Fünfundneunzig Prozent der Personalverantwortlichen planen für 2022 und darüber hinaus eine "Aufwertung des Personalwesens durch Digitalisierung". Diese Digitalisierung konzentriert sich in erster Linie auf die Automatisierung traditioneller Verwaltungsaufgaben. HR-Automatisierung ist der Einsatz automatisierter Arbeitsabläufe, um HR-Aufgaben mit minimaler menschlicher Beteiligung zu erledigen. Die Automatisierung verhilft Ihnen zu größerer Effizienz und Produktivität und verschafft Ihnen Zeit, sich auf Innovation und Zusammenarbeit zu konzentrieren.
Alle HR-Prozesse, die aus sich wiederholenden manuellen Aufgaben bestehen, wie z. B. Personalbeschaffung, Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern sowie Datenmanagement und -analyse, sollten automatisiert werden, damit sich Ihr HR-Team auf den menschlichen Aspekt der Personalarbeit konzentrieren und die manuellen Aufgaben der neuesten Technologie überlassen kann.
Automatisierung der Rekrutierung
Die Automatisierung kann wertvolle Zeit im Einstellungsprozess sparen. Mit der Automatisierung der Personalbeschaffung können Sie die Zeit bis zur Einstellung verkürzen und schnell skalieren.
Die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung für verschiedene Positionen liegt zwischen 33 und 49 Tagen. Im Laufe dieser Tage suchen die Personalverantwortlichen nach Bewerbern, prüfen sie, bewerten ihre Fähigkeiten, führen Gespräche und machen Angebote. Jeder Aspekt des Einstellungsprozesses ist arbeitsintensiv und erfordert viel manuelle Arbeit. Nehmen wir zum Beispiel die Terminplanung: 67 % der Personalverantwortlichen geben an, dass sie für die Planung eines einzigen Vorstellungsgesprächs zwischen einer halben Stunde und zwei Stunden benötigen.
Angesichts des hohen Zeitaufwands für die verschiedenen Prozesse und der Tatsache, dass es mehr als einen Monat dauert, bis ein einziger Kandidat eingestellt wird, kann die Automatisierung von Prozessen bei der Personalbeschaffung von großem Nutzen sein.
Wie genau kann die Rekrutierung automatisiert werden?
Sie können die Rekrutierung in Ihrem Unternehmen automatisieren, indem Sie eine Integrationsplattform einführen, die mit allen derzeit für verschiedene Rekrutierungsprozesse genutzten Anwendungen zusammenarbeitet.
Wenn Sie über eine zentrale Plattform verfügen, die mit allen Anwendungen kommunizieren kann, können Sie einen Workflow erstellen, bei dem der Personalverantwortliche die Anforderungen an den Bewerber in das System eingibt und die Automatisierung in Gang setzt. Das bedeutet, dass die Kandidaten aufgesucht, geprüft und für Vorstellungsgespräche und Beurteilungen eingeplant werden, wobei die Integrationsplattform die Daten von der Screening-App an die Terminierungs-App und von der Terminierungs-App an die Beurteilungs-App weiterleitet und so weiter.
Der Arbeitsablauf kann sich ändern, je nachdem, wie viele Prozesse und Anwendungen am Einstellungsprozess Ihres Unternehmens beteiligt sind.
Mitarbeiter-Onboarding
Ein gutes Onboarding-Erlebnis sollte dazu führen, dass sich der Mitarbeiter besser auf seine Rolle vorbereitet fühlt. Laut Gallup fühlen sich nur 29 % der Mitarbeiter nach dem Durchlaufen eines Onboarding-Programms auf ihre neue Rolle vorbereitet. Das bedeutet, dass es bei den Onboarding-Programmen, die derzeit von Unternehmen eingesetzt werden, noch viel Raum für Verbesserungen gibt. Die Automatisierung kann Ihnen helfen, Ihr Programm zu verbessern, indem sie sich wiederholende Aufgaben verwaltet und es Ihnen ermöglicht, sich auf die Gespräche zu konzentrieren, die Sie in Einzelgesprächen führen.
Um das Onboarding zu automatisieren, benötigen Sie einen ähnlichen Arbeitsablauf, wie wir ihn bereits besprochen haben:
- Sie geben eine Liste aller Neueinstellungen in eine App oder Ihr HRIS (Human Resource Information System) ein.
