La clôture des comptes de fin de mois/trimestre est un processus clé pour toute organisation. Après la fin du mois/trimestre, l‘équipe financière souhaite clôturer les comptes en un minimum de jours et mettre à disposition les chiffres définitifs des recettes, des dépenses et des flux de trésorerie à des fins de reporting financier, de planification et d‘analyse dès que possible. Les chiffres du trimestre récemment clôturé sont nécessaires aux régulateurs financiers et au conseil d‘administration. D‘autre part, les projections pour les trimestres à venir sont cruciales pour l‘équipe stratégique, les investisseurs et le conseil d‘administration. Les processus de fin de mois et de fin de trimestre sont particulièrement compliqués lorsque votre organisation est répartie dans le monde entier et que vous devez comptabiliser les recettes, les dettes et les commissions en devises étrangères.
La clôture d‘un mois ou d‘un trimestre implique l‘examen, la documentation, la correction et le rapprochement de toutes les transactions financières du mois ou du trimestre précédent. Bien que chaque entreprise ait son propre ensemble d‘activités de clôture, les activités suivantes sont relativement communes à toutes les organisations :
- Ajustement/correction des écritures du grand livre ou enregistrement d‘écritures supplémentaires
- Rapprochement des transactions bancaires et des transactions par carte de crédit avec les factures et les paiements
- Mise à jour des comptes fournisseurs et des comptes clients
- Préparer des rapports financiers tels que des bilans, des états des résultats et des flux de trésorerie.
- Préparer les audits externes en veillant à ce que tous les dossiers soient complets et correctement documentés.
- Assurer la conformité fiscale en remplissant les déclarations fiscales et/ou en payant les impôts
- Vérifier et enregistrer les acquisitions, les cessions et les dépréciations d‘actifs immobilisés.
Comment l‘automatisation peut-elle aider ?
Le plus grand défi pour les équipes financières et comptables est le volume et la variété des données réparties dans différents silos de données. Toutes ces données doivent être extraites de diverses sources et rapprochées. Si cela est fait manuellement, l‘équipe financière finit par consacrer beaucoup de temps et d‘efforts à l‘extraction des données, à leur consolidation pour créer des rapports, à la clôture des comptes et à la fourniture d‘informations utiles à l‘entreprise.
Les équipes financières et comptables sont à la recherche d‘un juste équilibre entre précision et rapidité dans leurs processus de fin de mois et de fin de trimestre, et c‘est là que l‘automatisation peut les aider. Les petites et moyennes entreprises peuvent avoir besoin d‘une à deux semaines pour clôturer leurs comptes avec des processus manuels. Pour les grandes entreprises, la clôture financière est exponentiellement plus complexe en raison de la multiplicité des produits/services, des zones géographiques, etc. La seule façon pour les grandes entreprises de clôturer plus rapidement est d‘ajouter du personnel et même dans ce cas, il faut compter 3 à 4 semaines pour clôturer les comptes.
Grâce à l‘automatisation, les organisations peuvent facilement extraire des données d‘un large éventail de sources en un minimum de temps. Grâce à l‘automatisation, les petites et moyennes entreprises peuvent clôturer leurs comptes en quelques jours seulement, tandis que les grandes entreprises peuvent ramener leurs délais de clôture à deux semaines seulement.
L‘automatisation permet également d‘améliorer la précision des données en réduisant le risque d‘erreurs dues à la saisie manuelle des données. Elle améliore également la collaboration entre les différents membres de l‘équipe et les différents services, car ils peuvent travailler simultanément sur les données et terminer plus rapidement les activités de fin de trimestre.
Quelle est la suite des événements ? - fermeture continue
Si, traditionnellement, les organisations effectuent des clôtures en fin de mois ou de trimestre pour s‘aligner sur le cycle de reporting, en réalité, l‘activité est continue. Et pour servir cette activité continue, le cycle de clôture doit l‘être également. La clôture continue est un processus rendu possible par la technologie et le personnel, qui permet de répartir et d‘automatiser les activités de FP&A et de les aligner sur l‘ensemble des activités de l‘entreprise. La clôture continue aplatit la courbe d‘activité tout au long du mois. Ainsi, les activités de clôture sont synchronisées avec l‘évolution de l‘activité.
Pourquoi une organisation opterait-elle pour une clôture en continu plutôt que pour une clôture mensuelle/trimestrielle traditionnelle ? Voici les principaux avantages de la clôture en continu :
- Il est efficace et collaboratif
- Il élimine les redondances et les erreurs
- Il favorise l‘intégrité des données
- Il est moins réactif
Mais parce qu‘avec la clôture en continu, les activités de clôture sont synchronisées avec l‘entreprise, le seul moyen de les réaliser est l‘automatisation. Avec les outils et l‘expertise appropriés, vous pouvez créer des processus transparents et automatisés pour les équipes financières et comptables, réduire les erreurs et améliorer le délai de rentabilité en connectant les données et les applications de l‘ERP, de la planification financière, de l‘approvisionnement, de la facturation et de l‘analyse à l‘aide d‘une intégration facile à utiliser : plateforme.
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