Die Unternehmen investieren heute immer mehr in die Automatisierung. Auf der Grundlage einer McKinsey-Umfrage unter Führungskräften verschiedener Branchen schätzt das Unternehmen, dass in den nächsten fünf Jahren 25 % der Investitionsausgaben auf automatisierte Systeme entfallen werden.
Im Jahr 2023 stellt sich also nicht die Frage, ob Sie die Automatisierung nutzen sollten - Ihr Unternehmen tut dies wahrscheinlich bereits bis zu einem gewissen Grad. Die Frage ist, ob Ihr Unternehmen die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpft oder ob es Chancen verpasst.
Wir sind hier, um zu helfen. In diesem Beitrag finden Sie eine Aufschlüsselung der Aufgaben, die Sie automatisieren können, Schritte zur Einrichtung von Automatisierungen und eine Liste von Tools zur Automatisierung von Prozessen in verschiedenen Abteilungen.
Was ist Aufgabenautomatisierung?
Bei der Aufgabenautomatisierung werden Werkzeuge und Software eingesetzt, um Aufgaben selbstständig und ohne menschliches Zutun zu erledigen. Einzelpersonen und Unternehmen können einfache Aufgaben wie die Rechnungsstellung und den Versand von E-Mails sowie komplexe Aufgaben wie die Bearbeitung von Zahlungen und die Zustellung von Paketen automatisieren.
Diese Automatisierung ermöglicht es den Unternehmen, ohne Personalaufstockung zu skalieren und Aufgaben schnell und präzise zu erledigen. Außerdem können sich die Teammitglieder auf komplexe, strategische Projekte konzentrieren, anstatt auf einfache, sich wiederholende Aufgaben.
Arten von Aufgaben, die automatisiert werden können
Nahezu jede Art von Geschäftsaufgabe kann heute automatisiert werden - von der Berichterstellung bis zum Versand von E-Mails an Kunden. Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Ziehen Sie diese Kategorien automatisierter Aufgaben für jede Abteilung Ihres Unternehmens in Betracht.
HR-Aufgaben
Ihr HR-Team sollte die monatlichen Gehaltsabrechnungen nicht manuell abwickeln oder Checklisten für das Onboarding zusammenstellen müssen. Diese Aufgaben sind zwar zeitintensiv, aber relativ einfach auszuführen und eignen sich daher perfekt für die Automatisierung.
Erwägen Sie die Automatisierung dieser HR-Aufgaben:
- Versenden von E-Mails mit Antworten auf Bewerbungen.
- Durchführung von Qualitätskontrollen der Arbeitszeitnachweise.
- Übermittlung der Lohn- und Gehaltsabrechnung nach Genehmigung der Stundenzettel.
- Zusammenstellung von Zahlen, Verträgen und Formularen für die Steuererklärung.
Mehr über HR-Automatisierung erfahren Sie in unserem eBook: Was ist HR-Automatisierung und welche Aufgaben können Sie damit automatisieren?
Support-Aufgaben
Unabhängig davon, ob Sie den Support über Live-Chat oder Telefonanrufe betreiben, gibt es Dutzende von Aufgaben, die Sie automatisieren können, damit Ihr Team die Fragen oder Probleme der Kunden schneller lösen kann.
Ziehen Sie die Automatisierung dieser Aufgaben in Betracht:
- Versenden von E-Mails zur Auftragsaktualisierung.
- Versenden einer Onboarding-Drip-Kampagne.
- Planung von Terminen für den technischen Support.
- Durchführung von Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass alle Probleme ordnungsgemäß protokolliert werden.
- Ziehen von Daten für Berichte.
Aufgaben im Bereich Finanzen
Anstatt Daten manuell in Tabellenkalkulationen einzugeben, können Finanzteams durch Automatisierung Zeit sparen und Fehler minimieren, wodurch ihre Analysen zuverlässiger werden.
Erwägen Sie die Automatisierung dieser Finanzaufgaben:
- Versenden von Rechnungen an Kunden.
- Versenden von Quittungen für Zahlungen von Kunden.
- Verwaltung von Ausgaben und Erstattungen.
- Abwicklung des Monatsabschlusses.
- Durchführung von Nachfrageprognosen.
Mehr über die Automatisierung des Finanzwesens erfahren Sie in unserem eBook, Finance Automation: Eine Kurzanleitung zur Automatisierung von Aufgaben.
Marketing-Aufgaben
Anstatt jede Kampagne manuell anzupassen, können Marketingexperten mithilfe der Automatisierung die Kundenkommunikation schnell personalisieren und so die Akquise und den Umsatz steigern.
Erwägen Sie die Automatisierung dieser Marketingaufgaben:
- Synchronisierung von Lead-Informationen zwischen Marketing-Tools und Software.
- Durchführung von Kampagnenberichten und Analysen.
- Durchführen der Weiterleitung von Leads über mehrere Abteilungen hinweg.
- Durchführen der Lead-Kategorisierung.