- Die App sendet diese Informationen an mehrere andere Anwendungen wie das LMS (Learning Management System), Apps, die von IT- und Lohnbuchhaltungsteams verwendet werden, und Apps, die vom Verwaltungsteam genutzt werden
Auf der Grundlage der von Ihnen eingegebenen Informationen über jeden Bewerber sollte das System Arbeitsplätze oder Geräte, Schulungen, Onboarding-Buddies, neue Konten, Anmeldeinformationen usw. zuweisen. Die neuen Mitarbeiter sollten dann E-Mails zu ihren neuen Konten und Kursen erhalten.
Ohne Automatisierung müssen Sie sich per E-Mail an die IT-Abteilung, die Verwaltung, L&D und die neuen Mitarbeiter selbst wenden. Mit der Automatisierung laden Sie einfach eine Liste in ein System hoch, und der Rest erledigt sich von selbst.
Es gibt verschiedene Tools, die alle Aspekte des Onboarding abdecken. Die technischen Schulungen, die den neuen Mitarbeitern zugewiesen werden, sind beispielsweise in der Regel im LMS und nicht im HRIS enthalten. Das IT-Team erstellt neue Konten, nachdem es eine E-Mail oder eine neue Anfrage in seinem Projektmanagementsystem erhalten hat. Damit diese Automatisierung funktioniert, müssen mehrere Systeme innerhalb und außerhalb der HR-Domäne zusammenarbeiten. Wie im vorherigen Beispiel hilft eine zentrale Plattform dabei, da sie den Arbeitsablauf steuert.
Verwaltung von Mitarbeiterdaten
Die Automatisierung der Mitarbeiterdatenverwaltung gewährleistet die Einhaltung von Vorschriften und erleichtert Ihnen die Erfassung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten. Verstöße gegen Vorschriften wie das FCRA, den FACT Act oder die GDPR können zu Geldstrafen führen und Ihren Ruf schädigen.
Ohne eine Automatisierung der Datenverwaltung können Sie den Überblick darüber verlieren, in wie vielen Systemen Mitarbeiterdaten gespeichert sind, und im Falle eines Datenmissbrauchs für Klagen und Geldbußen haftbar gemacht werden.
Mit einer automatisierten Datenverwaltung wissen Sie genau, wo sich die Mitarbeiterdaten befinden, wer sie bearbeitet, wie sie von System zu System übertragen werden und wie sie geschützt sind.
Die Datenerfassung kann durch die Einrichtung von Systemen automatisiert werden, bei denen die Mitarbeiter alle Dokumente in einem bestimmten Format einreichen können. Sie können Ihre Mitarbeiter zum Beispiel auffordern, alle Dokumente im PDF-Format auf der Grundlage Ihrer Vorlagen einzureichen, und ihnen nur ein Portal zum Hochladen aller Dokumente zur Verfügung stellen.
Die Datensicherheit kann durch den Einsatz von Software, die Cyber-Bedrohungen erkennt, untersucht und darauf reagiert, automatisiert werden.
Sie können auch Workflows für die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in Ihrer Datenbank erstellen, wenn der Mitarbeiter befördert wird, heiratet oder in eine andere Abteilung oder an einen anderen Standort wechselt.
Wenn Mitarbeiterdaten in Ihrem Unternehmen in Silos vorliegen, wäre es eine gute Idee, alles auf eine zentrale Plattform zu verlagern und Prozesse einzurichten, um den Datenfluss von einer App zur anderen zu verfolgen. In Texas empfiehlt der Staat beispielsweise, Mitarbeiterdaten von Geräten, die Sie entsorgen wollen, gründlich zu löschen. Dies ist einfacher, wenn die Verwaltung der Mitarbeiterdaten automatisiert ist und Sie genau wissen, welche Geräte Mitarbeiterdaten enthalten.
Personenbezogene Analytik
Durch die Automatisierung der Personalanalyse können Personalleiter datengestützte Entscheidungen treffen, um die Mitarbeiterbindung, die Produktivität, die Prozesse und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.
Die Automatisierung der Personalanalyse bedeutet die Automatisierung der Datenerfassung und der Analyse. Sie können den gesamten Prozess automatisieren, indem Sie alle Datenquellen für die Personalanalyse miteinander verbinden und alle Daten aus verschiedenen Quellen in Ihre Business Intelligence-Software einspeisen.
Sie können zum Beispiel einen Workflow erstellen, der Datenpunkte wie die Mitarbeiterzufriedenheit und die Fluktuationsrate über ein Jahr hinweg verfolgt. Wenn Sie eine Korrelation zwischen niedrigen Zufriedenheitsquoten und hoher Fluktuation feststellen, können Sie die Gründe für die niedrigen Zufriedenheitsquoten genauer untersuchen, indem Sie neue Datenpunkte in den Workflow aufnehmen.
