Die generative KI (GenAI) hat die Welt im Sturm erobert. Die Auswirkungen sind sowohl in finanzieller Hinsicht - die Investitionen in GenAI erreichen 2023 ein Volumen von 21,3 Mrd. US-Dollar - als auch in Bezug auf die weit verbreitete Akzeptanz ersichtlich: 65 % der Befragten einer kürzlich durchgeführten McKinsey-Umfrage gaben an, sie in mindestens einer Geschäftsfunktion einzusetzen, was einen deutlichen Anstieg gegenüber nur einem Drittel im Vorjahr darstellt. Wie oder was sich genau ändern wird, bleibt jedoch bestenfalls nebulös. Angesichts von Branchenführern wie Sam Altman, die vor einer KI-Apokalypse warnen (siehe "p(doom)"), und Google, das die Fähigkeiten der KI in einem olympischen Werbespot präsentiert, in dem sie Kindern beim Schreiben von Fanbriefen hilft, ist es nicht verwunderlich, dass die Menschen unsicher sind, wohin sich diese Technologie entwickelt.
In diesem Sinne ist es hilfreich, sich auf greifbare, reale Anwendungsfälle von GenAI zu konzentrieren, die zwar vielleicht weniger aufregend sind, aber einen bedeutenden, positiven Einfluss auf die Arbeit haben, die Menschen und Organisationen heute leisten. Ein solcher Anwendungsfall, den wir sowohl intern als auch extern identifiziert haben, ist die Automatisierung und Standardisierung von Stellenbeschreibungen. Wenn Sie im Personalwesen arbeiten oder neugierig darauf sind, was GenAI jetzt schon konkret leisten kann, ist dieser Blog genau das Richtige für Sie. Wir werden behandeln:
- Die Bedeutung der Organisationsstruktur bei der Standardisierung von Stellenbeschreibungen
- Wie man mit GenAI automatisch Stellenbeschreibungen standardisiert und erstellt
- Warum dies ein idealer Anwendungsfall für GenAI ist
- Die Vorteile der Automatisierung von Stellenbeschreibungen mit GenAI für Unternehmen
- Wie Sie mit dieser generativen KI-Anwendung in Ihrem Unternehmen beginnen können
Auf geht's!
Die Bedeutung der Organisationsstruktur bei der Standardisierung von Stellenbeschreibungen
Eine klar definierte Organisationsstruktur ist von entscheidender Bedeutung für die Klarheit der Rollen und Zuständigkeiten in einem Unternehmen. Sie bildet die Grundlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen, die nicht nur konsistent, sondern auch auf die allgemeinen Geschäftsziele des Unternehmens abgestimmt sind. Nachstehend finden Sie ein Beispiel für eine Organisationsstruktur mit gemeinsamen Abteilungen und Dienstaltersstufen.
Beispiel für eine Organisationsstruktur
Eine generative KI-Anwendung, die die Struktur eines Unternehmens versteht, kann eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung und Anpassung dieser Struktur spielen, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt. Durch das Verständnis der Hierarchie, der Rollen und der Beziehungen zwischen den Abteilungen kann die KI Ineffizienzen aufdecken und Änderungen vorschlagen, die mit dem Wachstumspfad des Unternehmens übereinstimmen. Wenn Unternehmen skalieren oder sich umorientieren, kann die KI die Organisationsstruktur dynamisch anpassen und sicherstellen, dass sie für neue Ziele und Herausforderungen optimiert bleibt.
Automatisierung des organisatorischen Wandels mit GenAI
Automatisierung der Standardisierung und Erstellung von Stellenbeschreibungen mit GenAI
Eine der unmittelbarsten und wirkungsvollsten Anwendungen von GenAI im Personalwesen ist die Möglichkeit, Stellenbeschreibungen automatisch zu standardisieren und zu erstellen. Bei diesem Prozess geht es nicht nur um verwaltungstechnische Effizienz. Er spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Aufgaben klar definiert und auf die Organisationsstruktur abgestimmt sind und sowohl die interne als auch die externe Lohngleichheit unterstützt wird.
Beginnend mit der Standardisierung
Die meisten Unternehmen verfügen über eine Sammlung von Stellenbeschreibungen, die in Bezug auf Format, Details und Struktur oft uneinheitlich sind. Diese Diskrepanzen können zu Verwirrung, Fehlanpassungen und sogar zu ungleicher Bezahlung führen. Durch den Einsatz von GenAI können Unternehmen diese Stellenbeschreibungen automatisch standardisieren und sicherstellen, dass sie einer einheitlichen Struktur entsprechen, die in die bestehende Organisationshierarchie passt. Diese Standardisierung trägt dazu bei, Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen über Abteilungen und Senioritätsebenen hinweg zu klären.
Erstellung neuer Stellenbeschreibungen
Wenn Organisationen wachsen und sich weiterentwickeln, entstehen neue Rollen und Verantwortlichkeiten. Mit GenAI können neue Stellenbeschreibungen erstellt werden, die nicht nur dem standardisierten Format entsprechen, sondern auch so zugeschnitten sind, dass sie sich nahtlos in die bestehende Struktur des Unternehmens einfügen. Dadurch wird sichergestellt, dass neue Positionen klar definiert und sowohl mit der Organisationshierarchie als auch mit den Unternehmenszielen in Einklang gebracht werden.
