L'automazione nella finanza non è un concetto nuovo. Infatti, un quarto dei CFO intervistati da Vic.ai e StrategicCFO360 nel maggio 2022 ha dichiarato che il processo di gestione delle buste paga e delle fatture è completamente automatizzato, mentre il 45% degli intervistati sta facendo progressi nell'automatizzazione di entrambe le attività.
Sebbene il 61% degli intervistati riconosca il valore dell'automazione e il 58% preveda di aumentarne gli investimenti nei prossimi 12 mesi, le sfide da affrontare sono ancora molte, soprattutto per quanto riguarda l'implementazione.
Lo studio ha rivelato che il 61% dei CFO segnala problemi di automazione quando cerca di integrarsi con i sistemi legacy esistenti. E mentre alcuni processi finanziari sono stati automatizzati, altri sono ancora in ritardo perché c'è un vuoto di conoscenze su come queste attività possono essere automatizzate.
In questo post aiuteremo voi e il vostro team finanziario a superare queste sfide, approfondendo la tecnologia alla base dell'automazione e rivelando quali attività finanziarie possono essere automatizzate. Inoltre, forniremo suggerimenti sugli strumenti che vi aiuteranno a collegare lo stack tecnologico della finanza e ad automatizzare i flussi di dati.
Cosa significa automazione nella finanza?
L'automazione finanziaria è il processo di utilizzo della tecnologia per l'esecuzione di processi finanziari che consentono di liberare tempo ai dipendenti per concentrarsi su attività di maggior valore.
Mentre la definizione di automazione rimane sostanzialmente la stessa in tutto il settore, l'implementazione può essere molto diversa.
Si può usare:
- Automazione semplice basata su regole all'interno di una piattaforma specifica per completare attività ripetitive
- Automazione robotica dei processi (RPA) per svolgere attività ad alta intensità di risorse su più piattaforme, oppure
- Automazione intelligente per combinare i bot RPA con l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) per risolvere problemi più sofisticati.
Leggi il prossimo articolo: Una rapida panoramica sull'automazione dei processi aziendali e i suoi casi d'uso
Perché l'automazione è importante nella finanza?
Se state leggendo queste righe, conoscete già i vantaggi generali dell'automazione: maggiore precisione, riduzione dei costi operativi e aumento della produttività.
Ma l'automazione finanziaria offre anche una visibilità in tempo reale sulla salute finanziaria dell'azienda, consentendo alla leadership di prendere decisioni strategiche. L'automazione finanziaria può aggiornare istantaneamente report e dashboard grazie alle integrazioni con gli strumenti di marketing, vendita e assistenza.
La raccolta automatica dei dati tende inoltre a essere più accurata rispetto all'inserimento manuale dei dati.
Con l'automazione finanziaria, è possibile eliminare i rapporti di conformità manuali dall'equazione. Il software di automazione finanziaria può aiutarvi a rimanere conformi alle diverse politiche normative dei mercati globali, generando e inviando automaticamente i rapporti di conformità con un intervento umano minimo o nullo.
Diversi tipi di automazione
L'automazione dei processi finanziari è piena di parole d'ordine: automazione intelligente, intelligenza autonoma e persino robotica finanziaria. Anche se questi termini sembrano complicati, la comprensione della tecnologia sottostante può aiutare a capire le sue capacità e a massimizzare i risultati.
Non siete interessati a esaminare i dettagli? Passate alla sezione successiva per sapere quali attività potete automatizzare.
Macro
Una macro è una singola azione o una serie di azioni che possono essere eseguite ripetutamente. Può essere scritta con codice o registrata.
Per creare una macro senza codifica, registrate le battute e i clic del mouse e poi modificate i passaggi. Queste possono essere scaricate e condivise con il resto del team.
Sembra complicato? Probabilmente utilizzate già le macro in Excel. Uno degli esempi più comuni di macro basate su Excel è quello di vedere quali sono i conti in ritardo, evidenziarli nel foglio Excel e avvisare il titolare del conto con un'e-mail.
Automazione dei processi robotici (RPA)
La RPA, o robotica finanziaria, è il tipo di automazione più comune. Utilizza "bot" software a basso codice per eseguire attività che richiedono tempo su più piattaforme. Circa l'80% dei responsabili finanziari ha implementato o intende implementare la RPA.
Prendiamo ad esempio l'elaborazione degli ordini di acquisto (PO). Tradizionalmente, i dipendenti impiegano un'enorme quantità di tempo per elaborare gli ordini di acquisto e poi li inoltrano alla persona giusta per l'approvazione. Un software bot può scansionare gli ordini di acquisto per raccogliere informazioni cruciali, aggiungerli al sistema di registrazione corretto e inviare una richiesta di approvazione.
Orchestrazione dei processi
Le aziende hanno molti processi che le aiutano a raggiungere risultati aziendali specifici. Questi processi si sovrappongono a vari reparti e piattaforme.
Prendiamo ad esempio il rimborso delle trasferte. È necessario raccogliere le spese, trasmettere le informazioni ai manager e ai team finanziari per la revisione e quindi farle approvare in modo che i dipendenti vengano rimborsati.