Mehr über Marketing-Automatisierung erfahren Sie in unserem eBook Was ist Marketing-Automatisierung und mit welchen Tools ist sie möglich?
Aufgaben des Teamleiters
Die Automatisierung von Aufgaben hilft Managern und ihren Teams, produktiv zu bleiben, ohne ihre Zeit und ihr Wohlbefinden zu opfern - sei es, dass Besprechungsnotizen automatisch in Aufgaben umgewandelt oder Projektaktualisierungen gesendet werden.
Überlegen Sie, ob Sie diese Aufgaben des Teammanagers automatisieren wollen:
- Verfolgung des Fortschritts von Aufgaben.
- Erstellung von Berichten zur Teamleistung.
- Versenden von Warnungen bei überfälligen Aufgaben oder Meilensteinen.
- Austausch von Sitzungsnotizen mit den Teilnehmern.
Daten Aufgaben
Im Bereich der Datenverwaltung ist die Automatisierung von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an Informationen ohne Verzögerungen zu analysieren, so dass sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Die Automatisierung hilft Unternehmen auch, ihre Daten sauber und genau zu halten.
Erwägen Sie die Automatisierung dieser Datenaufgaben:
- Durchführung der Datenextraktion.
- Durchführung von Datenbereinigung und -normalisierung.
- Durchführung der Datenmodellierung.
- Durchführen der Datenzuordnung.
- Durchführen der Datenintegration.
- Durchführung von Data Governance.
So automatisieren Sie eine Aufgabe
Nutzen Sie unseren vierstufigen Prozess, um korrekt zu bestimmen, was automatisiert werden muss, und erstellen Sie dann einen Plan für die Umsetzung:
Schritt 1: Bestimmen Sie die Aufgaben, die Sie automatisieren möchten
Fragen Sie sich zunächst selbst: Was versuche ich zu erreichen?
Die Automatisierung von Aufgaben kann so einfach sein wie die Überprüfung sozialer Medien auf Erwähnungen Ihrer Marke oder Ihres Produkts oder so komplex wie die Weiterleitung von Serviceanfragen an Supportmitarbeiter auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten.
Der Schlüssel liegt darin, die Aufgaben zu identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Setzen Sie dann Prioritäten auf der Grundlage ihrer geschäftlichen Auswirkungen, Ihrer verfügbaren Ressourcen und der Angemessenheit des Automatisierungsprozesses.
Im Allgemeinen eignen sich folgende Aufgaben für die Automatisierung:
- Wiederholend.
- Regelbasiert.
- Nicht kreativ.
- Vorhersehbar.
Sobald Sie die Aufgaben identifiziert haben, die Sie automatisieren möchten, fragen Sie sich, warum diese automatisiert werden müssen. Nehmen wir an, Sie möchten Supportanfragen automatisch auf der Grundlage der Erfahrung der Mitarbeiter weiterleiten, um Zeit zu sparen. Dieses Ziel ist sinnvoll, wenn Sie ein großes Team von Supportmitarbeitern mit unterschiedlichen Fähigkeiten haben, aber es wird wahrscheinlich nicht viel Zeit sparen, wenn Sie nur ein Team von zwei Mitarbeitern haben.
Wenn die Automatisierung je nach Aufgabenstellung sinnvoll ist, sollten Sie mit der Entwicklung von Prozessen beginnen. Die Mitarbeiter müssen möglicherweise ihre Fähigkeiten in ihr Profil in Ihrem CRM eingeben, während der Leiter des Support-Teams die Leistungsdaten der Tickets regelmäßig überprüfen muss, um festzustellen, ob die Weiterleitung die Lösungen beschleunigt.
Schritt 2: Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die Ihren Bedürfnissen gerecht wird
Sie können zwar Automatisierungen von Grund auf neu erstellen, aber der Prozess ist ziemlich technisch und zeitaufwändig. Die einfachste Option für viele Unternehmen ist die Nutzung einer Automatisierungsplattform.
Bewerten Sie die Automatisierungsplattformen auf der Grundlage der Aufgaben, die Sie in Schritt 1 beschlossen haben, zu automatisieren. Wenn Sie einerseits planen, eine Vielzahl einfacher Aufgaben abteilungsübergreifend zu automatisieren, werden Sie wahrscheinlich ein universell einsetzbares Tool benötigen.
Andererseits benötigen Sie vielleicht ein spezialisiertes Automatisierungswerkzeug, wenn Ihre Aufgaben alle in einer Abteilung anfallen. Es gibt zahlreiche Automatisierungsplattformen, die auf Marketing-, Vertriebs- und Support-Teams zugeschnitten sind.
Wenn Sie sich für Automatisierungsplattformen interessieren, stellen wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Beitrags die drei besten Optionen vor.
Schritt 3: Wählen Sie, welche Daten zum Auslösen der Automatisierung verwendet werden sollen
Plattformen zur Aufgabenautomatisierung müssen häufig Daten aus anderen Tools abrufen, um die Automatisierung abzuschließen. Diese Daten umfassen in der Regel Informationen über die auszuführende Aufgabe, die für die Ausführung der Aufgabe erforderlichen Ressourcen und etwaige Abhängigkeiten von anderen Aufgaben.
