Le operazioni finanziarie semplificate forniscono un valore enorme alle organizzazioni. Pagano puntualmente i fornitori e i partner, gestiscono i pagamenti dei clienti, tengono traccia di attività e passività e preparano i rapporti per revisori, investitori e autorità di regolamentazione. Inoltre, aiutano ad allocare equamente le risorse organizzative per stimolare la crescita dei prodotti, acquisire nuovi clienti e investire in nuovi mercati.
Ma in molte organizzazioni le operazioni finanziarie sono manuali. I contabili e i professionisti della pianificazione e dell'analisi finanziaria (FP&A) si affidano ancora a file piatti come Excel e CSV per importare ed esportare dati da un sistema all'altro. Sebbene questo processo manuale sia infinitamente flessibile, richiede molto tempo ed è soggetto a errori. Se i processi sono manuali, il problema si aggrava durante la chiusura del trimestre, quando il team finanziario deve chiudere i libri contabili rapidamente e comunicare i principali KPI alla leadership dell'azienda e agli investitori.
Il team di SnapLogic ha parlato con diversi professionisti della finanza che hanno automatizzato i processi chiave. L'automazione dei processi finanziari li aiuta a ottenere più dati in tempo reale, riduce molto lavoro manuale e permette loro di concentrarsi su attività più strategiche come l'allocazione del budget e la pianificazione della crescita.
Se non avete ancora automatizzato le vostre operazioni finanziarie, ecco 5 modi efficaci per avviare il processo.
1. Automazione da preventivo a cassa
Una delle fasi più importanti dell'automazione FinOps è l'automazione del quote-to-cash, nota anche come automazione dei crediti (AR), perché rappresenta un percorso più rapido verso le entrate. L'automazione quote-to-cash coinvolge applicazioni per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e la pianificazione delle risorse aziendali (ERP):
- Strumenti CRM: Salesforce, MS Dynamics 365 Sales, Hubspot, ecc.
- Strumenti ERP: NetSuite, SAP ECC, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance, Workday Finance, ecc.
Non appena un rappresentante di vendita contrassegna un'opportunità come "chiusa", può creare un ordine di vendita nel sistema ERP. Se un cliente richiede un "ordine di acquisto" per il pagamento delle fatture, quando viene generato l'ordine di vendita viene convertito in fattura e inviato al cliente per il pagamento.
L'automazione del quote-to-cash ha anche altri effetti collaterali positivi. Poiché è in grado di portare più velocemente i ricavi all'azienda, i rappresentanti finiscono per ricevere prima le loro commissioni, il che porta a un team di vendita più felice. Inoltre, il team contabile non deve più rincorrere il team di vendita per i pagamenti dei clienti, risparmiando tempo prezioso.
2. Procure-to-pay
L'automazione del procure-to-pay tra il sistema ERP e una piattaforma di approvvigionamento (ad esempio, SAP Ariba, Coupa, ecc.) ottimizza l'approvvigionamento di beni e servizi da partner commerciali e fornitori. Le grandi organizzazioni tendono ad acquistare queste piattaforme di approvvigionamento. Pertanto, quando le piccole organizzazioni fanno affari con quelle più grandi, gli ordini di acquisto dei clienti vengono resi disponibili in questi sistemi. Successivamente, le fatture e i relativi pagamenti vengono inviati e ricevuti tramite queste piattaforme.
L'automazione del Procure-to-Pay aiuta il team finanziario a supportare l'organizzazione nell'acquisizione di servizi e a soddisfare i requisiti dei clienti per ottenere i ricavi in tempo. In assenza di una piattaforma di approvvigionamento, le organizzazioni più piccole si affidano a sistemi di approvvigionamento interni che possono prevedere moduli online, approvazioni via e-mail e fatture, seguite da pagamenti, tutti elementi che possono trarre grande beneficio dall'automazione.
3. Gestione delle spese dei dipendenti
Un altro processo chiave che il team finanziario gestisce è il pagamento delle spese dei dipendenti. Le spese dei dipendenti registrate tramite Expensify/ SAP concur, ecc. possono essere numerose a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, quindi la gestione del loro flusso, delle approvazioni e del pagamento dei dipendenti senza alcun intervento manuale è fondamentale per la sanità mentale del team contabile. L'automazione di questi processi di gestione delle spese aiuta a farli passare rapidamente nel processo di approvazione, portando a rimborsi più rapidi per i dipendenti.
4. Chiusura di fine mese/trimestre
La chiusura di fine mese e la chiusura di fine trimestre sono processi finanziari critici che sfruttano le integrazioni esistenti tra i sistemi ERP, CRM e AR, oltre ad altri software o file piatti che tracciano le commissioni di vendita, i ricavi differiti, ecc.
Questi processi richiedono integrazioni in tempo reale, in modo che il team finanziario possa chiudere i conti in un numero minimo di giorni e rendere disponibili i dati finali su entrate, spese e flussi di cassa per il reporting e l'analisi finanziaria il prima possibile. I processi di fine mese e di fine trimestre sono particolarmente complicati quando l'organizzazione è distribuita a livello globale e deve riconoscere ricavi, passività e commissioni in valuta estera.
5. Pianificazione e analisi finanziaria (FP&A)
I processi di FP&A necessitano di dati non solo dalle applicazioni ERP, ma anche dal CRM (per le opportunità) e dal sistema di gestione delle risorse umane (HRM) (per l'organico) per prevedere e pianificare la crescita futura dei ricavi, la pipeline di opportunità e la crescita dell'organico.
Mentre i team finanziari non hanno bisogno di dati in tempo reale per effettuare previsioni accurate, i team FP&A traggono grandi vantaggi da una chiusura più rapida delle attività di fine mese/trimestre, che può aiutare a fornire più rapidamente dati accurati alla leadership aziendale, al consiglio di amministrazione e agli investitori.
Questo è il secondo post di una serie in più parti sull'automazione delle operazioni finanziarie. Nel primo blog abbiamo individuato le 3 principali sfide dell'integrazione ERP. In seguito, forniremo suggerimenti su come automatizzare le operazioni finanziarie per la chiusura del trimestre e oltre.