Questa serie sequenziale di passaggi è nota come orchestrazione dei processi.
Fare tutto questo manualmente è inefficiente, comporta ritardi, errori e, in ultima analisi, frustrazione.
Gli ingegneri software possono riprogettare la struttura esistente per creare un flusso di lavoro semplificato. Così, non appena i dipendenti presentano una richiesta di rimborso, il software può inviarla automaticamente per la revisione e notificare ai dipendenti che la loro richiesta è stata approvata.
Automazione intelligente (IA)
L'automazione intelligente è una combinazione di bot RPA con altre tecnologie come l'AI o il ML.
Questa combinazione aiuta a scalare il processo decisionale con un intervento umano minimo.
Così, invece di dover creare manualmente i report finanziari, i bot intelligenti possono identificare e raccogliere i dati, manipolarli come necessario, generare report e inviarli agli stakeholder interessati.
Se volete eliminare completamente l'elemento umano, la forma più avanzata di IA - l'intelligenza autonoma - può aiutarvi. La tecnologia che sta alla base delle auto a guida autonoma può anche aiutare a completare i processi finanziari senza alcuna supervisione.
Come decidere quali processi finanziari automatizzare
Come vedremo nella prossima sezione, ci sono molti processi finanziari che si possono automatizzare. Ma il fatto che si possa automatizzare un'attività non significa che si debba farlo. Come per ogni altro investimento, il costo dell'automazione deve essere in linea con il valore che fornisce all'azienda.
Valutate il ROI della potenziale automazione misurando innanzitutto il valore che avrebbe per la vostra organizzazione. Non esiste una formula chiara del valore, ma si possono porre queste domande per capire il valore dell'automazione:
- Chi gestisce attualmente manualmente questo processo?
- Quanto tempo impiegano per completare questo processo manualmente?
- Quanto tempo risparmierebbero automatizzando questo processo?
- Sulla base di questo risparmio di tempo, quanto denaro stiamo risparmiando dal punto di vista delle retribuzioni automatizzando l'attività?
Utilizzate queste risposte per esprimere un giudizio di alto livello: il valore dell'automazione sarebbe basso o alto?
Dopo aver valutato il valore, è necessario analizzare i costi. Ricercate alcuni strumenti di automazione e confrontate i prezzi. Sulla base di queste cifre, calcolate l'importo probabile delle spese.
Confrontate questa cifra con i risparmi in busta paga derivanti dal tempo risparmiato grazie all'automazione del processo. I risparmi sui salari sono maggiori o minori del costo dell'automazione? In base alla risposta, stabilire se il costo dell'automazione è basso o alto.
Dopo aver valutato il valore e i costi, utilizzate una matrice decisionale come quella riportata di seguito per stabilire le priorità delle automazioni.
Utilizzando una matrice come questa, si otterrà uno dei quattro risultati.
- Attività a basso costo e ad alto valore. Questi processi finanziari dovrebbero essere completamente automatizzati.
- Attività ad alto costo ma ad alto valore. Vale la pena di automatizzarle, ma non devono essere la priorità assoluta.
- Attività a basso costo e a basso valore. Queste attività possono essere automatizzate a basso costo ma non hanno un grande impatto, quindi si può pensare di automatizzarne alcune parti.
- Attività ad alto costo e basso valore. In genere, non si dovrebbero spendere risorse per automatizzare questo tipo di attività.
Suddividete le attività in queste categorie, in modo da poter dare priorità all'automazione dei processi a basso costo e ad alto valore.
Attività finanziarie che dovreste considerare di automatizzare (+ consigli sugli strumenti)
Non sapete quali attività finanziarie automatizzare per prime? Iniziate da questo elenco.
Offriamo suggerimenti su strumenti autonomi e su come incorporare queste automazioni nell'attuale stack tecnologico del vostro team.
1. Contabilità
Se non l'avete ancora fatto, prendete in considerazione la possibilità di automatizzare la vostra contabilità con strumenti come Xero, QuickBooks e Zoho Books. Queste piattaforme possono aiutarvi a dichiarare automaticamente le spese, a impostare le transazioni automatiche e a riconciliarle.
Il software di contabilità può anche utilizzare l'apprendimento automatico per ordinare le transazioni e organizzarle con precisione in diverse categorie in modo automatico.
2. Elaborazione delle fatture
Il rapporto di MineralTree sullo stato dell'AP nel 2021 ha rilevato che:
- Il 64% delle organizzazioni che implementano l'automazione della contabilità fornitori (AP) elabora un numero maggiore di fatture a parità di team.
- Il 23% elabora lo stesso volume di fatture con meno risorse.
- Il 13% ha riorientato il tempo del personale su altri progetti.
Ma lo stesso rapporto ha anche rivelato che solo il 9% delle organizzazioni ha automatizzato il processo di fatturazione end-to-end.
Considerate l'utilizzo di Tipalti, Oracle NetSuite o SAP per automatizzare la gestione delle fatture. È anche possibile automatizzare l'intero flusso di lavoro per inviare le fatture ricevute direttamente al software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e attivare la comunicazione con il fornitore via e-mail.
