I dati sono ovunque, tanto che i lavoratori sono sopraffatti dal sovraccarico di informazioni. E sono sopraffatti dal numero di posti in cui devono andare per ottenere le informazioni giuste quando ne hanno bisogno.
I membri del team devono aggiornarsi frequentemente con riunioni, e-mail e altri scambi di informazioni per rimanere in sintonia e lavorare efficacemente verso lo stesso obiettivo. Anche gli strumenti e le applicazioni sono simili: devono essere aggiornati reciprocamente sulle ultime novità, altrimenti fanno perdere tempo ai dipendenti.
Il processo continuo di sincronizzazione dei dati è fondamentale per garantire il funzionamento efficace di strumenti e applicazioni, assicurando che i dati siano coerenti ovunque. Se qualcosa cambia, l'intero sistema deve saperlo.
Che cos'è la sincronizzazione dei dati?
La sincronizzazione dei dati (o sincronizzazione dei dati) è il processo di aggiornamento dei dati su più postazioni contemporaneamente. Ogni giorno integriamo più strumenti nei nostri flussi di lavoro e aggiungiamo dati a più processi. Ci colleghiamo sempre di più. Ciò significa che tutte queste connessioni devono comunicare in modo efficace sincronizzando i loro dati.
Oltre a mantenere la coerenza dei dati, la sincronizzazione comporta anche il controllo e la pulizia dei dati.
Supponiamo di avere due sistemi diversi che contengono informazioni sui contatti dei clienti, ma un sistema utilizza un formato di dati diverso dall'altro. Quando si sincronizzano i dati, il sistema che utilizza un formato diverso può ripulire i dati per adattarli al formato dell'altro sistema. Questo passaggio potrebbe comportare la rimozione di eventuali caratteri non validi, la standardizzazione della formattazione di numeri di telefono e indirizzi e la garanzia che tutti i campi siano compilati correttamente.
Due tipi di sincronizzazione dei dati
Esistono due tipi principali di sincronizzazione dei dati: unidirezionale e bidirezionale, chiamate anche "unidirezionali" e "bidirezionali", a seconda che le informazioni fluiscano in una o due direzioni.
1. Unidirezionale
Nella sincronizzazione unidirezionale dei dati, uno strumento trasmette informazioni a un altro. Le informazioni scorrono sempre in un solo senso, dallo strumento (o dagli strumenti) mittente a quello ricevente, e non vanno mai nella direzione opposta.
I dati copiati da un database di produzione a un database di reporting, ad esempio, sono un esempio di sincronizzazione unidirezionale dei dati. Poiché i dati vengono copiati per essere analizzati e nessuna informazione dal database di reporting viene inviata al database di produzione, il flusso di informazioni deve essere unidirezionale.
2. Bidirezionale
In questo tipo di sincronizzazione, i dati vengono aggiornati in entrambe le posizioni per mantenere tutte le informazioni uguali. Le modifiche possono provenire da entrambe le fonti.
La sincronizzazione bidirezionale dei dati si verifica quando si sincronizza un database locale con un database basato su cloud. I sistemi di archiviazione dei file che aggiornano automaticamente un'unità locale all'unità cloud (come Dropbox, Google Docs, ecc.) sono esempi di sincronizzazione bidirezionale dei dati. Sia il sistema locale che quello cloud riflettono gli aggiornamenti.
Vantaggi e utilizzi della sincronizzazione dei dati
La sincronizzazione dei dati può fornire a tutti un'unica fonte di verità, consentendo al contempo modifiche e aggiornamenti. Prima degli strumenti in grado di sincronizzare automaticamente i dati, i professionisti dei dati dovevano copiare, controllare e aggiornare manualmente i dati. Ogni volta che era necessario modificare, rimuovere o aggiungere informazioni, bisognava farlo a mano, un processo che richiedeva tempo e noia.
Ma la sincronizzazione dei dati ha cambiato le cose. Con la sincronizzazione dei dati, le organizzazioni possono mantenere i dati più precisi e utili.
Migliora l'efficienza
Mantenere le informazioni aggiornate ovunque attraverso la sincronizzazione dei dati aiuta a far funzionare tutto senza intoppi, mantenendo tutti sulla stessa pagina.
