Pubblicato in precedenza su itbrief.com.au.
Il modo in cui i reparti IT gestiscono le applicazioni e i dispositivi che i dipendenti possono utilizzare sul posto di lavoro è cambiato radicalmente negli ultimi dieci anni.
C'è stato un tempo, non molto lontano, in cui c'erano controlli severi su ciò che poteva o non poteva essere utilizzato. Le politiche imposte dall'IT impedivano ai reparti di accedere alle applicazioni e ai sistemi che avevano un impatto diretto sul modo in cui svolgevano il proprio lavoro, causando spesso frustrazione e incidendo sulla produttività.
Per la gioia delle aziende di tutto il mondo, la maggior parte delle policy in vigore sono ora meno restrittive. I reparti aziendali, che si tratti di risorse umane, marketing o finanza, sono ora in grado di selezionare le applicazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno e su qualsiasi dispositivo.
Questo ha un impatto positivo sull'azienda nel suo complesso, in quanto i dipendenti sono in grado di lavorare in modo più produttivo ed efficace.
Tuttavia, se da un lato è positivo che l'atteggiamento nei confronti delle politiche IT stia cambiando e che i diversi dipartimenti siano ora in grado di soddisfare i propri obiettivi specifici con strumenti adeguati, dall'altro ciò ha creato un problema tutto suo: la dispersione di SaaS.
Gestire la proliferazione di SaaS
Un rapporto McAfee del 2017 ha rilevato che in media le aziende utilizzano 1.427 servizi cloud distinti, con un dipendente tipico che utilizza 36 applicazioni cloud diverse durante la propria giornata lavorativa. La maggior parte di queste applicazioni cloud sono utilizzate in modo isolato, non collegate tra loro.
Sembra che il nostro appetito per le applicazioni si sia spinto troppo in là, lasciando ai reparti IT una presa molto più allentata sul software e sui dispositivi utilizzati dai dipendenti rispetto alle epoche precedenti. Questo aumento della dispersione di SaaS causa una serie di problemi sia per il reparto IT che per l'azienda nel suo complesso.
Non sorprende che tenere traccia di tutte queste applicazioni e gestirle sia una vera sfida per il reparto IT. La sicurezza è una priorità assoluta, con la preoccupazione di garantire l'aggiornamento delle applicazioni e la loro conformità alle normative e alle politiche.
Ulteriori problemi sono sorti quando più applicazioni che offrono funzionalità simili esistono all'interno di diversi reparti della stessa azienda, in quanto razionalizzare queste applicazioni o farle lavorare insieme senza problemi è stata un'impresa.
Inoltre, con un numero così elevato di applicazioni SaaS che funzionano in modo indipendente, la gestione di tutti i dati che confluiscono in esse e che escono dall'altra parte può rappresentare una vera e propria sfida per le aziende che vogliono trasformare i loro crescenti archivi di dati in informazioni aziendali affidabili.
In una ricerca commissionata da SnapLogic, abbiamo scoperto che più di un quinto dei dipendenti delle grandi aziende non è a conoscenza dei dati in possesso degli altri reparti. Se questo è il caso, è molto probabile che, all'interno dell'azienda, i singoli reparti lavorino con set di dati diversi o incompleti, che vengono inseriti nelle loro diverse applicazioni.
Così, mentre i reparti IT dovrebbero svolgere un ruolo chiave negli obiettivi di trasformazione digitale dell'azienda, devono invece dedicare il loro tempo a tenere sotto controllo centinaia, se non migliaia, di applicazioni a causa della dispersione del SaaS.
Il vecchio detto IT "garbage in, garbage out" è ancora valido e se i reparti inseriscono nelle loro applicazioni dati di scarsa qualità, incompleti o ridondanti, non ne traggono il massimo vantaggio.
I vantaggi di poter scegliere le applicazioni migliori per il lavoro da svolgere vengono meno se il numero di applicazioni scollegate in uso significa che i dati sono incoerenti o imprecisi.
Riprendere il controllo
Fortunatamente, il problema dell'espansione del SaaS può essere gestito e ci sono misure che le aziende possono adottare per combatterlo. Il riallineamento del rapporto tra il team IT e gli altri reparti svolge un ruolo fondamentale.
Se in precedenza il team IT aveva la proprietà delle applicazioni, è chiaro che nemmeno una strategia libera di applicazioni con scarsa supervisione da parte dell'IT è adatta. L'IT deve essere visto come un partner consultivo all'interno dell'azienda, in grado di fornire raccomandazioni e best practice su come le diverse applicazioni possono lavorare insieme e di indicare dove altre aree dell'azienda potrebbero trarre vantaggio dall'utilizzo delle stesse applicazioni.
La chiave per riallacciare questo rapporto sarà l'identificazione delle persone in ogni linea di business che possono fare da collegamento tra il loro dipartimento e l'IT. Questo aiuterà a garantire che si faccia attenzione nel decidere quali applicazioni saranno di reale beneficio per l'azienda, piuttosto che aggiungere semplicemente un'ulteriore quantità di applicazioni.
Così come il reparto IT deve essere più strettamente coinvolto con l'utente finale all'interno di ciascun reparto, anche la responsabilità deve essere assunta dalla direzione generale.
Per garantire un cambiamento che incorpori la trasparenza sull'uso delle applicazioni, è necessario che il mandato provenga dagli uomini e dalle donne ai vertici dell'azienda.
Integrazione dei dipartimenti aziendali
Se i dati immessi nelle applicazioni SaaS sono ridondanti, incompleti o incoerenti, non è possibile realizzarne il vero valore. Ma se le applicazioni hanno tutte la stessa visione dei dati, è possibile estrarre un valore aziendale maggiore. Con le opportune pipeline di integrazione dei dati che collegano tutte queste applicazioni e fonti di dati, l'IT può creare un quadro olistico dei dati da utilizzare per l'intera azienda.
Le analisi saranno più preziose in tutta l'azienda, gli insight più accurati e i leader aziendali saranno in grado di prendere decisioni più rapide e informate sul futuro dell'azienda. Il cambiamento di atteggiamento in tutta l'azienda consentirà all'IT di avere un livello di visibilità molto più elevato sulle applicazioni attualmente in uso nell'azienda e renderà la fase finale del processo molto più semplice.
La gestione delle applicazioni SaaS è molto di più che alleviare i grattacapi del reparto IT. Si tratta di garantire che ogni reparto di un'azienda sia adeguatamente attrezzato per diventare più orientato ai dati e trarre il massimo valore dalle applicazioni utilizzate. Le aziende devono tenere sotto controllo la proliferazione di applicazioni SaaS ora, per ottenere veri vantaggi aziendali in futuro.
