L'IA generativa (GenAI) ha conquistato il mondo. L'impatto è evidente sia dal punto di vista finanziario - gli investimenti in GenAI raggiungeranno 21,3 miliardi di dollari nel 2023 - sia per quanto riguarda la sua adozione diffusa, con il 65% degli intervistati in un recente sondaggio McKinsey che ha dichiarato di utilizzarla in almeno una funzione aziendale, segnando un aumento significativo rispetto ad appena un terzo dell'anno precedente. Tuttavia, come e cosa cambierà esattamente resta ancora oscuro. Con leader del settore come Sam Altman che avvertono di un'apocalisse dell'IA (vedi "p(doom)") e Google che mostra le capacità dell'IA in uno spot olimpico in cui aiuta i bambini a scrivere lettere ai fan, non sorprende che le persone siano incerte sulla direzione che questa tecnologia sta prendendo.
Tenendo presente questo, è utile concentrarsi su casi d'uso tangibili e reali di GenAI che, anche se forse meno entusiasmanti, possono avere un impatto significativo e positivo sul lavoro svolto oggi dalle persone e dalle organizzazioni. Uno di questi casi d'uso che abbiamo identificato, sia internamente che esternamente, è l'automazione e la standardizzazione delle descrizioni delle mansioni. Se lavorate nel settore delle risorse umane (HR) o siete curiosi di sapere cosa GenAI può fare in questo momento con la specificità, questo blog è per voi. Tratteremo di:
- L'importanza della struttura organizzativa nella standardizzazione delle descrizioni dei lavori
- Come standardizzare e creare automaticamente le descrizioni delle mansioni con GenAI
- Perché questo è un caso d'uso ideale per GenAI
- I vantaggi dell'automazione delle descrizioni delle mansioni con GenAI per le aziende
- Come iniziare a utilizzare questa applicazione di IA generativa nella vostra azienda
Buttiamoci!
L'importanza della struttura organizzativa nella standardizzazione delle descrizioni dei lavori
Una struttura organizzativa ben definita è fondamentale per garantire la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità all'interno dell'azienda. Pone le basi per la creazione di descrizioni delle mansioni non solo coerenti, ma anche allineate con gli obiettivi aziendali generali. Di seguito è riportato un esempio di struttura organizzativa con reparti e livelli di anzianità comuni.
Esempio di struttura organizzativa
Un'applicazione di IA generativa in grado di comprendere la struttura di un'organizzazione può svolgere un ruolo fondamentale nell'automatizzare e adattare tale struttura all'evoluzione dell'azienda. Comprendendo la gerarchia, i ruoli e le relazioni interdipartimentali, l'IA può individuare le inefficienze e suggerire modifiche in linea con la traiettoria di crescita dell'azienda. Man mano che le aziende crescono o si spostano, l'intelligenza artificiale può adattare dinamicamente la struttura organizzativa, assicurando che rimanga ottimizzata per i nuovi obiettivi e le nuove sfide.
Automatizzare il cambiamento organizzativo con GenAI
Automatizzare la standardizzazione e la creazione di descrizioni delle mansioni con GenAI
Una delle applicazioni più immediate e d'impatto della GenAI nelle risorse umane è la capacità di standardizzare e creare automaticamente descrizioni delle mansioni. Questo processo non riguarda solo l'efficienza amministrativa, ma svolge un ruolo cruciale nel garantire che i ruoli lavorativi siano chiaramente definiti, allineati con la struttura organizzativa e che favoriscano l'equità retributiva sia interna che esterna.
A partire dalla standardizzazione
La maggior parte delle aziende dispone di una raccolta di descrizioni delle mansioni, spesso incoerenti per formato, dettagli e struttura. Queste discrepanze possono generare confusione, disallineamento e persino disparità di retribuzione. Sfruttando GenAI, le organizzazioni possono standardizzare automaticamente queste descrizioni delle mansioni, assicurando che aderiscano a una struttura uniforme che si adatti alla gerarchia organizzativa stabilita. Questa standardizzazione aiuta a chiarire ruoli, responsabilità e aspettative tra i vari reparti e livelli di anzianità.
Creare nuove descrizioni delle mansioni
Con la crescita e l'evoluzione delle organizzazioni, emergono nuovi ruoli e responsabilità. GenAI può essere utilizzato per creare nuove descrizioni delle mansioni che non solo soddisfano il formato standardizzato, ma sono anche personalizzate per adattarsi perfettamente alla struttura aziendale esistente. In questo modo si garantisce che le nuove posizioni siano chiaramente definite e allineate alla gerarchia organizzativa e agli obiettivi aziendali.