So können Sie beispielsweise die Zufriedenheit von Mitarbeitern, die einige Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten, mit der von Mitarbeitern vergleichen, die von zu Hause aus arbeiten.
Sie können mit der Verfolgung bereits vorhandener Datenpunkte beginnen oder neue Datenpunkte über neue Quellen einführen, solange Sie über eine Plattform verfügen, die Daten aus verschiedenen Quellen verarbeiten kann. Durch die Festlegung von Standards zur Sicherstellung der Datenqualität, die Verfolgung der für Sie wichtigen Datenpunkte und die Analyse der Daten in Echtzeit können Sie erkennen, wie Ihre Mitarbeiter auf Ihre Unternehmenskultur reagieren, und neue Wege zu deren Verbesserung finden.
Offboarding von Mitarbeitern
Durch die Automatisierung des Entlassungsprozesses von Mitarbeitern erleichtern Sie den Übergang für beide Parteien. Sie erleichtern die Wiederherstellung von Software- und Hardware-Ressourcen, z. B. von Daten, die von Mitarbeitern erstellt wurden, und von Unternehmensgeräten. Und Sie schützen Ihre Daten, indem Sie alle wichtigen Dateien wiederherstellen und den Zugriff der Mitarbeiter rechtzeitig sperren. Außerdem schaffen Sie eine positive Arbeitskultur, in der die Mitarbeiter wissen, dass sie sich in Zukunft wieder bewerben können.
Um das Offboarding zu automatisieren, benötigen Sie eine Plattform, die mit allen anderen Systemen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten kann. Hier ist der Grund dafür:
- Die Informationen über Gehaltsabrechnungen und ausstehende Zahlungen sind in der Finanzabteilung vorhanden.
- Die IT-Abteilung verfügt über die nötigen Systeme, um Mitarbeitern den Zugang zu entziehen.
- Die Personalabteilung verfügt über eine App, mit der Austrittsgespräche geplant werden können. Außerdem werden die im Austrittsgespräch gesammelten Informationen in einem anderen System/einer anderen App gespeichert
Dies bedeutet, dass während des gesamten Offboarding-Prozesses mehrere verschiedene Anwendungen verwendet werden. Der rechtzeitige Informationsfluss zwischen diesen Anwendungen sorgt für einen reibungsloseren Prozess. Mit einer zentralen Integrationsplattform können Sie diese Anwendungen integrieren und einen Workflow erstellen, der in Gang gesetzt wird, sobald ein Mitarbeiter seine Kündigung einreicht.
Integration ist der Schlüssel zur HR-Automatisierung
Bislang haben wir fünf HR-Prozesse besprochen und wie sie durch die Einführung einer Integrationsplattform automatisiert werden können. Tatsächlich können alle HR-Prozesse, bei denen manuelle Aufgaben und mehrere Tools involviert sind, durch den Einsatz einer Plattform automatisiert werden, die mit anderen Apps integriert wird und den Workflow durch das Senden und Empfangen von Daten von jeder App antreibt. Der Arbeitsablauf sieht dann etwa so aus:
Um HR-Prozesse zu automatisieren, brauchen wir eine intelligente Plattform, die den Prozess steuert, denn nicht alle HR-Anwendungen lassen sich direkt mit anderen Anwendungen integrieren.
Erreichen Sie HR-Automatisierung mit SnapLogic
HR-Automatisierung steigert die Effizienz und gibt Ihrem HR-Team die Möglichkeit, sich auf den Aufbau von Beziehungen und die Schaffung einer positiven Arbeitskultur im Unternehmen zu konzentrieren. Laut McKinsey werden die Mitarbeiter bis 2025 mehr Zeit haben, um sich auf Zusammenarbeit, Kommunikation und Innovation zu konzentrieren, da die meisten sich wiederholenden Aufgaben automatisiert werden.
Um eine vollständige Automatisierung der Personalverwaltung zu erreichen, können Sie eine Integrationsplattform wie SnapLogic verwenden, und Ihr HR-Team kann sich auf den menschlichen Aspekt der Personalverwaltung konzentrieren und die manuellen Aufgaben der neuesten Technologie überlassen.
Sie suchen nach weiteren Informationen zur Implementierung von HR-Automatisierung? SnapLogic und Eljun haben für Sie den Leitfaden The Definitive HR Enterprise Automation erstellt.
