Unternehmen in der Anfangs- und Mittelphase verlassen sich beim Aufbau ihrer technischen Systeme häufig auf manuelle Prozesse. Aber wie bei einem alten Kinderpulli passen diese manuellen Prozesse nicht mehr zum Unternehmen, wenn es wächst - was zu Engpässen in den Teams und Abteilungen führt.
Automatisierung ist für die Skalierbarkeit von zentraler Bedeutung, und Unternehmen jeder Größe haben die Botschaft verstanden. Gartner sagt sogar voraus, dass 69 % der routinemäßigen Verwaltungsarbeit bis 2024 vollständig automatisiert sein werden.
Wenn Ihr wachsendes Unternehmen einfache Aufgaben immer noch mit manueller Arbeit erledigt, ist es an der Zeit, Enterprise Automation zu übernehmen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen Ressourcen und Tipps vor, wie Sie die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens automatisieren und mit dem richtigen Technologiepaket verbinden können.
Was ist Enterprise Automation?
Der Einsatz von Software zur Ausführung von Tätigkeiten und die Integration dieser automatisierten Prozesse wird als Enterprise Automation bezeichnet. Das Ziel besteht darin, isolierte automatisierte Aufgaben in ein einziges, ganzheitliches Ökosystem zu verwandeln.
4 Arten von Enterprise Automation
Enterprise automation umfasst eine breite Palette von Automatisierungen, von einfachen Tabellenkalkulationsformeln bis hin zu Dateifreigabesystemen. Im Allgemeinen gibt es jedoch vier Hauptkategorien von Unternehmensautomatisierungen, die zu berücksichtigen sind.
Grundlegende Automatisierung
Wie der Name schon sagt, bezieht sich die Basisautomatisierung auf eine Software, die eine einfache Aufgabe erledigt. Betrachten Sie sie als den kleinsten Baustein eines komplexen Enterprise Automation Systems.
Obwohl sie etwas Code enthalten können, sind grundlegende Automatisierungen in der Regel codearm oder codefrei - einzelne Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen erstellen sie in der Regel nach ihren eigenen Bedürfnissen. Eine der beliebtesten grundlegenden Automatisierungen ist die Tabellenkalkulationsformel.
Hier finden Sie einige Beispiele für grundlegende Automatisierungen in verschiedenen Abteilungen:
- Finanzen und Buchhaltung: Tabellenkalkulationsformeln zum Berechnen und Sortieren von Eingaben verwenden
- HR: Verwendung eines einfachen Formularsystems zur automatischen Erfassung und Protokollierung des Mitarbeiterfeedbacks in jedem Quartal
- Marketing: Einrichtung von Nachrichtenwarnungen zur Überwachung der Erwähnung von Marken und Wettbewerbern
- Vertrieb: Einrichtung benutzerdefinierter Dashboards, auf denen die Vertriebsmitarbeiter ihre täglichen Fortschritte einsehen können
- IT: Schreiben eines Bash-Skripts zur automatischen Ausführung von Updates
Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)
Geschäftsprozessautomatisierung ist die Verwendung von Software zur Automatisierung von mehrstufigen Arbeitsabläufen und Prozessen in Teams.
Diese Automatisierungen sorgen dafür, dass ganze Teams auf derselben Seite stehen: denken Sie an Dokumentation, Aufgabenmanagement und Kommunikationssysteme. Aufgrund ihrer Bedeutung sind sie oft die ersten Lösungen, die benötigt werden, wenn Unternehmen in der Anfangsphase Wachstumsschmerzen verspüren.
Schauen wir uns einige der Geschäftsprozessautomatisierungen an, die erforderlich sind, wenn grundlegende Automatisierungen nicht ausreichen:
| Grundlegende Automatisierung | Automatisierung von Geschäftsprozessen |
| Ein Arbeitsblatt zur Zeiterfassung mit Formeln | Software zur Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung, die im gesamten Team synchronisiert wird |
| Eine automatische Willkommens-E-Mail für Interessenten, die sich für eine Demo anmelden | Ein CRM mit automatisierten Lead Outreach-Optionen für mehrere Kontaktpunkte |
| Ein Web Scraper, der SERP-Daten für verschiedene Suchbegriffe sammelt | SEO-Software, die SERP-Daten für verschiedene Schlüsselwörter sammelt und vergleicht |
| Einrichten von E-Mail-Benachrichtigungen zur Überwachung von Markenerwähnungen in den Nachrichten | Verwendung eines Social-Media-Tools zur Überwachung von Markenerwähnungen auf verschiedenen Social-Media-Plattformen |
Automatisierung der Integration
Die Integrationsautomatisierung bezieht sich auf verbundene Software-Tools, die auf der Grundlage gemeinsamer Daten automatisierte Aufgaben ausführen.