Sostenere l'equità retributiva
Le descrizioni standardizzate delle mansioni sono una componente fondamentale per mantenere l'equità retributiva sia interna che esterna. Quando i ruoli sono chiaramente definiti e applicati in modo coerente in tutta l'organizzazione, diventa più facile garantire che i dipendenti siano retribuiti in modo equo in base ai loro ruoli, alle loro responsabilità e ai benchmark di mercato. Questo non solo aiuta a prevenire le disparità retributive, ma sostiene anche un ambiente di lavoro equo e inclusivo, sempre più importante per i dipendenti e gli stakeholder.
Visualizzazione del processo
L'immagine sottostante illustra come GenAI può trasformare una raccolta esistente di descrizioni delle mansioni non standardizzate in un formato standardizzato e come può essere utilizzato per generare automaticamente nuove descrizioni delle mansioni standardizzate che si adattano alla struttura organizzativa.
Esempio di standardizzazione e creazione di una job description alimentata da GenAI
Nel momento in cui GenAI standardizza e crea le descrizioni delle mansioni, si assicura che ogni ruolo si inserisca perfettamente nella gerarchia organizzativa esistente. L'immagine seguente mostra come queste descrizioni standardizzate siano sistematicamente organizzate all'interno dei diversi reparti e tra i vari livelli di anzianità.
Descrizioni standardizzate delle mansioni integrate nella struttura organizzativa
In questa immagine si può vedere come le descrizioni delle mansioni, una volta standardizzate da Genai, vengono inserite nella gerarchia aziendale. Questo allineamento è fondamentale per mantenere la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità, garantendo che ogni posizione, dal livello base a quello dirigenziale, si inserisca nel quadro organizzativo più ampio. Integrando queste descrizioni nella struttura, le aziende possono gestire meglio i ruoli e le responsabilità, sostenendo al contempo pratiche retributive coerenti ed eque in tutta l'azienda.
Perché questo è un caso d'uso ideale per GenAI
Sebbene sia facile farsi prendere dal potenziale dell'intelligenza artificiale per fare tutto, è più costruttivo guardare a casi d'uso specifici in cui GenAI può eccellere oggi. Questo caso d'uso delle risorse umane è particolarmente adatto a un'automazione alimentata da GenAI per diversi motivi convincenti:
Margini di errore
È noto che l'IA generativa a volte "allucina" o, più semplicemente, fabbrica informazioni nei suoi output. Con la rapida adozione di questa tecnologia, si stanno compiendo sforzi significativi per migliorarne l'affidabilità. Per attenuare questi problemi si utilizzano strategie come l'uso di prompt più specifici, la definizione di guardrail, l'utilizzo di modalità di precisione LLM(Large Language Model) e l'incorporazione di meccanismi di fact-checking. Sebbene le allucinazioni rimangano una sfida, non sono insormontabili per le aziende che utilizzano questa tecnologia.
Nel contesto della standardizzazione e dell'automazione delle descrizioni delle mansioni, l'accuratezza richiesta è generalmente meno rigorosa rispetto a compiti come la redazione di documenti legali, in cui anche piccoli errori o interpretazioni errate possono portare a gravi conseguenze. Questo non significa che GenAI non possa essere utilizzato per compiti che richiedono un'accuratezza quasi perfetta, ma solo che richiede una progettazione più attenta del processo di automazione e una revisione approfondita dei risultati finali.
Conoscenze fondamentali
Se avete utilizzato soluzioni GenAI come ChatGPT nel vostro lavoro o nella vostra vita privata, probabilmente avete scoperto quanto siano cruciali la specificità e i dettagli del prompt per la qualità del risultato. All'inizio del recente ciclo di diffusione di GenAI, c'è stata un'impennata di posti di lavoro ad alta retribuzione per "ingegneri del prompt", in quanto le aziende cercavano specialisti per massimizzare il potenziale di questi modelli avanzati.
Con la maturazione della tecnologia, è diventato chiaro che molti lavoratori della conoscenza dovranno sviluppare le proprie competenze di prompting per sfruttare appieno le capacità di GenAI. Fortunatamente, la maggior parte delle aziende, indipendentemente dalle dimensioni, possiede già gran parte degli input fondamentali necessari per costruire un'automazione efficace. Tra questi vi sono gerarchie organizzative consolidate e un corpus di descrizioni delle mansioni esistenti.
Oltre a questi dati interni, le aziende spesso utilizzano dati sulla retribuzione provenienti da fonti esterne per mantenere le loro offerte competitive sul mercato. Insieme alle retribuzioni note dei dipendenti esistenti, queste informazioni possono migliorare notevolmente le prestazioni e l'utilità di un'applicazione GenAI progettata per supportare i dipartimenti HR e i responsabili delle assunzioni.
