La chiusura finanziaria di fine mese/trimestre è un processo aziendale fondamentale per qualsiasi organizzazione. Dopo la fine del mese/trimestre, il team finanziario vuole chiudere i libri contabili in un numero minimo di giorni e rendere disponibili il prima possibile i dati finali su entrate, spese e flussi di cassa per la rendicontazione, la pianificazione e l'analisi finanziaria. I numeri del trimestre appena concluso sono necessari per le autorità di regolamentazione finanziaria e per il consiglio di amministrazione. D'altro canto, le proiezioni per i prossimi trimestri sono fondamentali per il team strategico, gli investitori e il consiglio di amministrazione. I processi di fine mese e di fine trimestre sono particolarmente complicati quando l'organizzazione è distribuita a livello globale e deve riconoscere ricavi, passività e commissioni in valuta estera.
La chiusura di fine mese/trimestre comporta la revisione, la documentazione, la correzione e la riconciliazione di tutte le transazioni finanziarie del mese o del trimestre precedente. Sebbene ogni azienda abbia una propria serie di attività di chiusura, le seguenti attività sono relativamente comuni a tutte le organizzazioni:
- Rettifica/correzione di voci di contabilità generale o registrazione di voci aggiuntive.
- Riconciliazione delle transazioni bancarie e con carta di credito con le fatture e i pagamenti
- Aggiornare la contabilità passiva e la contabilità creditoria
- Preparazione di rapporti finanziari come bilanci, rendiconti economici e dei flussi di cassa.
- Preparare gli audit esterni assicurando che tutti i documenti siano completi e adeguatamente documentati.
- Garantire la conformità fiscale attraverso la presentazione delle dichiarazioni dei redditi e/o il pagamento delle imposte.
- Verificare e registrare le aggiunte, le cessioni e gli ammortamenti delle immobilizzazioni.
In che modo l'automazione può aiutare?
La sfida più grande per i team finanziari e contabili è rappresentata dal volume e dalla varietà di dati distribuiti in vari silos di dati. Tutti questi dati devono essere estratti da varie fonti e riconciliati. Se viene fatto manualmente, il team finanziario finisce per spendere una quantità significativa di tempo e di sforzi per estrarre i dati, consolidarli per creare report, chiudere i libri e fornire approfondimenti significativi al business.
I team finanziari e contabili sono alla ricerca del giusto equilibrio tra precisione e velocità nei processi di fine mese e fine trimestre, ed è qui che l'automazione può aiutare. Le piccole e medie imprese possono impiegare da 1 a 2 settimane per chiudere i libri contabili con processi manuali. Per le grandi organizzazioni, la chiusura finanziaria è esponenzialmente più complessa a causa delle numerose aree di prodotto/servizio, delle aree geografiche, ecc. L'unico modo in cui le grandi organizzazioni possono chiudere prima è aggiungendo più personale e anche in questo caso ci vogliono dalle 3 alle 4 settimane per chiudere i libri contabili.
Con l'automazione, le organizzazioni possono facilmente estrarre i dati da un'ampia gamma di fonti con una quantità minima di tempo. Grazie all'automazione, le piccole e medie imprese possono chiudere i libri contabili in pochi giorni, mentre le grandi aziende possono ridurre i tempi di chiusura a sole 2 settimane.
L'automazione contribuisce anche a migliorare l'accuratezza dei dati, riducendo il rischio di errori dovuti all'inserimento manuale dei dati. Inoltre, migliora la collaborazione tra i diversi membri del team e dei reparti, che possono lavorare sui dati contemporaneamente e concludere prima le attività di fine trimestre.
Cosa c'è dopo? - chiusura continua
Sebbene tradizionalmente le organizzazioni effettuino la chiusura a fine mese o a fine trimestre per adeguarsi al ciclo di rendicontazione, in realtà l'attività è continua. E per servire questo business continuo, anche il ciclo di chiusura dovrebbe essere continuo. La chiusura continua è un processo abilitato dalla tecnologia e dalle persone in cui si distribuiscono le attività di FP&A, si automatizzano le attività di FP&A e si allineano al business più ampio. La chiusura continua appiattisce la curva delle attività nel corso del mese. In questo modo, le attività di chiusura avvengono in modo sincrono con l'andamento dell'attività.
Perché un'organizzazione dovrebbe scegliere la chiusura continua rispetto alla tradizionale chiusura mensile/trimestrale? Ecco i principali vantaggi della chiusura continua:
- È efficiente e collaborativo
- Elimina la ridondanza e gli errori
- Promuove l'integrità dei dati
- È meno reattivo
Ma poiché con il continuous close le attività di chiusura avvengono in sincronia con il business, l'unico modo per realizzarle è l'automazione. Con gli strumenti e le competenze giuste, è possibile creare processi automatizzati e senza soluzione di continuità per i team finanziari e contabili, ridurre gli errori e migliorare il time-to-value collegando i dati e le applicazioni di ERP, pianificazione finanziaria, approvvigionamento, fatturazione e analisi con un'unica piattaforma di integrazione facile da usare.
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