Von hier an geht es darum, Ihre Datenlandschaft und Prozessautomatisierungen zu überwachen, zu messen und zu verbessern. Nehmen Sie nach Bedarf Änderungen vor, die Ihren sich ändernden Personalbedarf unterstützen. Cloud-basierte und KI-fähige Plattformen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Automatisierungen in Echtzeit zu überwachen, zu messen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass nichts eine produktive, positive Mitarbeitererfahrung unterbricht.
Automatisieren Sie die Integration für ein nahtloses Onboarding-Erlebnis
Wenn die Personalabteilungen die Integration selbst in die Hand nehmen, können sie ein besseres Onboarding-Erlebnis für ihre Mitarbeiter schaffen. Eine wirklich vernetzte Mitarbeiterreise gibt den Personalleitern mehr Zeit, sich auf strategische, geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren, was sowohl Zeit als auch Geld spart, Fehler und redundante Arbeit reduziert und dazu beiträgt, ein wirklich datengesteuertes Unternehmen zu schaffen. Neu eingestellte Mitarbeiter werden außerdem erkennen, dass der von ihnen gewählte Ort der beste Arbeitsplatz ist, was sie dazu ermutigt, den Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten.