Superare gli errori umani
Tradizionalmente, il Business Processing Outsourcing (BPO) si è concentrato sull'automazione di attività ripetitive come l'inserimento dei dati, dove gli errori umani sono comuni a causa della monotonia e della difficoltà di mantenere la concentrazione. Sebbene il BPO si sia evoluto per gestire processi più complessi, tra cui il servizio clienti e le attività analitiche, queste automazioni spesso si basano ancora su sistemi rigidi e basati su regole. L'intelligenza artificiale generativa, tuttavia, estende l'automazione oltre i compiti meccanici, offrendo la flessibilità necessaria per gestire responsabilità più sfumate e complesse, pur garantendo la coerenza che gli esseri umani possono faticare a raggiungere.
Ad esempio, nel processo di stesura delle descrizioni delle mansioni, nella loro integrazione all'interno di una gerarchia organizzativa dinamica e nella valutazione dei ruoli rispetto alle priorità interne e alle condizioni di mercato esterne, GenAI può mantenere un livello di coerenza difficile da raggiungere con un gruppo di persone che hanno prospettive e priorità diverse. Anche qualcosa di apparentemente semplice come far sì che un gruppo di responsabili delle assunzioni segua costantemente un modello standard per le descrizioni delle mansioni può essere impegnativo, per non parlare della gestione dei pregiudizi e delle preferenze individuali nella definizione delle priorità dei ruoli.
Uomo interno al ciclo (HITL)
La garanzia di qualità nell'intelligenza artificiale si basa spesso sulla supervisione umana. Che si tratti dell'addestramento di un nuovo modello con metodi come l'apprendimento per rinforzo con feedback umano (RLHF), dell'etichettatura di grandi insiemi di dati o della verifica della qualità dei risultati dell'intelligenza artificiale e della creazione di cicli di feedback, gli esseri umani svolgono un ruolo cruciale in molti flussi di lavoro dell'intelligenza artificiale. Tuttavia, non tutte le unità aziendali hanno le risorse per mantenere un team dedicato di revisori, per cui gran parte di questo lavoro viene esternalizzato.
Fortunatamente, le nostre risorse umane dispongono di un meccanismo naturale di revisione umana: i responsabili delle assunzioni. Questi manager, che in ultima analisi sono responsabili dell'inserimento di nuovi talenti, hanno un interesse personale a rivedere le descrizioni delle mansioni generate dall'intelligenza artificiale. Si assicurano che queste descrizioni riflettano accuratamente le responsabilità del ruolo prima di essere pubblicate internamente o esternamente, fornendo un processo di controllo qualità efficace e integrato.
In che modo l'automazione alimentata da GenAI è vantaggiosa per le imprese
L'automazione della standardizzazione e della creazione di descrizioni delle mansioni, insieme al mantenimento di una gerarchia organizzativa dinamica, offre vantaggi significativi alle aziende. Sfruttando GenAI, le aziende possono garantire che le descrizioni delle mansioni siano coerenti, aggiornate e allineate alle priorità interne e alle condizioni di mercato esterne. Ciò riduce il tempo e l'impegno necessari per creare e aggiornare questi documenti, consentendo ai team delle risorse umane di concentrarsi su attività più strategiche.
Inoltre, l'automazione di questo processo riduce al minimo gli errori e i pregiudizi umani, portando a descrizioni delle mansioni più accurate ed eque. Inoltre, facilita un migliore allineamento tra i ruoli e la struttura in evoluzione dell'organizzazione, garantendo che ogni posizione sia chiaramente definita e adeguatamente valorizzata. Questo non solo snellisce il processo di assunzione, ma migliora anche la mobilità interna e la gestione dei talenti, contribuendo in ultima analisi a rendere l'azienda più efficiente e competitiva.
Come iniziare a utilizzare questa applicazione di IA generativa nella vostra azienda
Come uno dei principali fornitori di integrazione dei dati, SnapLogic è da tempo un partner fidato per le aziende che cercano maggiore flessibilità e valore dalle informazioni che guidano il loro business. Posizionata all'intersezione tra dati, applicazioni e IA, SnapLogic è in grado di aiutare la vostra azienda a sfruttare l'IA generativa per automatizzare e migliorare processi critici come la standardizzazione delle descrizioni delle mansioni e la gestione delle gerarchie organizzative.
Con AgentCreator di SnapLogic, potete implementare in modo rapido ed efficace questa automazione all'interno della vostra organizzazione, consentendovi di semplificare le operazioni, ridurre gli errori e mantenere un vantaggio competitivo nella gestione dei talenti.
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