Förderung der Lohngleichheit
Standardisierte Stellenbeschreibungen sind eine Schlüsselkomponente zur Wahrung der internen und externen Lohngerechtigkeit. Wenn die Aufgaben klar definiert sind und im gesamten Unternehmen einheitlich angewandt werden, lässt sich leichter sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Marktvergleiche gerecht entlohnt werden. Dies trägt nicht nur zur Vermeidung von Lohnunterschieden bei, sondern unterstützt auch ein gerechtes und integratives Arbeitsumfeld, das für Mitarbeiter und Interessengruppen gleichermaßen immer wichtiger wird.
Visualisierung des Prozesses
Die Abbildung unten zeigt, wie GenAI eine bestehende Sammlung von nicht standardisierten Stellenbeschreibungen in ein standardisiertes Format umwandeln kann und wie es verwendet werden kann, um automatisch neue, standardisierte Stellenbeschreibungen zu erstellen, die in die Organisationsstruktur passen.
Beispiel für die Standardisierung und Erstellung von Stellenbeschreibungen mit Hilfe von GenAI
Bei der Standardisierung und Erstellung von Stellenbeschreibungen stellt GenAI sicher, dass sich jede Rolle nahtlos in die bestehende Organisationshierarchie einfügt. Die Abbildung unten zeigt, wie diese standardisierten Stellenbeschreibungen systematisch innerhalb der verschiedenen Abteilungen und über die verschiedenen Hierarchieebenen hinweg organisiert sind.
Standardisierte, in die Organisationsstruktur integrierte Stellenbeschreibungen
In dieser Grafik sehen Sie, wie Stellenbeschreibungen, sobald sie von GenAI standardisiert wurden, in die Unternehmenshierarchie eingeordnet werden. Dieser Abgleich ist entscheidend für die Klarheit der Rollen und Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass jede Position - von der Einstiegs- bis zur Führungsebene - in den breiteren organisatorischen Rahmen passt. Durch die Integration dieser Beschreibungen in die Struktur können Unternehmen Rollen und Verantwortlichkeiten besser verwalten und gleichzeitig konsistente und faire Vergütungspraktiken in allen Bereichen unterstützen.
Warum dies ein idealer Anwendungsfall für GenAI ist
Es ist zwar leicht, sich von dem Potenzial künstlicher Intelligenz, alles zu können , einnehmen zu lassen , aber es ist konstruktiver, konkrete Anwendungsfälle zu betrachten, in denen GenAI heute hervorragende Leistungen erbringen kann. Dieser HR-Anwendungsfall ist aus mehreren zwingenden Gründen besonders gut für eine GenAI-gestützte Automatisierung geeignet:
Fehlermargen
Die generative KI ist dafür bekannt, dass sie manchmal "halluziniert" oder, um es ganz offen zu sagen, Informationen in ihren Ergebnissen fabriziert. Da diese Technologie schnell angenommen wird, werden erhebliche Anstrengungen unternommen, um ihre Zuverlässigkeit zu verbessern. Strategien wie die Verwendung spezifischerer Eingabeaufforderungen, die Definition von Leitplanken, die Nutzung der Präzisionsmodi des Large Language Model (LLM) und die Einbeziehung von Mechanismen zur Überprüfung der Fakten werden eingesetzt, um diese Probleme zu entschärfen. Halluzinationen bleiben zwar eine Herausforderung, sind aber für Unternehmen, die diese Technologie nutzen, nicht unüberwindbar.
Im Zusammenhang mit der Standardisierung und Automatisierung von Stellenbeschreibungen ist die geforderte Genauigkeit im Allgemeinen weniger streng als bei Aufgaben wie dem Entwurf von Rechtsdokumenten, bei denen selbst kleine Fehler oder Fehlinterpretationen schwerwiegende Folgen haben können. Das bedeutet nicht, dass GenAI nicht für Aufgaben eingesetzt werden kann, die eine nahezu perfekte Genauigkeit erfordern, es erfordert lediglich eine sorgfältigere Gestaltung des Automatisierungsprozesses und eine gründliche Überprüfung der endgültigen Ergebnisse.
Grundlegendes Wissen
Wenn Sie GenAI-Lösungen wie ChatGPT in Ihrem Berufs- oder Privatleben verwendet haben, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, wie entscheidend die Spezifität und Detailgenauigkeit Ihrer Eingabeaufforderung für die Qualität der Ausgabe ist. Zu Beginn des jüngsten GenAI-Hype-Zyklus gab es eine Flut von hochbezahlten Stellenausschreibungen für "Prompt-Ingenieure", da Unternehmen nach Spezialisten suchten, die das Potenzial dieser fortschrittlichen Modelle maximieren.