Stellen Sie sich ein Support-Team vor, das über Slack benachrichtigt werden möchte, wenn neue Tickets eintreffen. Durch die Verbindung von Slack mit ihrer Ticketing-Software können sie diese Integrationsautomatik einrichten und erhalten so Echtzeit-Benachrichtigungen auf Slack, wenn Kundenprobleme auftauchen.
Robotergestützte Prozessautomatisierung
Unter robotergestützter Prozessautomatisierung versteht man den Einsatz von Software-"Bots", die sich wiederholende, regelbasierte digitale Arbeiten auf die gleiche Weise ausführen wie ein Mensch. Beispiele sind Kopieren und Einfügen, die Eingabe einer Adresse in mehrere Formulare oder das Öffnen von Dateien und Anwendungen.
Robotische Prozessautomatisierung wird häufig in Projekten zum maschinellen Lernen eingesetzt, um bestimmte Datentypen zu identifizieren und zu kennzeichnen. Die Bots können die Daten validieren oder voretikettieren und so die menschlichen Annotatoren in der Pipeline ergänzen (aber nicht ersetzen).
Wie man eine Enterprise Automation Strategie entwickelt
Sie haben gelernt, was Enterprise Automation ist und welche verschiedenen Automatisierungsarten es umfasst. Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich - wie würde das in meinem Unternehmen aussehen?
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um zu bestimmen, welche Automatisierungen eine Investition wert sind, und bauen Sie ein Ökosystem von Automatisierungen in den Tools Ihres Unternehmens auf.
1. Abschätzung von Wert und Kosten potenzieller Automatisierungen
Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Prozesse Sie auf der Grundlage des ROI unternehmensweit automatisieren möchten.
Bitten Sie Abteilungsleiter und Manager, eine Liste mit manuellen Aufgaben zu erstellen, die sie regelmäßig erledigen. Bitten Sie die Führungskräfte, für jede Aufgabe zu überlegen:
- die Bedeutung einer schnellen Erledigung der Aufgabe für die betreffende Abteilung
- Wie lange ein Teammitglied braucht, um die Aufgabe zu erledigen
- Die Lohnkosten eines Teammitglieds, das diese Zeit für die Erledigung der Aufgabe einsetzt
Auf der Grundlage dieser Fragen sollten die Abteilungsleiter und Manager jede Automatisierung als "sehr wertvoll" oder "wenig wertvoll" für ihre Abteilung einstufen.
Bewerten Sie dann die Kosten. Arbeiten Sie mit Abteilungsleitern und Managern zusammen, um zu ermitteln, welche Tools zur Automatisierung der wichtigsten Aufgaben benötigt werden. Sobald Sie eine Software gefunden haben, sollten Sie diese Fragen prüfen:
- Wie hoch sind die jährlichen Kosten für die Nutzung dieses Instruments?
- Wie hoch sind die Lohnkosten, wenn diese Aufgabe das ganze Jahr über manuell erledigt wird?
Wenn die Werkzeugkosten deutlich höher sind als die Lohnkosten, ist die Automatisierung "teuer". Umgekehrt ist die Automatisierung "kostengünstig", wenn die Lohnkosten deutlich höher sind als die Werkzeugkosten.
2. Investieren Sie in hochwertige Automatisierungen
Sobald Sie die Automatisierungen bewertet haben, ist es an der Zeit, Prioritäten zu setzen.
- Kostengünstige, hochwertige Automatisierungen: Diese Projekte haben oberste Priorität.
- Kostenintensive, hochwertige Automatisierungen: Wenn der langfristige Nutzen die kurzfristigen Kosten überwiegt, können diese Projekte eine Priorität sein.
- Kostengünstige, geringwertige Automatisierungen: Erledigen Sie diese nach oder zwischen Projekten mit hoher Priorität.
