Wenn Sie "Vertriebsautomatisierung" googeln, werden Sie viele Blogbeiträge finden, die diese Technologie als das A und O anpreisen. Die Wahrheit ist, dass nicht alle Vertriebsautomatisierungen gleich sind.
Viele Vertriebsleiter nutzen die Automatisierung, unabhängig von ihrer Leistung. Laut dem HubSpot Sales Enablement Report 2021 automatisieren 61 % der leistungsstarken Vertriebsleiter und 46 % der leistungsschwachen Vertriebsleiter Teile des Vertriebsprozesses.
Der eigentliche Unterschied zwischen leistungsschwachen und leistungsstarken Teams besteht darin, wie sie Tools zur Vertriebsautomatisierung einsetzen und welche sich wiederholenden Aufgaben automatisiert werden.
Was ist Vertriebsautomatisierung?
Unter Vertriebsautomatisierung versteht man den Einsatz von Software - häufig auf der Grundlage von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen - zur Erledigung manueller und sich wiederholender Vertriebsaufgaben und -prozesse. Durch die Automatisierung können sich Vertriebsmitarbeiter von geringwertigen Aufgaben wie der Verwaltung auf höherwertige Aufgaben wie die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden konzentrieren.
Denken Sie daran, wie viel Zeit Vertriebsmitarbeiter damit verbringen, E-Mail-Sequenzen an neue Leads zu senden, Besprechungen zu vereinbaren oder Vertriebsaktivitäten zu protokollieren. Wenn Sie diese Aufgaben automatisieren, können Sie Zeit und Mühe der Vertriebsmitarbeiter einsparen und menschliche Fehler reduzieren.
Vorteile der Automatisierung von Verkaufsprozessen
Laut Hinge Research haben Unternehmen, die ein exponentielles Wachstum verzeichnen, mit größerer Wahrscheinlichkeit eine ausgereifte Strategie zur Vertriebsautomatisierung als andere (26,2 % gegenüber 16,6 %).
Mehrere Vorteile der Vertriebsautomatisierung können diesen Zusammenhang erklären.
Unterstützt Vertriebsteams bei der Generierung qualifizierter Leads
Die Suche nach qualifizierten Leads ist eine ständige Herausforderung für Vertriebsteams. In einem Pipedrive-Bericht aus dem Jahr 2020 gaben 34 % der Vertriebsmitarbeiter an, dass die Lead-Qualifizierung die größte Herausforderung für sie ist.
Die oben erwähnte Studie von Hinge Research hat ergeben, dass Unternehmen, die einen hohen Automatisierungsgrad in ihre Vertriebsprozesse einbauen, 16 % mehr Leads generieren als Unternehmen, bei denen keine oder nur eine geringe Automatisierung in den Prozess integriert ist.
Mit einer Lead-Generierungsplattform, die Sie bei der Überprüfung von Leads unterstützt, ihre E-Mail-Adresse erfasst und sie automatisch zu Ihrer Pipeline hinzufügt, können Sie diese Arbeit vermeiden. Vertriebsautomatisierungssoftware kann auch helfen, indem sie durch automatisches Lead-Scoring Leads von schlechter Qualität aussortiert.
Hält die Verkaufsdaten konsistent
Da es sich bei der Akquise um eine tägliche Aktivität handelt, ist die Vertriebsdatenbank ständig in Bewegung, da Leads kommen und gehen. Die Vertriebsdatenbank kann auch inkonsistent sein, weil die Vertriebsmitarbeiter keine Standardformatierungsregeln haben oder diese nicht befolgen.
Anstatt "Projektmanager" als Bezeichnung für einen Leiter hinzuzufügen, kann man sich entscheiden, PM zu schreiben. Das kann besonders verwirrend sein, da PM auch für Produktmanager steht. Wenn Sie also nachverfolgen wollen, wie viele "Projektmanager" das Team unter Verwendung des exakten Begriffs kontaktiert hat, erhalten Sie falsche Ergebnisse.
Software zur Vertriebsautomatisierung kann Kontaktdaten aus LinkedIn-Profilen und anderen Quellen abrufen, um Zeit zu sparen und die Informationen mithilfe standardisierter Formatierungsregeln zu organisieren. Falls diese Informationen nicht verfügbar sind und manuell eingegeben werden müssen, können Vertriebsmitarbeiter eine Fehlermeldung erhalten, wenn sie Abkürzungen hinzufügen, sowie Empfehlungen für die sinnvollsten Jobrollen.
Hilft, knappe Ressourcen zu nutzen
Der vielleicht größte Vorteil der Automatisierung besteht darin, dass sie selbst kleinen Teams zu enormen Ergebnissen verhelfen kann. Kleine Unternehmen und produktorientierte Firmen verfügen oft nicht über eine umfangreiche oder komplexe Vertriebsteamstruktur. Anstatt ein separates Team für Lead-Generierung und Kundenerfolg zu haben, kümmern sich die Vertriebsmitarbeiter oft um den gesamten Verkaufstrichter.
