Quatre-vingt-quinze pour cent des responsables des ressources humaines prévoient d‘"élever les RH grâce à la numérisation" en 2022 et au-delà. Cette numérisation est principalement axée sur l‘automatisation des tâches administratives traditionnelles. L‘automatisation des RH consiste à utiliser le site les workflows pour traiter les tâches RH avec un minimum d‘intervention humaine. L‘automatisation vous permet de gagner en efficacité et en productivité et vous libère du temps pour vous concentrer sur l‘innovation et la collaboration.
Tous les processus RH qui consistent en des tâches manuelles répétitives, telles que le recrutement, l‘intégration et la désinsertion des employés, ainsi que la gestion et l‘analyse des données, devraient être automatisés afin que votre équipe RH puisse se concentrer sur l‘aspect humain des RH et laisser les tâches manuelles aux technologies les plus récentes.
Automatisation du recrutement
L‘automatisation permet de gagner un temps précieux dans le processus de recrutement. Grâce à l‘automatisation du recrutement, vous pouvez réduire le délai d‘embauche et évoluer rapidement.
Le délai médian d‘embauche pour différents postes varie de 33 à 49 jours. Au cours de ces journées, les professionnels des ressources humaines trouvent des candidats, les sélectionnent, évaluent leurs compétences, mènent des entretiens et font des offres. Chaque aspect du processus de recrutement nécessite une main-d‘œuvre importante et beaucoup de travail manuel. Prenons l‘exemple de la planification : 67 % des recruteurs déclarent qu‘il leur faut entre une demi-heure et deux heures pour planifier un seul entretien.
Avec le temps passé sur les différents processus et le résultat de plus d‘un mois pour embaucher un seul candidat, le recrutement peut vraiment bénéficier de l‘automatisation des processus.
Comment peut-on automatiser le recrutement ?
Vous pouvez automatiser le recrutement au sein de votre organisation en introduisant une intégration plateforme qui fonctionne avec toutes les applications actuellement utilisées pour les différents processus de recrutement.
Lorsque vous disposez d‘un site central plateforme qui peut communiquer avec toutes les applications, vous pouvez créer un workflow où le représentant des RH entre les exigences du candidat dans le système, et l‘automatisation se met en marche. Cela signifie que les candidats sont recherchés, présélectionnés et programmés pour des entretiens et des évaluations, l‘intégration plateforme prenant les données de l‘application de présélection et les envoyant à l‘application de planification, de l‘application de planification à l‘application d‘évaluation, et ainsi de suite.
le workflow peut varier en fonction du nombre de processus et d‘applications impliqués dans le processus de recrutement de votre organisation.
Accueil des collaborateurs
Une bonne expérience d‘intégration devrait permettre à l‘employé de se sentir mieux préparé à assumer son rôle. Selon Gallup, seuls 29 % des employés se sentent prêts à assumer leurs nouvelles fonctions après avoir suivi un programme d‘intégration. Cela signifie qu‘il y a beaucoup de place pour l‘amélioration dans les programmes d‘intégration actuellement utilisés par les organisations. L‘automatisation peut vous aider à améliorer votre programme en gérant les tâches répétitives et en vous permettant de vous concentrer sur les conversations que vous avez lors des entretiens individuels.
Pour automatiser l‘onboarding, vous avez besoin de un workflow , comme nous l‘avons vu plus haut :
- Vous saisissez une liste de tous les nouveaux embauchés dans une application ou dans votre SIRH (système d‘information sur les ressources humaines).
- L‘application envoie ces informations à plusieurs autres applications telles que le LMS (système de gestion de l‘apprentissage), les applications utilisées par les équipes informatiques et salariales, et les applications utilisées par l‘équipe administrative.
Sur la base des informations que vous avez saisies pour chaque candidat, le système devrait attribuer des postes de travail ou des appareils, des formations, des compagnons d‘intégration, de nouveaux comptes, des informations de connexion, etc. Les nouveaux employés devraient ensuite recevoir des courriels relatifs à leurs nouveaux comptes et cours.
Sans l‘automatisation, vous devez assurer le suivi par courrier électronique auprès des services informatiques, administratifs, de la formation et du développement, et des nouveaux employés eux-mêmes. Avec l‘automatisation, il suffit de télécharger une liste dans un système et le reste se fait tout seul.
Il existe différents outils qui gèrent tous les aspects de l‘onboarding. Par exemple, la formation technique attribuée aux nouveaux employés est généralement dispensée dans le LMS et non dans le SIRH. L‘équipe informatique crée de nouveaux comptes après avoir reçu un courriel ou une nouvelle demande dans son système de gestion de projet. Pour que cette automatisation fonctionne, il faut que plusieurs systèmes, qu‘ils relèvent ou non du domaine des ressources humaines, collaborent. Comme dans l‘exemple précédent, un site central plateforme permettra de réaliser cette automatisation, car il contrôlera le workflow.
Gestion des données des employés
L‘automatisation de la gestion des données des employés garantit la conformité réglementaire et facilite la collecte et la mise à jour des données des employés. Toute violation de réglementations telles que le FCRA, le FACT Act ou le GDPR peut entraîner des amendes ainsi qu‘une atteinte à votre réputation.
Sans l‘automatisation de la gestion des données, vous risquez de ne plus savoir combien de systèmes détiennent les données des employés et de vous exposer à des poursuites judiciaires et à des amendes en cas de compromission de ces données.