Anstatt dass die Benutzer diese Daten manuell eingeben, können Automatisierungsplattformen die Informationen aus Quellen beziehen, in die sie integriert sind - sei es ein Projektmanagement-Tool oder ein E-Mail-Anbieter. Die Plattform nutzt dann die Daten, um die gestellte Aufgabe zu erfüllen.
Überlegen Sie, welche Daten Ihre Automatisierungsplattform abrufen muss, um die Aufgaben, die Sie automatisieren möchten, zu erledigen. Hier sind ein paar Beispiele:
- Senden von CRM-Daten an eine Analyselösung für automatisierte Supportberichte.
- Mit einer Marketing-Automatisierungssoftware lassen sich Auftragsdaten abrufen, um den E-Mail-Verkehr anzupassen.
- Verbindung Ihres Mitarbeiterverzeichnisses mit Ihrem Schulungsanbieter für verbesserte Onboarding-Prozesse.
Überprüfen Sie Ihre Automatisierungsplattform, um sicherzustellen, dass sie mit den Tools verbunden werden kann, die über die für Ihre Aufgaben erforderlichen Daten verfügen.
Schritt 4: Testen Sie Ihre Automatisierungsplattform und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor
Eine Automatisierungslösung besteht aus vielen verschiedenen Komponenten, die miteinander interagieren und in einer bestimmten Reihenfolge ablaufen. Diese Wechselwirkungen zwischen den Komponenten werden als Abhängigkeiten bezeichnet. Wenn eine Komponente ausfällt, fällt das gesamte System aus und kann nicht richtig funktionieren.
Testen Sie automatisierte Aufgaben, um alle diese Abhängigkeiten zu ermitteln und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren, bevor Sie sie für Ihre Arbeit nutzen. Wenn Sie eine von der Produktionsumgebung getrennte Testumgebung haben, können Sie die automatisierten Tests dort ausführen. Sie können die Tests auch auf einem Staging-Server durchführen, der den Produktionsserver mit all seinen Daten widerspiegelt.
Worauf Sie bei einem Tool zur Aufgabenautomatisierung achten sollten
Bei der Auswahl eines Automatisierungswerkzeugs sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Die richtige Lösung sollte:
- Integration mit Ihren bestehenden Systemen und Daten.
- Bewältigen Sie die Komplexität Ihrer Daten.
- Skalieren Sie mit dem Wachstum Ihres Unternehmens.
- Seien Sie benutzerfreundlich für Ihre Teammitglieder.
- Unterstützung mehrerer Benutzer (intern oder extern) in verschiedenen Abteilungen.
- Verarbeiten Sie unterschiedliche Datentypen mit optimaler Geschwindigkeit.
- Bereitstellung von Berichten und Analysen.
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Bringen Sie die Aufgabenautomatisierung mit SnapLogic auf die nächste Stufe
Mit unserer Plattform können Benutzer schnell und einfach Lösungen zur Aufgabenautomatisierung ohne Code oder Skripte erstellen. Außerdem können Sie eine Vielzahl von Anwendungen und Datenquellen einbinden, darunter lokale, Cloud-basierte und Big Data-Quellen.
Snaps sind die herausragende Funktion von SnapLogic. Es handelt sich dabei um vorgefertigte Konnektoren, die für die Verbindung mit jeder Datenquelle verwendet werden können, egal ob sie sich vor Ort oder in der Cloud befindet. Mit Snaps können Sie Ihre Datenquellen schnell und einfach verbinden, ohne einen speziellen Code schreiben zu müssen. Einige der besten Beispiele für automatisierte Aufgaben, die Sie einrichten können, sind:
- Abrufen und Konsumieren von Daten aus Kafka und Einspeisen der Daten in eine nachgeschaltete Pipeline.
- Erstellen von Themenverknüpfungen, Anhängen, Suchen, Übergängen, Abstimmungen und Beobachtern in Jira.
- Anpassung von Marketo-Kampagnen und -Assets auf der Grundlage von Buyer Persona und der Phase der Buyer's Journey.
- Einrichten von Konten für neue Mitarbeiter in Microsoft Teams oder Löschen von Konten ausscheidender Mitarbeiter.
- Automatisierung der Verkaufsvorgänge von einer neuen Kundenbestellung bis zum Versand der Bestellung in Shopify.
- Automatische Erstellung/Aktualisierung von Interessenten in Workday, wenn eine Verkaufschance in Salesforce erstellt wird.
SnapLogic ermöglicht es Ihnen, Ihre Anwendungen schnell und einfach zu verbinden, so dass Sie eine Vielzahl von Aufgaben automatisieren können - einschließlich Dateneingabe, Datensynchronisation und Datenverarbeitung. Mit über 600 Snaps macht es unsere Plattform einfach, automatisierte, codefreie Aufgaben in allen Abteilungen zu erstellen.
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