Siamo tornati da un'altra illuminante esperienza alla conferenza annuale NERCOMP. Il NorthEast Regional Computing Program (NERCOMP) collabora con EDUCAUSE per riunire professionisti dell'IT, docenti, ricercatori, studenti e istituzioni per impegnarsi, fare rete e imparare dalle reciproche esperienze per promuovere l'innovazione e la leadership nell'istruzione superiore. L'evento è stato incentrato sulla necessità di colmare il divario tra persone e tecnologia, per costruire istituzioni educative più forti e sostenibili.
Uno degli elementi più critici per colmare questo divario è l'integrazione di dati e sistemi. Tuttavia, l'integrazione dei dati e delle applicazioni per gli istituti di istruzione superiore presenta spesso diverse sfide a causa della natura complessa dell'ambiente accademico e della molteplicità dei sistemi e degli attori coinvolti.
Sulla scia dell'invecchiamento dei server e dei software on-premise, molte istituzioni si trovano a dover affrontare costi di manutenzione elevati, integrazioni complesse e mancanza di competenze. Diamo un'occhiata ad alcune delle sfide più comuni per i dati di college e università.
Sfide comuni sui dati nell'istruzione superiore
1. Sistemi e fonti di dati diversi: Gli istituti di istruzione superiore utilizzano in genere un'ampia gamma di sistemi e applicazioni per gestire varie funzioni come le informazioni sugli studenti, le ammissioni, gli aiuti finanziari, le risorse umane e la gestione dell'apprendimento. L'integrazione dei dati provenienti da questi sistemi eterogenei può essere difficile a causa delle differenze nei formati, nelle strutture e nei protocolli dei dati.
2. Silos di dati: i silos di dati sono comuni negli istituti di istruzione superiore, dove diversi dipartimenti o unità mantengono database e sistemi separati che non sono facilmente accessibili o integrati. Questa frammentazione dei dati rende difficile ottenere una visione completa di studenti, docenti, corsi e prestazioni istituzionali.
3. Tecnologia obsoleta: Molti istituti di istruzione superiore si affidano a sistemi legacy che possono essere obsoleti, poco flessibili o incompatibili con le moderne tecnologie di integrazione. L'integrazione dei dati da questi sistemi legacy può essere complessa e richiedere tempo, richiedendo uno sviluppo personalizzato e un attento coordinamento con i proprietari dei sistemi.
4. Conformità alle normative: Gli istituti di istruzione superiore sono soggetti a vari requisiti normativi relativi alla privacy degli studenti, agli aiuti finanziari, all'accreditamento e alla rendicontazione. Garantire la conformità a queste normative integrando i dati provenienti da più fonti richiede un'attenta pianificazione, una governance dei dati e misure di sicurezza.
5. Qualità e coerenza dei dati: Mantenere la qualità e la coerenza dei dati è una sfida significativa nelle attività di integrazione dei dati. Gli istituti di istruzione superiore possono incontrare problemi come la duplicazione dei record, l'incoerenza dei formati dei dati, l'incompletezza o l'inaccuratezza delle informazioni, che possono ostacolare il processo decisionale e l'efficienza operativa.
6. Interoperabilità: L'interoperabilità tra sistemi e applicazioni diversi è fondamentale per lo scambio di dati e l'automazione del flusso di lavoro senza soluzione di continuità. Tuttavia, i problemi di interoperabilità possono sorgere a causa delle differenze nelle architetture dei sistemi, nelle API e negli standard dei dati, che richiedono un'attenta mappatura e trasformazione dei dati.
7. Collaborazione con le parti interessate: Il successo dell'integrazione dei dati negli istituti di istruzione superiore richiede la collaborazione e l'adesione di diverse parti interessate, tra cui amministratori, docenti, personale, studenti e professionisti IT. Allineare le priorità, risolvere i conflitti e garantire che gli sforzi di integrazione soddisfino le esigenze di tutte le parti interessate può essere impegnativo.
8. Vincoli di risorse: Gli istituti di istruzione superiore devono spesso far fronte a vincoli di risorse, tra cui budget, personale informatico e competenze limitate. L'implementazione di soluzioni di integrazione dei dati può richiedere investimenti significativi in tecnologia, infrastruttura, formazione e supporto, che possono essere difficili da giustificare di fronte a priorità concorrenti.
Affrontare queste sfide richiede un approccio globale che comprenda la pianificazione strategica, il coinvolgimento degli stakeholder, la governance dei dati, l'investimento in moderne tecnologie di integrazione e l'impegno al miglioramento continuo.
Storie di successo nella modernizzazione dell'istruzione superiore
Il passaggio dai sistemi legacy alle moderne applicazioni di cloud è una trasformazione cruciale per le organizzazioni che cercano di ottimizzare le operazioni, migliorare l'efficienza e abbracciare l'innovazione digitale.
Ecco alcuni esempi reali di organizzazioni che hanno intrapreso il percorso di modernizzazione, sfruttando una moderna piattaforma di integrazione, strategie di migrazione dei dati ed ecosistemi API per farsi strada nell'era digitale.
Migrazione dei dati al cloud
Per l'alimentazione dei suoi sistemi più essenziali, lo Skidmore College si affidava a server e software obsoleti ospitati in sede. Questa infrastruttura non solo comportava elevati costi di manutenzione, ma stava anche diventando sempre più ingombrante. I sistemi legacy su cui si basavano avevano integrazioni notoriamente complesse, mancavano di documentazione adeguata per la risoluzione dei problemi e richiedevano competenze difficili da reperire per la modernizzazione.