Supponiamo che il team commerciale dell'azienda utilizzi una piattaforma CRM per gestire i dati dei clienti e che il team finanziario utilizzi uno strumento contabile separato per tenere traccia delle fatture. Se l'azienda sincronizza i dati tra i vari reparti, le informazioni di contatto del team finanziario per il cliente si aggiorneranno automaticamente. Ma se i dati non vengono sincronizzati, il team finanziario potrebbe inviare le fatture all'indirizzo e-mail sbagliato, causando notevoli ritardi nel pagamento delle fatture.
Aumenta la sicurezza
L'aggiornamento dei dati in tutti i sistemi quando un sistema viene aggiornato facilita la collaborazione e il coordinamento tra i team, migliorando la sicurezza.
Supponiamo che un team di assistenza clienti e un team di sicurezza utilizzino entrambi uno strumento CRM per gestire i dati dei clienti, ma che il team di sicurezza utilizzi anche uno strumento separato per gestire il controllo degli accessi. Se un cliente contatta l'assistenza per segnalare un problema di acquisizione di un account, il team di assistenza potrebbe scoprirlo prima del team di sicurezza.
Se i dati non sono sincronizzati tra i sistemi, il team di sicurezza potrebbe non essere a conoscenza del problema e non intervenire, lasciando l'account del cliente vulnerabile. Se invece i dati sono sincronizzati, il team di sicurezza riceve aggiornamenti automatici dallo strumento CRM e può intervenire immediatamente per proteggere l'account.
Offre backup dei dati
Interruzioni di corrente, guasti hardware o anche un piccolo bug possono causare la mancata sincronizzazione dei dati tra più sistemi. Ciò può causare gravi interruzioni, poiché i dipendenti potrebbero non avere accesso alle informazioni più aggiornate. Le decisioni possono essere prese sulla base di dati incompleti o imprecisi. In alcuni casi, può essere necessario interrompere il lavoro fino a quando i dati non saranno nuovamente sincronizzati, con conseguente perdita di produttività e di fatturato.
Ma se i dati sono sincronizzati tra tutte le piattaforme, spesso è possibile trovare le stesse informazioni in un altro strumento. Supponiamo che la vostra organizzazione utilizzi uno strumento CRM per gestire i dati dei clienti e uno strumento separato per la contabilità e la fatturazione. Un giorno, lo strumento CRM subisce un'interruzione di corrente e si blocca per diverse ore.
Durante questo periodo, il team contabile invia diverse fatture ai clienti, senza sapere che alcuni dati dei clienti nello strumento CRM sono stati aggiornati poco prima dell'interruzione. Se i due strumenti non fossero stati sincronizzati, il team contabile avrebbe potuto inviare le fatture agli indirizzi e-mail o fisici sbagliati, causando notevoli ritardi nei pagamenti e danneggiando potenzialmente la reputazione dell'azienda.
Come si sincronizzano i dati?
La sincronizzazione dei dati può avvenire tramite aggiornamenti manuali, ma in genere non è fattibile, dato il ritmo dei dati in arrivo per la maggior parte delle aziende. Per questo motivo, molte applicazioni aziendali basate su desktop o dispositivi mobili dispongono di funzionalità di sincronizzazione dei dati integrate. Per le piattaforme di dati aziendali o i sistemi IT, invece, dove i dati possono o meno essere guidati da un'applicazione, le modifiche, gli scambi o i movimenti di dati tra queste piattaforme aziendali sarebbero meglio sincronizzati con un iPaaS (integration platform as a service) che incorpora l'ingestione automatica e la cattura dei dati modificati , come SnapLogic AutoSync.
Con pipeline istantanee per i flussi di lavoro più diffusi, a partire da Salesforce fino a Snowflake, e una piattaforma che chiunque nel vostro team può imparare a usare, la sincronizzazione dei dati diventa un'attività da impostare e dimenticare. SnapLogic AutoSync può rendervi operativi in pochi minuti. Tutto ciò che dovete fare è dichiarare l'obiettivo aziendale, quindi specificare la destinazione e le fonti dei dati.
Per saperne di più sulla sincronizzazione dei dati e su altre forme di integrazione dei dati, consultate The Ultimate Guide to Data Integration.