Das bedeutet, dass sie nur eine begrenzte Anzahl potenzieller Kunden erreichen können oder sich jede Woche nur so viel Zeit nehmen können, um bestehende Beziehungen zu pflegen. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger Aufgaben können kleine Teams mehr Geschäfte abschließen und mehr Kunden zufriedenstellen, ohne überlastet zu sein.
Welche Vertriebsaufgaben können Sie automatisieren?
Laut einer Studie von McKinsey können mehr als 30 % der vertriebsbezogenen Aktivitäten automatisiert werden. Die folgende Liste ist zwar nicht vollständig, aber es sind einige der häufigsten Aufgaben, die Sie automatisieren können.
Absatzprognosen
Gartners State of Sales Operations Survey ergab, dass nur 45 % der Vertriebsleiter und Verkäufer von der Prognosegenauigkeit ihres Unternehmens überzeugt sind. Das bedeutet, dass die meisten Vertriebsleiter Geschäftsentscheidungen treffen, die auf Intuition statt auf kalten, harten Daten beruhen.
Viele CRM-Softwareplattformen wie Salesforce, Microsoft 365 for Sales und HubSpot können automatisch Daten aus mehreren Vertriebstools in eine zentrale Datenbank ziehen, sodass Teams schnell auf die Umsatzprognosen für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr zugreifen können. Einige Vertriebsprognosetools helfen den Vertriebsmitarbeitern auch dabei, gewinnbare Opportunities zu priorisieren, und bieten Echtzeit-Ranglisten zur Verfolgung der besten Leistungen.
Lead-Bewertung
Eine gut gefüllte Vertriebspipeline ist nicht sehr wertvoll, wenn sie hauptsächlich Käufer enthält, die nicht die richtigen sind oder nicht bereit für eine Umwandlung.
Führen Sie die Lead-Bewertung ein - ein Prozess, bei dem Leads Punkte zugewiesen werden, wenn sie bestimmte Aktionen ausführen.
Theoretisch würde die manuelle Vergabe von Punkten nur funktionieren, wenn die Vertriebsmitarbeiter in der Lage wären, alle Vertriebsaktivitäten zu verfolgen, und wenn die Buyer Journey linear wäre.
Mit Pipeline-Management-Tools wie Salesforce, Zoho oder HubSpot können Sie ein weitaus komplexeres Scoring-Modell erstellen, das demografische Daten, Online-Verhalten, Spam-Bewertung und Engagement in sozialen Medien berücksichtigt.
Bei der automatisierten Lead-Bewertung wird potenziellen Kunden eine Zahl zugewiesen, wobei jede Interaktion mit dem Unternehmen berücksichtigt wird und diese Punkte auf der Grundlage des erwarteten Werts gewichtet werden. Ihr Lead-Scoring-Modell könnte zum Beispiel so aussehen:
- Arbeitet in einem Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern (10 Punkte)
- Arbeitet in der IT-Abteilung (5 Punkte)
- Teilnahme an einem Webinar (10 Punkte)
- Auf eine E-Mail geklickt (5 Punkte)
In diesem Fall hätte dieser Kandidat insgesamt 30 Punkte.
Da der Prozess nun softwaregesteuert ist, bedeutet die automatisierte Lead-Bewertung mehr Genauigkeit und Effizienz. Darüber hinaus wird der Verkaufszyklus beschleunigt, da verkaufsbereite Leads identifiziert werden können und sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter mit den potenziellen Kunden in der richtigen Phase des Kaufprozesses sprechen.
Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 for Marketing verwenden, um den Lead-Lebenszyklus zu automatisieren, lesen Sie dieses kostenlose eBook, um zu erfahren, wie Sie es in Ihre bestehenden Anwendungen integrieren können.
Onboarding von Neukunden
Das Onboarding eines Kunden beginnt mit der Aktualisierung des CRM und umfasst die Erstellung von Benutzerkonten und die rechtzeitige Übermittlung von Ressourcen, um die Time-to-Value zu verkürzen, damit der Kunde die Vorteile seiner Investition schnell nutzen kann.
Oft benötigen Sie für jeden dieser Schritte eine eigene Plattform. So könnten Sie beispielsweise Salesforce als Vertriebs-CRM verwenden, Slack für die Kommunikation mit internen Teams und Zendesk für die Bereitstellung von Ressourcen für den Kunden oder die Verwaltung von Kundenanfragen.