Mit der Reifung der Technologie ist klar geworden, dass viele Wissensarbeiter ihre eigenen Prompting-Fähigkeiten entwickeln müssen, um die Fähigkeiten von GenAI voll nutzen zu können. Glücklicherweise verfügen die meisten Unternehmen - unabhängig von ihrer Größe - bereits über einen Großteil der Grundlagen, die für den Aufbau einer effektiven Automatisierung erforderlich sind. Dazu gehören etablierte Organisationshierarchien und ein Korpus an bestehenden Stellenbeschreibungen.
Zusätzlich zu diesen internen Daten nutzen Unternehmen häufig Vergütungsdaten aus externen Quellen, um ihre Angebote auf dem Markt konkurrenzfähig zu halten. In Verbindung mit der bekannten Vergütung für bestehende Mitarbeiter können diese Informationen die Leistung und den Nutzen einer GenAI-Anwendung zur Unterstützung von Personalabteilungen und Einstellungsleitern erheblich steigern.
Überwindung menschlicher Fehler
Traditionell konzentrierte sich das Business Processing Outsourcing (BPO) auf die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie die Dateneingabe, bei der aufgrund der Monotonie und der Schwierigkeit, sich zu konzentrieren, häufig menschliche Fehler auftreten. BPO hat sich zwar weiterentwickelt, um komplexere Prozesse, einschließlich Kundenservice und analytische Aufgaben, zu bewältigen, aber diese Automatisierungen beruhen oft noch auf starren, regelbasierten Systemen. Generative KI erweitert jedoch die Automatisierung über mechanische Aufgaben hinaus und bietet die Flexibilität, nuanciertere und komplexere Aufgaben zu bewältigen und gleichzeitig die Konsistenz zu gewährleisten, die Menschen nur schwer erreichen können.
Beim Verfassen von Stellenbeschreibungen, ihrer Integration in eine dynamische Organisationshierarchie und der Bewertung von Rollen anhand interner Prioritäten und externer Marktbedingungen kann GenAI beispielsweise ein Maß an Konsistenz aufrechterhalten, das bei einer Gruppe von Personen mit unterschiedlichen Perspektiven und Prioritäten nur schwer zu erreichen ist. Selbst etwas so scheinbar Einfaches wie eine Gruppe von Personalverantwortlichen dazu zu bringen, eine Standardvorlage für Stellenbeschreibungen konsequent zu befolgen, kann eine Herausforderung sein, ganz zu schweigen von der Berücksichtigung individueller Voreingenommenheiten und Präferenzen bei der Priorisierung von Rollen.
Interner Mensch-im-Kreislauf (HITL)
Die Qualitätssicherung in der künstlichen Intelligenz hängt oft von der menschlichen Aufsicht ab. Ob beim Training eines neuen Modells mit Methoden wie Reinforcement Learning with Human Feedback (RLHF), bei der Kennzeichnung großer Datensätze oder bei der Überprüfung der KI-Ausgabe auf Qualität und der Schaffung von Feedbackschleifen - Menschen spielen in vielen KI-Workflows eine entscheidende Rolle. Allerdings verfügen nicht alle Geschäftsbereiche über die Ressourcen, um ein spezielles Team von Prüfern zu unterhalten, so dass ein Großteil dieser Arbeit extern vergeben wird.
Glücklicherweise verfügt unsere Personalabteilung über einen natürlichen Mechanismus für die menschliche Überprüfung: die Personalverantwortlichen. Diese Manager, die letztlich für die Einstellung neuer Talente verantwortlich sind, haben ein ureigenes Interesse an der Überprüfung von KI-generierten Stellenbeschreibungen. Sie stellen sicher, dass diese Beschreibungen die Verantwortlichkeiten der Rolle genau wiedergeben, bevor sie intern oder extern veröffentlicht werden, und bieten so einen effektiven und eingebauten Qualitätskontrollprozess.
Wie Unternehmen von dieser GenAI-gestützten Automatisierung profitieren
Die Automatisierung der Standardisierung und Erstellung von Stellenbeschreibungen sowie die Aufrechterhaltung einer dynamischen Organisationshierarchie bieten Unternehmen erhebliche Vorteile. Durch den Einsatz von GenAI können Unternehmen sicherstellen, dass Stellenbeschreibungen konsistent und aktuell sind und sowohl mit internen Prioritäten als auch mit externen Marktbedingungen übereinstimmen. Dies reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung und Aktualisierung dieser Dokumente und ermöglicht es den HR-Teams, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
Außerdem werden durch die Automatisierung dieses Prozesses menschliche Fehler und Verzerrungen minimiert, was zu genaueren und gerechteren Stellenbeschreibungen führt. Es erleichtert auch eine bessere Abstimmung zwischen den Rollen und der sich entwickelnden Struktur des Unternehmens und gewährleistet, dass jede Position klar definiert und angemessen bewertet ist. Dadurch wird nicht nur der Einstellungsprozess rationalisiert, sondern auch die interne Mobilität und das Talentmanagement verbessert, was letztlich zu einem effizienteren und wettbewerbsfähigeren Unternehmen beiträgt.
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