L‘équipe financière est au cœur de toute organisation. C‘est elle qui finance toutes les opérations, depuis le développement de produits, le marketing, les ventes jusqu‘aux services, et qui gère la collecte des revenus et les paiements des clients et des partenaires. Dans cette série de blogs sur l‘automatisation des opérations financières, j‘examinerai de plus près les principaux défis auxquels sont confrontées les organisations financières lors de l‘intégration de leurs systèmes ERP, je passerai en revue les processus financiers courants et j‘identifierai les automatisations faciles à mettre en œuvre qui peuvent apporter une valeur considérable aux organisations.
Les défis auxquels sont confrontées les petites et moyennes entreprises (PME) et les grandes organisations (entreprises) sont différents. Les PME utilisent souvent des systèmes ERP différents de ceux des grandes entreprises. Les systèmes ERP des PME, tels que NetSuite et Sage, sont généralement faciles à configurer et à installer. Ils sont souvent utilisés tels quels sans aucune personnalisation et peuvent offrir moins de fonctionnalités que les systèmes ERP d‘entreprise tels que SAP ECC, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance et, par conséquent, sont beaucoup moins coûteux.
Voici les trois principaux défis à relever lors de l‘intégration d‘un système ERP avec d‘autres systèmes d‘enregistrement.
Processus commerciaux variables
Un processus commercial qui ne comporte que peu ou pas d‘exceptions est beaucoup plus facile à automatiser. Mais dans le monde réel, la plupart du temps, ce n‘est pas le cas. Votre équipe a peut-être défini un processus, mais votre organisation doit faire preuve de souplesse lorsqu‘elle travaille avec des clients externes, des partenaires ou des fournisseurs qui suivent un processus différent.
Par exemple, certains clients n‘émettent un bon de commande (BC) qu‘après l‘émission d‘une facture, tandis que d‘autres peuvent émettre un BC sans facture. Ainsi, si votre équipe n‘émet généralement pas de facture avant d‘avoir reçu un bon de commande du client, vous devrez prévoir une exception pour certains clients.
Cette variabilité introduit de la complexité dans le processus de comptabilité clients et complique les projets d‘intégration et d‘automatisation. En outre, si les processus des clients/partenaires ne sont pas clairs ou si l‘équipe de vente fait des hypothèses erronées, les paiements et la comptabilisation des recettes peuvent être retardés.
Silos de données
Avant l‘avènement des applications SaaS, les logiciels d‘entreprise étaient homogènes. De nombreuses organisations, grandes ou petites, utilisaient de grandes suites logicielles ERP pour leurs besoins en matière de comptabilité, de finance, de fiscalité, de gestion des dépenses et de planification. Ces grandes suites logicielles provenaient du même fournisseur, elles fonctionnaient donc bien ensemble mais étaient très coûteuses. En outre, il y avait moins de possibilités d‘adopter un autre outil pour une fonctionnalité dont votre équipe avait besoin mais que le logiciel ne fournissait pas.
Mais aujourd‘hui, de nombreuses organisations ont adopté une approche "best-of-breed" pour les applications. Cette approche permet aux utilisateurs de trouver le meilleur outil pour leur travail. Aujourd‘hui, les équipes financières utilisent des outils tels que des plateformes CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics 365 for Sales, etc.) pour les comptes clients, des plateformes de gestion des dépenses (SAP Concur, Expensify, etc.) pour gérer les dépenses des employés, une application bancaire pour se connecter facilement au système bancaire pour les virements et les transferts d‘argent, des outils de gestion des comptes fournisseurs (Bill.com/Tipalti) pour les comptes fournisseurs (AP) et ainsi de suite.
Avec autant de silos de données, l‘intégration de ces systèmes financiers est devenue primordiale pour une clôture efficace de la fin du mois ou de l‘année, une planification financière précise et des rapports d‘audit exempts d‘erreurs.
Fragmentation et complexité de l‘intégration
Un effet secondaire intéressant des applications "best-of-breed" est la fragmentation des intégrations. Dans la plupart des cas, les applications qui tournent autour de l‘application ERP, que j‘appelle applications satellites, telles qu‘Avalara utilisée pour le calcul de la taxe sur les ventes, fournissent une intégration avec le système ERP. Il en va de même pour d‘autres systèmes d‘enregistrement dans les catégories de la gestion des dépenses, de la gestion des frais et de la gestion des comptes fournisseurs.
Si cette approche est pratique au départ lorsque vous adoptez une application satellite, elle n‘est pas viable à long terme car elle fragmente le développement et la visualisation des intégrations qui sont si importantes pour votre entreprise. Un développeur d‘intégration devra désormais avoir une connaissance approfondie de tous ces systèmes satellites pour créer et maintenir les intégrations.
Certaines organisations intègrent ces intégrations dans l‘application ERP, mais souvent les applications ERP ne fournissent pas d‘intégrations prédéfinies pour la plupart des applications de leur écosystème. Et pour celles qui disposent d‘une intégration, vous devrez demander l‘aide d‘un consultant ERP pour construire et maintenir ces intégrations. Même les utilisateurs qui utilisent régulièrement ces applications ERP ne disposent pas des outils nécessaires pour créer des intégrations et doivent faire appel à des experts externes.
Un site plateforme pour gérer les intégrations ERP
En résumé, les principaux défis liés à l‘intégration de vos systèmes ERP sont dus à la variabilité des processus d‘entreprise, au nombre croissant de silos de données, ainsi qu‘à la fragmentation et à la complexité de ces intégrations. Vous pouvez surmonter bon nombre de ces défis en choisissant la bonne intégration : plateforme. Dans le blog de la semaine prochaine, je passerai en revue certains processus opérationnels financiers courants qui nécessitent une intégration entre l‘ERP et d‘autres systèmes d‘enregistrement.