La piattaforma di integrazione di SnapLogic ha sostituito l'inserimento e l'elaborazione manuale dei dati con operazioni automatizzate. La piattaforma ha facilitato l'estrazione, la trasformazione e il caricamento dei dati da fonti diverse, inaugurando una nuova era di disponibilità dei dati in tempo reale e riducendo drasticamente gli errori manuali. Sistemi obsoleti e macchinosi sono stati trasformati in entità efficienti e reattive.
Con una moderna piattaforma di integrazione, lo Skidmore College ha ottenuto i seguenti vantaggi:
- Integrazione tra piattaforme per studenti e sistemi operativi
- Migrazione dalla sua infrastruttura on-premise a Oracle Cloud
- Semplificare i processi critici per gli studenti, tra cui le ammissioni, le iscrizioni, i pagamenti delle tasse e i documenti d'identità.
"Il prodotto è molto intuitivo e siamo riusciti a certificare 4 sviluppatori in poche settimane".
Direttore aggiunto dello sviluppo delle applicazioni, sistemi aziendali
Modernizzazione da sistemi legacy
Il Rhodes College ha intrapreso un ambizioso progetto di migrazione quinquennale per passare dai sistemi legacy a Workday. Il progetto comprendeva un'ampia gamma di processi critici, tra cui la gestione del ciclo di vita degli studenti, le relazioni con gli ex allievi, le operazioni finanziarie e altro ancora. Sebbene Workday disponga di numerose integrazioni native, l'università disponeva di numerosi altri sistemi non Workday che richiedevano integrazioni personalizzate con Workday o altri sistemi non Workday.
Questo è stato un grosso ostacolo per il team di integrazione, perché non sempre erano disponibili API che collegassero i sistemi nonWorkday. Il team doveva dipendere da una costosa implementazione di terze parti o creare in qualche modo le integrazioni personalizzate, se possibile.
SnapLogic ha aiutato il Rhodes College:
- Riduzione dei sistemi ERP e SIS legacy on-premise da 22 a 1
- Sbloccate le analisi per le metriche aziendali, il reperimento di fondi per i corsi degli studenti, i pagamenti della mensa degli studenti e altro ancora.
- Risparmio del 50% sui costi rispetto all'assunzione di un partner per l'implementazione di Workday
"L'obiettivo [della migrazione] era quello di semplificare l'esperienza degli studenti, modernizzando al contempo la tecnologia sottostante e rendendola più resiliente. SnapLogic è stato trasformativo, permettendoci di collegare sistemi molto diversi tra loro, pur continuando a fornire un'esperienza coerente e semplice ai nostri studenti".
Direttore dell'infrastruttura e delle applicazioni aziendali
Integrazioni e processi più rapidi
All'Università di Boston, i problemi legati all'architettura dei dati dell'ateneo hanno ostacolato la mobilità di studenti, docenti e personale professionale da un sistema all'altro. L'università si affidava molto al dipartimento IT per collegare i sistemi e automatizzare processi come le operazioni di ricerca, la programmazione delle lezioni, i processi finanziari, l'accesso agli edifici e altri. Nel settore dell'ammissione, alcuni processi si basavano su tecnologie obsolete che richiedevano molto lavoro da parte del personale. Nel settore della ricerca, la facoltà aveva bisogno di una connessione più fluida tra i sistemi di formazione e il monitoraggio della conformità della ricerca.
Uno dei problemi principali dell'architettura dei dati dell'università risiedeva nel suo approccio all'integrazione dei dati. L'IT utilizzava un mix di strumenti ETL costruiti in casa con Java e Pearl e uno strumento di integrazione dei dati legacy. Inoltre, creavano elaborati workaround sui mainframe per completare le attività di integrazione. Questi approcci richiedevano un'assistenza e una manutenzione manuale continua. Pur disponendo di strumenti ETL e di integrazione dei dati, l'IT doveva inviare ticket di assistenza al fornitore di integrazione dei dati e scrivere/riscrivere manualmente il codice per soddisfare le richieste di integrazione ogni volta che il codice sorgente dei dati doveva essere modificato.
La BU ha scelto SnapLogic per ottimizzare il processo di presentazione delle domande dell'università per gli uffici di ammissione e di aiuto finanziario e per automatizzare processi come le operazioni di ricerca, la programmazione delle lezioni, l'accesso agli edifici e altri.
Tra i vantaggi aggiuntivi vi sono:
- Velocità di uptime migliorata di 2 volte per velocizzare le connessioni alle applicazioni e la migrazione dei dati
- Elaborazione delle domande di ammissione degli studenti più rapida e senza problemi
- Un processo di gestione dell'identità e dell'accesso senza soluzione di continuità
- Miglioramento delle informazioni, della qualità della ricerca e della sicurezza fisica.
"SnapLogic ci ha permesso di dimezzare i tempi di connessione delle applicazioni e di spostamento di grandi volumi di dati!".
Direttore aggiunto, Integrazione
Modernizzando i loro sistemi attraverso una piattaforma di integrazione di dati e applicazioni, gli istituti di istruzione superiore possono sbloccare il pieno potenziale dei loro dati, migliorare l'efficienza operativa e migliorare l'esperienza degli studenti. Per saperne di più su SnapLogic per l'istruzione superiore.