Erstellen Sie einen Automatisierungsworkflow, um diese Lösungen zu verbinden. Sobald sich zum Beispiel ein Benutzer für ein Produkt/eine Dienstleistung anmeldet, aktualisieren Sie seine CRM-Datensätze und erstellen Benutzerkonten in verschiedenen Backend-Systemen. Als Nächstes benachrichtigen Sie die internen Teams wie Vertrieb und Kundenerfolg per E-Mail oder Slack, um ihnen mitzuteilen, dass ihre Kundenkonten bereitgestellt werden. Dann können Sie einen Workflow auslösen, um zusätzliche Ressourcen bereitzustellen oder physische Waren/Dienstleistungen zu liefern.
Sehen Sie sich an, wie das mit SnapLogic funktioniert:
Order-To-Cash-Prozesse
Der Order-to-Cash (O2C)-Prozess bezieht sich darauf, wie ein Unternehmen Kundenbestellungen erhält, verarbeitet und ausführt.
Sie besteht in der Regel aus 8 Schritten:
- Auftragsverwaltung
- Kreditmanagement
- Auftragsabwicklung
- Bestellung Versand
- Kundenfakturierung
- Debitoren
- Zahlungseinzug
- Berichterstattung und Datenverwaltung
So könnte ein typischer Ablauf aussehen:
Sie haben ein CRM, eine Kommunikationsplattform, ein Vertragsmanagement und ein ERP im Einsatz. Wenn Ihre Teams den O2C-Prozess manuell durchlaufen müssten, müssten sie in jede einzelne Plattform gehen und die Datensätze aktualisieren und die Kommunikation auslösen.
Sobald ein Auftrag erteilt wird, können Sie Ihr CRM aktualisieren und dann die interne Kommunikation einleiten, um das Angebot genehmigen zu lassen. Wenn Sie einen Vertrag unterzeichnen müssen, lösen Sie eine E-Mail aus, um die Unterschrift einzuholen. Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, erfassen Sie ihn und stellen die Rechnungen über das ERP-System aus.
Wenn Sie diese Plattformen miteinander verbinden, um einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen, können Sie den Einkaufsprozess rationalisieren, Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, Auftragsrückstände vermeiden und die Datengenauigkeit verbessern.
Erfahren Sie in diesem kostenlosen eBook, wie Sie den Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang automatisieren können: Automatisierung von Finanzprozessen für ein schnelleres, reaktionsschnelleres Unternehmen.
Offboarding inaktiver Kunden
Inaktive Kunden stellen eine große Geschäftschance dar - Verkäufer können sie wieder ansprechen, um den Umsatz zu steigern. Wenn die Wiederansprache jedoch fehlschlägt, müssen Sie die Daten dieser Kunden aus dem CRM löschen, um Ihre Datensätze aktuell zu halten.
Ein typischer Ablauf für das Offboarding inaktiver Kunden könnte folgendermaßen aussehen:
Um die Daten eines inaktiven Kunden zu löschen, müssen Sie den Workflow über das CRM, eine Kommunikationsplattform, ein ERP und eine Servicemanagementlösung automatisieren.
Der manuelle Abschluss des Offboarding-Prozesses würde bedeuten, dass alle diese Plattformen regelmäßig in Anspruch genommen werden müssten. Die Betriebsteams müssten die Kundendaten jeden Monat oder jedes Quartal überprüfen, was manuell kaum zu bewerkstelligen ist.
Erstellen Sie stattdessen einen automatisierten Arbeitsablauf, um zunächst in Ihrem Analysetool nach unzufriedenen Kunden zu suchen. Segmentieren Sie diese in zwei getrennte Listen - diejenigen, die möglicherweise zurückkehren werden, und andere, die keinen Nutzen in dem Produkt gesehen haben. Befragen Sie beide Gruppen von Kunden, um herauszufinden, was schief gelaufen ist. Lassen Sie dann das Kundenerfolgsteam die erste Gruppe erneut ansprechen, und informieren Sie die Kunden, die das Unternehmen verlassen wollen, darüber, wie der Offboarding-Prozess funktioniert. Starten Sie dann den Offboarding-Prozess, indem Sie ihre Anmeldeinformationen deaktivieren, ihre Kundendaten löschen und die letzten Zahlungen einholen oder Rückerstattungen ausstellen.
Wohin wird die Automatisierung den Vertrieb führen?
Die Automatisierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs von Vertriebsteams, aber das bedeutet nicht, dass Sie jede Aufgabe automatisieren sollten.
Wenn Sie sich zu sehr auf die Automatisierung verlassen, können Sie auf Käufer kalt und roboterhaft wirken. Viele Käufer bevorzugen die menschliche Note - Verkäufer, denen sie vertrauen und die sie zum Erfolg führen können.
Betrachten Sie eine Plattform zur Vertriebsautomatisierung als Hilfsmittel. Sie kann Vertriebsmitarbeitern helfen, effizienter zu werden, aber sie kann sie nicht ersetzen. Wenn Sie wissen möchten, wie die Automatisierung Ihrem Vertriebsteam helfen kann, laden Sie das kostenlose eBook herunter: Pipeline eCatalog für Vertriebsteams.