Ecco una rapida panoramica di come si può configurare:
3. Gestione delle spese
Più di un terzo delle organizzazioni intervistate nel 2021 da Emburse per il suo Travel & Expense Management Trends Report utilizza ancora processi manuali per gestire le spese.
Si pensi ai fogli di calcolo Excel, ai sistemi "fatti in casa" o a una combinazione dei due. La gestione manuale delle spese è soggetta a errori umani, frodi e ritardi nei rimborsi.
I software di gestione delle spese automatizzati, come Ramp, Divvy e Zoho, utilizzano un mix di automazione basata su regole e intelligenza artificiale e apprendono il vostro processo contabile in modo da poter categorizzare automaticamente le spese per accelerare il processo di approvazione e revisione. I software di gestione delle spese possono anche segnalare le spese fuori politica e richiedere un rimborso.
Tuttavia, ottenere una visione unificata delle spese tra le applicazioni di terze parti rappresenta una sfida. È possibile creare un flusso di lavoro di automazione per collegare il software di gestione delle spese all'ERP, in modo che tutte le informazioni possano essere registrate lì. Quindi, attivate il vostro software per le paghe, in modo che tutti i rimborsi approvati possano essere inviati automaticamente ai dipendenti.
4. Chiusura del mese
La contabilità manuale di fine mese non è solo dispendiosa in termini di tempo. Può anche portare a discrepanze tra i numeri delle vendite e i ricavi realizzati, ritardare le riconciliazioni e limitare la visibilità senza dati in tempo reale.
La chiusura continua è un processo in cui tutti i dati vengono inseriti immediatamente grazie all'automazione. Questo approccio contabile è un'ottima alternativa alla contabilità di fine mese, perché il software di automazione della chiusura continua, come Workiva o SAP, assicura che i libri contabili siano costantemente aggiornati, in modo da avere una visibilità in tempo reale e correggere la rotta non appena si identifica un problema.
Imparate a costruire un flusso di lavoro continuo per la chiusura:
5. Processo di gestione dell'inventario
L'utilizzo di processi manuali per tenere traccia delle scorte tra diversi strumenti e fogli di calcolo richiede molto tempo e aumenta il rischio di errori umani. Dati di magazzino imprecisi possono portare a un eccesso di scorte, a date di spedizione mancanti e a perdite di inventario dovute a furti o danni.
Considerate un software di gestione dell'inventario come NetSuite, Freshservice o QuickBooks per tracciare, organizzare, immagazzinare ed evadere automaticamente gli ordini. Questi strumenti offrono una visione in tempo reale dell'inventario, in modo da poter prendere decisioni critiche in tempo reale.
È inoltre possibile automatizzare l'intero flusso di lavoro per inviare i dati di previsione della domanda al sistema di approvvigionamento, in modo da poter effettuare gli ordini garantendo un'evasione tempestiva.
Scoprite come automatizzare il flusso di lavoro della gestione dell'inventario:
6. Previsione della domanda
Una previsione accurata della domanda non è facile se ci si attiene a processi manuali. Inoltre, la previsione manuale richiede più tempo perché non fornisce una visione unificata e in tempo reale dei dati storici di tutti i canali di vendita.
Software di previsione (o pianificazione) della domanda come SAP Integrated Business Planning, Oracle Demantra e Logility aiutano a servire meglio i clienti prevedendo le esigenze a lungo termine anche in presenza di interruzioni della catena di fornitura. Questi strumenti monitorano la domanda, stimano l'impatto del lancio di un prodotto e creano piani di gestione della domanda grazie all'impiego di intelligenza artificiale e intelligenza artificiale.
Scoprite come costruire un flusso di lavoro per la previsione della domanda:
Migliorare l'automazione finanziaria con una solida integrazione
Sebbene la maggior parte degli strumenti software finanziari offra funzioni di automazione, non sempre queste piattaforme si integrano facilmente con altri strumenti.
Questi strumenti di automazione devono quindi essere integrati manualmente dai team IT, il che richiede in genere settimane, se non mesi, e un monitoraggio e una manutenzione costanti.
Inoltre, ogni volta che una nuova piattaforma viene aggiunta o abbandonata, l'IT deve intervenire. Ciò significa che i professionisti della finanza devono inserire ulteriori dati e avere una visione limitata durante l'integrazione o la manutenzione, vanificando l'intero scopo dell'automazione.
Per ovviare a questo problema, scegliete una piattaforma di integrazione come servizio(iPaaS), come SnapLogic. Una soluzione iPaaS consente di collegare ai dati aziendali qualsiasi combinazione di servizi basati su cloud e di strumenti on-premises. Gli sviluppatori possono dedicare meno tempo alla connessione e alla manutenzione delle piattaforme e i processi finanziari possono essere accelerati come previsto.
Se siete interessati a saperne di più su come automatizzare i vostri processi, scaricate questo eBook gratuito: Automazione dei processi finanziari per un'azienda più veloce e reattiva.