Grâce à la gestion automatisée des données, vous saurez exactement où se trouvent les données des employés, qui les manipule, comment elles circulent d‘un système à l‘autre et comment elles sont protégées.
La collecte des données peut être automatisée en mettant en place des systèmes permettant aux employés de soumettre tous les documents dans un format spécifique. Par exemple, vous pouvez demander à vos employés de soumettre tous les documents au format PDF sur la base de vos modèles et leur donner un seul portail pour télécharger tous les documents.
La sécurité des données peut être automatisée en utilisant des logiciels qui détectent, étudient et répondent aux cybermenaces.
Vous pouvez également créer les workflows pour que les données des employés soient mises à jour dans votre base de données lorsque l‘employé est promu, se marie ou change de département ou de lieu de travail.
Si les données des employés de votre organisation existent en silos, il serait judicieux de tout transférer sur un site central plateforme et de mettre en place des processus pour suivre le flux de données d‘une application à l‘autre. Par exemple, au Texas, l‘État recommande d‘ effacer complètement les données des employés sur les appareils dont vous prévoyez de vous débarrasser. Cela sera plus facile si la gestion des données des employés est automatisée et si vous savez exactement quels appareils contiennent des données sur les employés.
Analyse des personnes
En automatisant l‘analyse des personnes, les responsables des ressources humaines peuvent prendre des décisions fondées sur des données afin d‘améliorer la fidélisation, la productivité, les processus et l‘expérience des employés.
L‘automatisation de l‘analyse des personnes signifie l‘automatisation de la collecte et de l‘analyse des données. Vous pouvez automatiser l‘ensemble du processus en connectant toutes les sources de données d‘analyse des personnes et en intégrant toutes les données provenant de sources multiples dans votre logiciel de veille stratégique.
Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui suit des points de données tels que les taux de satisfaction des employés et les taux de rotation du personnel sur une année. Si vous constatez une corrélation entre un faible taux de satisfaction et un taux de rotation élevé, vous pouvez approfondir les raisons de ce faible taux de satisfaction en introduisant de nouveaux points de données dans le workflow.
Par exemple, vous pouvez suivre et comparer les taux de satisfaction des employés qui travaillent à domicile quelques jours par semaine avec ceux qui travaillent à distance.
Vous pouvez commencer à suivre des points de données préexistants ou introduire de nouveaux points de données provenant de nouvelles sources, pour autant que vous disposiez d‘un site plateforme capable de traiter des données provenant de sources multiples. En établissant des normes pour garantir la qualité des données, en suivant les points de données importants pour vous et en analysant les données en temps réel, vous pouvez voir comment vos employés réagissent à votre culture organisationnelle et trouver de nouvelles façons de l‘améliorer.
Accueil de collaborateurs
En automatisant le processus d‘intégration des employés, vous facilitez la transition pour les deux parties. Vous facilitez la récupération des actifs logiciels et matériels, tels que les données générées par les employés et les appareils de l‘entreprise. Vous protégez vos données en récupérant tous les fichiers importants et en révoquant l‘accès des employés en temps voulu. En outre, vous créez une culture de travail positive dans laquelle les employés savent qu‘ils peuvent postuler à nouveau à l‘avenir.
Pour automatiser l‘offboarding, vous avez besoin d‘un site plateforme qui peut fonctionner avec tous les autres systèmes de votre organisation. Voici pourquoi :
- Les informations sur les salaires et les paiements en suspens sont disponibles dans le département Finances.
- Les services informatiques disposent des systèmes nécessaires pour révoquer l‘accès des employés.
- Les RH disposent d‘une application qui planifie les entretiens de départ. Ils enregistrent également les informations recueillies lors de l‘entretien de départ dans un autre système/application.
Cela signifie que plusieurs applications différentes sont utilisées tout au long du processus d‘intégration. Le flux d‘informations entre ces applications permet de fluidifier le processus. Avec une intégration centrale plateforme, vous pouvez intégrer ces applications et créer un workflow qui entre en action dès qu‘un employé donne son préavis.
L‘intégration est la clé de l‘automatisation des RH
Jusqu‘à présent, nous avons abordé cinq processus RH et la manière dont ils peuvent être automatisés par l‘introduction d‘une intégration plateforme. En fait, tous les processus RH impliquant des tâches manuelles et de multiples outils peuvent être automatisés en utilisant une application plateforme qui s‘intègre à d‘autres applications et qui pilote le workflow en envoyant et en recevant des données de chaque application. le workflow ressemblera à quelque chose comme ça :
Pour automatiser les processus RH, nous avons besoin d‘un site plateforme intelligent pour piloter le processus, car toutes les applications RH ne peuvent pas être intégrées directement à d‘autres applications.
Automatisation des RH avec SnapLogic
L‘automatisation des RH augmente l‘efficacité et libère votre équipe RH qui peut ainsi se concentrer sur l‘établissement de relations et la création d‘une culture de travail positive au sein de l‘organisation. Selon McKinsey, d‘ici 2025, les employés auront plus de temps à consacrer à la collaboration, à la communication et à l‘innovation, grâce à l‘automatisation de la plupart des tâches répétitives.
Pour parvenir à une automatisation complète des RH, vous pouvez utiliser une intégration plateforme telle que SnapLogic, et votre équipe RH peut se concentrer sur l‘aspect humain des RH et laisser les tâches manuelles à la technologie la plus récente.
Vous cherchez plus d‘informations sur la mise en œuvre de l‘automatisation des RH ? SnapLogic et Eljun ont créé pour vous le Guide définitif de l‘automatisation de l‘entreprise RH.
