I CHRO hanno il compito di ottimizzare l'esperienza dei dipendenti nel momento in cui l'azienda si trasforma digitalmente per accelerare la capacità di offrire esperienze fluide e connesse che favoriscano il fatturato. Più il reclutamento e l'onboarding sono rapidi e snelli, più velocemente si aumenta la produttività dei nuovi assunti e si ottiene un impatto sul business. Come parte di una macchina ben progettata, le risorse umane sono fondamentali per creare le condizioni per esperienze connesse che ispirino i dipendenti a fornire un'esperienza ai clienti.
L'automazione dell'esperienza di reclutamento e inserimento dei dipendenti è il primo passo fondamentale per raggiungere questo imperativo aziendale.
Le aziende stanno abbracciando l'automazione come prossima ondata di trasformazione digitale. E le risorse umane possono assumere un ruolo guida nel dimostrare come l'automazione dell'esperienza dei dipendenti aiuti ad attrarre, assumere, inserire e trattenere i migliori talenti, migliorando i risultati di business, riducendo i costi e ottimizzando l'agilità e la velocità di cui le aziende hanno bisogno per competere. Sebbene la maggior parte delle aziende abbia già avviato un processo di automazione in tutta l'organizzazione, per le risorse umane il punto di partenza è l'assunzione e l'onboarding dei dipendenti.
Più facile a dirsi che a farsi
Non è un segreto che molte organizzazioni abbiano ancora un doloroso scollamento tra la visione di esperienze connesse e ciò che un dipendente prova effettivamente giorno per giorno. I candidati devono spesso compilare domande macchinose, ricevere risposte automatiche impersonali e subire problemi di programmazione per i colloqui. Le informazioni personali devono essere presentate ripetutamente.
Una volta concordata l'offerta, questa deve essere firmata, i controlli sul background devono essere eseguiti, il nuovo assunto viene aggiunto al sistema HCM, la finanza deve aggiungerlo al libro paga, l'IT deve fornire hardware e permessi, la formazione deve programmare le sessioni e così via. I diversi reparti utilizzano più sistemi e processi per interagire e coinvolgere il nuovo assunto e questo lascia spazio a errori involontari, mancanza di coordinamento, comunicazione disarticolata e troppo spesso un ingresso piuttosto accidentato nell'organizzazione. I responsabili delle assunzioni e i nuovi dipendenti sentono la pressione aggiuntiva proprio quando entrambi sono preoccupati di fare una prima impressione buona e duratura. Inoltre, un onboarding mal gestito ritarda il tempo necessario a un dipendente per mettersi in regola e sentirsi sicuro della propria capacità di esecuzione.
Per contrastare questa situazione, molte organizzazioni sono impegnate a mappare il percorso di onboarding dei dipendenti. Identificano tutti i punti di contatto sperimentati da un dipendente per eliminare, ove possibile, gli attriti. Anche in questo caso, si tratta di sistemi e gestori multipli; ad esempio, si potrebbe utilizzare Jobvite per il reclutamento, ADP per le buste paga, Workday per i benefit, ServiceNow per il provisioning dei laptop e Okta per i diritti di accesso. Ciascun sistema è fondamentale per il processo, ma lascia spazi per errori manuali se queste applicazioni non sono integrate. La mappatura rivela i punti critici e le aree da migliorare, ma non è in grado di creare il tessuto connettivo necessario per garantire un'esperienza di onboarding rapida e senza interruzioni che renda i dipendenti produttivi il prima possibile.
L'automazione può.
Automatizzare l'esperienza di onboarding
L'automazione si avvale dell'apprendimento automatico e dell'intelligenza artificiale per eseguire compiti più rapidi e accurati di quelli che l'uomo può svolgere da solo. Non intende sostituire l'interazione umana, ma piuttosto migliorare la capacità delle persone di svolgere il lavoro in modo più rapido e migliore, con meno errori e in un flusso di lavoro prevedibile. Sebbene ogni azienda sia unica, con i propri sistemi e processi HR, una volta stabiliti, i flussi di lavoro risultanti tendono a seguire percorsi simili e ripetibili per ogni nuovo candidato o dipendente in arrivo, rendendo il processo maturo per l'automazione.
Per quanto riguarda l'onboarding, ciò include l'integrazione delle applicazioni (ad esempio, ADP, Workday, ServiceNow, Okta, ecc.) necessarie per il processo in modo da eliminare la tecnologia e offrire un'esperienza coerente e connessa al nuovo assunto. L'inserimento manuale e ridondante dei dati viene eliminato e, quando le applicazioni possono "dialogare" tra loro, i dati chiave vengono comunicati da una all'altra e le azioni successive vengono attivate automaticamente. Ad esempio, i dati inseriti in Workday vengono trasferiti automaticamente ad ADP, ServiceNow e Okta, con passi successivi e azioni programmate, senza che gli amministratori debbano reinserirli o che sia necessario inviare e-mail a diversi membri del team.
I nuovi assunti possono essere guidati attraverso il processo di onboarding con una serie di comunicazioni orchestrate, programmazione automatica e guida passo-passo con le informazioni giuste presentate al momento giusto. I dati essenziali vengono archiviati in modo sicuro in un unico luogo, in modo che i manuali dei dipendenti, le informazioni sui benefit e le politiche siano facilmente accessibili. Inoltre, grazie ai sistemi e ai dati collegati, i team delle risorse umane hanno una visione olistica del percorso del dipendente e possono intervenire se necessario per garantire che l'esperienza rimanga in linea.