- Kostenintensive Automatisierungen mit geringem Wert: Diese Automatisierungen sind Ihre Zeit wahrscheinlich nicht wert.
Eine ausführlichere Erläuterung der obigen Matrix finden Sie in unserem Leitfaden für den schnellen Einstieg in die Finanzautomatisierung.
3. Integrieren Sie Ihre Automatisierungen mit einem iPaaS
Bei der Entscheidung, in welche Automatisierungen es sich lohnt zu investieren, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass einige von integrierten Tools abhängen - wie das frühere Beispiel mit der CRM-Ticketing-Software. Eine moderne Integrationsautomatisierungsplattform als Service(iPaaS) verbindet diese Tools für Sie.
Ein iPaaS nutzt automatisierte Arbeitsabläufe, um Anwendungen in bestimmten Intervallen anzupingen und sie bestimmte automatisierte Aufgaben ausführen zu lassen.
Nehmen wir an, Sie möchten Beschwerden des Kundensupports aus Ihrer CRM-Software in zugewiesene Aufgaben innerhalb Ihrer Projektmanagement-Software umwandeln. Das würde folgendermaßen funktionieren:
- Das iPaaS extrahiert die Daten der Kundenbeschwerden aus der CRM-Software.
- Das iPaaS gibt die relevanten Daten an die Projektmanagement-Software weiter und weist das Tool an, den Support-Mitarbeitern Aufgaben auf der Grundlage von Kundenbeschwerden aus dem CRM zuzuweisen. Das iPaaS kann die Projektmanagement-Software sogar veranlassen, je nach Art des Problems oder dem Grad der Kundenzufriedenheit unterschiedliche Aufgaben zuzuweisen.
Natürlich ist dieses Beispiel einfach. Das iPaaS könnte von dort aus weitere Aktionen koordinieren. Vielleicht möchten Sie die Daten des Kundensupports an Mailchimp weiterleiten, damit diese einen Rabattcode an unzufriedene Kunden senden können. Vielleicht möchten Sie die Daten - zusammen mit relevanten Daten aus anderen Anwendungen - an ein zentrales Analyse-Dashboard weiterleiten, um eine Gesamtübersicht über die Customer Journey zu erstellen.
Mit einer nahezu unendlichen Anzahl von möglichen Konfigurationen und Kombinationen sind dem Himmel keine Grenzen gesetzt.
4. Förderung der abteilungsübergreifenden Nutzung von iPaaS
Die Wartung eines iPaaS wird in der Regel von den Mitgliedern des IT-Teams übernommen, die jedoch möglicherweise nicht wissen, welche Fragen sie bei der Ausarbeitung der Integrationsstrategie stellen müssen.
Selbst wenn das IT-Team Ihre iPaaS-Anforderungen gut versteht, kann es für Unternehmen schwierig sein, genügend technische Spezialisten für den Betrieb der Software zu finden. Eine Umfrage von Garner aus dem Jahr 2021 ergab, dass IT-Führungskräfte den Mangel an IT-Fachkräften als Hauptrisikofaktor für 64 % der Automatisierungstechnologien ansehen.
iPaaS-Plattformen mit niedrigem oder gar keinem Code wie SnapLogic bieten einen Weg nach vorn für Unternehmen. Unsere Plattform bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche über dem Code des Tools, so dass auch normale Benutzer mit der Plattform arbeiten können.
Die Schnittstelle von SnapLogic umfasst mehr als 700 vorgefertigte Verbindungen, die sich schnell und mühelos integrieren lassen. Stellen Sie sich das Ganze wie ein 700-teiliges Lego-Set vor: Es gibt unendlich viel kreatives Potenzial, und jeder kann damit bauen.
Die nächsten Schritte: Unternehmensautomatisierung, SnapLogic und Sie
Sind Sie bereit, ein Ökosystem von Integrationen in Ihrem Unternehmen einzurichten? Geben Sie Ihren Teammitgliedern das richtige Toolkit.
Mit seinen vorgefertigten Konnektoren und intuitiven "Click-not-Code"-Funktionen ist SnapLogic eine Lösung auf Unternehmensebene, die die Integration für jeden einfach macht. Sehen Sie, was SnapLogic Enterprise Automation für Sie tun kann.
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