Di conseguenza, gli errori e le incomprensioni si riducono notevolmente e il nuovo assunto e il responsabile delle assunzioni possono contare su un processo di onboarding coerente e prevedibile, che riunisce tutte le parti necessarie di ciascun reparto. Più fluido, più veloce e con molto meno stress.
Per farlo bene, però, è necessario automatizzare il processo di integrazione.
L'IT non può semplicemente integrarli tutti?
Storicamente, l'IT ha utilizzato le API e la codifica manuale per integrare le applicazioni quando una linea di business ne faceva richiesta. Questo tipo di integrazione richiede in media sei mesi per essere completata. Queste integrazioni consentono alle applicazioni di condividere i dati, automatizzare i flussi di processo e permettere agli utenti di sentirsi come se stessero utilizzando un unico sistema, anziché sistemi separati, offrendo alle risorse umane una visione olistica del percorso dei dipendenti. Tuttavia, i processi di integrazione manuale sono troppo lenti per tenere il passo con la velocità di aggiornamento dei software e richiedono che l'IT controlli e aggiorni continuamente le integrazioni. L'esperienza dell'utente può diventare rapidamente frustrante quando le cose non funzionano come dovrebbero. L'integrazione manuale finirà per collegare sistemi diversi, ma non alla velocità necessaria per soddisfare davvero le esigenze delle aziende moderne o le aspettative dei dipendenti di oggi, guidati dai dati.
Automatizzare l'integrazione significa eliminare la codifica manuale dal processo e lasciare che un software intelligente automatizzi le attività altamente ripetitive e di basso livello, guidando al contempo l'utente nella creazione di una connettività rapida e di qualità tra app e sistemi. Infatti, grazie al supporto AI integrato, le moderne soluzioni Integration Platform as a Service (iPaaS) consentono agli utenti aziendali non tecnici di creare integrazioni tra le applicazioni principali, dando alle risorse umane la potenza necessaria per automatizzare l'esperienza dei dipendenti senza dover aspettare l'IT. Queste integrazioni si aggiornano automaticamente e richiedono poca manutenzione. È come assumere un web designer per creare un sito web personalizzato, codificato riga per riga, invece di utilizzare una piattaforma di web design templata che consente di scegliere facilmente elementi preconfigurati senza dover conoscere il codice. Più veloce, più facile e con risultati sempre aggiornati.
Da dove cominciare?
Il primo passo verso l'automazione dei processi HR è l'identificazione dei flussi di lavoro che sono lenti, interrotti o maggiormente soggetti a errori umani. Da qui, l'integrazione e l'automazione possono essere applicate con pochi semplici passaggi, migliorando non solo il processo di onboarding dei dipendenti, ma anche altri percorsi in cui le risorse umane si intersecano con altri reparti - ad esempio, come l'efficacia del processo di onboarding dei dipendenti influisce sulla più ampia esperienza del cliente?
Ecco alcuni passi che le aziende possono compiere per dare il via all'automazione:
- Comunicare gli obiettivi e i piani: un primo passo semplice ma importante. Assicurarsi che gli obiettivi e i piani siano chiari, non solo nel dipartimento HR ma anche a livello aziendale, è fondamentale per avviare un processo di automazione olistico, garantendo che tutte le linee di business e i loro processi possano trarne beneficio.
- Valutare il panorama dei dati e delle applicazioni: prima di acquistare o implementare qualsiasi nuova tecnologia, inventariare i sistemi in uso e identificare eventuali lacune nei processi. Inoltre, quali sono i punti di forza o di debolezza del vostro team e le loro competenze sono allineate con le tecnologie SaaS e on-premise che avete o che otterrete?
- Costruire il giusto stack tecnologico - razionalizzare i sistemi, ove possibile, dando priorità alle applicazioni più adatte alle vostre esigenze di reclutamento, benefit, buste paga, ecc. Senza gli strumenti giusti e una potente piattaforma di integrazione, i sogni di automazione non potranno mai diventare realtà.
- Integrare e automatizzare - quando tutti i sistemi e gli strumenti giusti sono stati messi in atto, le aziende possono iniziare a integrarli tra loro, dai database on-premises o dai sistemi ERP alle nuove applicazioni cloud , ai data warehouse e agli strumenti analitici, assicurando che i flussi di processo siano fluidi, veloci e automatizzati. L'adozione di una piattaforma di integrazione self-service e a basso codice consente alle risorse umane di svolgere questo compito con poca assistenza informatica.
- Monitorare, misurare, migliorare : da qui si tratta di tenere sotto controllo il panorama dei dati e le automazioni dei processi, apportando modifiche e miglioramenti per allinearsi alle esigenze in evoluzione delle risorse umane. Cloud-Le piattaforme basate sull'intelligenza artificiale consentono di monitorare, misurare e migliorare le automazioni in tempo reale, garantendo che nulla interrompa un'esperienza produttiva e positiva per i dipendenti.
Automatizzare l'integrazione per offrire un'esperienza di onboarding senza soluzione di continuità
Quanto più velocemente riuscirete a integrare i vostri dati e le vostre applicazioni, senza dover aspettare che sia solo l'IT a farlo, tanto più velocemente riuscirete a creare un'esperienza connessa per i dipendenti. Il risultato: i dipendenti sono liberi di svolgere il lavoro strategico e gratificante per cui sono stati assunti e il reparto Risorse Umane risparmia tempo e denaro, riduce gli errori e il lavoro ridondante e si basa sui dati. I dipendenti sono sicuri di aver scelto il posto di lavoro migliore e l'azienda vede più velocemente i risultati e gli esiti.
L'automazione è la prossima ondata di trasformazione digitale. Le risorse umane possono iniziare ora.
