Secondo uno studio condotto da Lean Data, il 30% delle organizzazioni gestisce i lead manualmente.
Sorpresi? Anche noi. Dopo tutto, siamo nell'era dell'iper-automazione. Le organizzazioni cercano attivamente di automatizzare i processi manuali, eppure il 22% delle organizzazioni cita la mancanza di automazione e i troppi processi manuali come la loro sfida principale.
Automatizzare l'instradamento dei lead può sembrare complicato, ma non deve esserlo. Grazie all'implementazione di uno stack tecnologico integrato, i team operativi possono impostare facilmente il processo, senza bisogno di codifica.
Che cos'è il lead routing?
L'instradamento dei lead è il processo di distribuzione dei lead tra i rappresentanti di vendita. Di solito, i lead che devono essere inviati alle vendite vengono archiviati nel software CRM e distribuiti tra i rappresentanti di vendita manualmente o attraverso un processo automatizzato. Pertanto, l'instradamento dei lead avviene principalmente attraverso il CRM.
Perché il lead routing automatizzato è importante?
Il lead routing automatizzato distribuisce i potenziali clienti in modo più rapido, preciso ed efficiente rispetto al routing manuale. Ecco i quattro motivi principali per cui l'instradamento automatico dei lead è così prezioso.
1. Allineamento delle vendite e del marketing
Non tutti i lead inbound devono essere inviati alle vendite. I lead a basso intento, come gli utenti che si iscrivono a contenuti riservati, dovrebbero essere coltivati attraverso ulteriori campagne di marketing. I lead ad alto intento, come gli utenti che si iscrivono per una demo del prodotto, dovrebbero essere inviati alle vendite.
Senza un instradamento automatico dei lead, la vostra azienda dovrà separare manualmente i lead a basso intento da quelli ad alto intento. Anche se si definiscono chiaramente gli intenti bassi e alti, potrebbe sorgere un dibattito tra i rappresentanti del marketing e delle vendite su come distribuire i lead. I due gruppi potrebbero essere in disaccordo sul fatto che i partecipanti ai webinar debbano essere considerati lead ad alto o basso intento.
L'instradamento automatico dei lead riduce al minimo questi conflitti richiedendo criteri chiarissimi per definire e assegnare i lead ad alto e basso intento. Questa standardizzazione aiuta il marketing e le vendite a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda, cosa non da poco. Secondo lo studio Moments of Trust di LinkedIn, l'85% dei leader delle vendite e del marketing concorda sul fatto che l'allineamento tra i due team è "la maggiore opportunità per migliorare le prestazioni aziendali".
2. Tempi di risposta più rapidi
I clienti si aspettano di essere contattati rapidamente dopo aver compilato un modulo di contatto su un sito web. Harvard Business Review ha pubblicato uno studio che suggerisce che un tempo di risposta inferiore ai cinque minuti offre le migliori probabilità di qualificare un lead. Dopo i 50 minuti, le possibilità di qualificare il lead diminuiscono del 400%.
Tuttavia, uno studio del 2017 condotto da Drift ha dimostrato che solo il 7% delle aziende è riuscito a rispettare questi tempi di risposta. E il 55% non richiama mai. Con il routing automatizzato dei lead, potete entrare a far parte di quel 7%.
Durante l'instradamento automatico dei lead, questi vengono assegnati a un rappresentante disponibile nel momento in cui un potenziale cliente compila un modulo, dando al rappresentante tutto il tempo necessario per chiamare il potenziale entro i cinque minuti. Con l'instradamento manuale, invece, è probabile che passino ore, se non giorni, prima che tutti i lead in entrata vengano assegnati a diversi rappresentanti, i quali inviano e-mail o chiamano il prospect/cliente.
3. Distribuzione efficiente dei contatti
Secondo LeanData, il 67% dei professionisti delle vendite B2B si scontra con "l'assegnazione dei lead ai proprietari sbagliati". L'instradamento manuale lascia spazio all'errore umano. Ma con l'instradamento automatizzato dei lead, le possibilità di errore sono minime.
Impostate regole personalizzate specifiche per la vostra organizzazione, utilizzate il metodo round-robin (di cui parleremo più avanti) e aggiungete linee guida di distribuzione basate sul territorio: non c'è limite. Il CRM si atterrà alle regole da voi definite, eliminando ogni possibilità di errore o duplicazione.
4. Maggiore larghezza di banda per i leader delle vendite
L'instradamento automatico dei lead libera il tempo del responsabile delle vendite.
Secondo Gartner, il 52% dei responsabili delle vendite ritiene che i processi organizzativi ostacolino lo svolgimento del proprio lavoro. La distribuzione manuale dei lead è solo uno di questi processi.
Dividere equamente i contatti tra cinque persone con il metodo del round-robin, in modo che tutti abbiano una quantità uguale di contatti, è semplice. Ma se si aggiungono altre regole di routing, come il territorio e la competenza, e si porta il team a 20 persone, è facile che si passi un'ora o più al giorno a distribuire i contatti.
La gestione automatizzata dei lead libera quell'ora nella giornata del leader delle vendite. In questo modo, possono utilizzare quell'ora per concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi di vendita, sulla priorità dello sviluppo delle competenze del team e sulla crescita dei territori.
Come automatizzare l'instradamento dei lead?
Il modo in cui automatizzare l'instradamento dei lead dipende dal vostro strumento CRM e dalla sua capacità di gestire i dati in tempo reale e di seguire le regole di distribuzione dei lead.
Per automatizzare l'instradamento in qualsiasi CRM, è necessario prima impostare un metodo di distribuzione, ad esempio:
- Il metodo round-robin: I lead sono distribuiti uniformemente tra tutti i rappresentanti di vendita. Il CRM segue un elenco sequenziale di rappresentanti per assegnare i lead e lo ripete una volta completata una rotazione dell'elenco. Ecco come impostarlo in Salesforce.
- Bilanciamento del carico: I lead vengono distribuiti in base alla disponibilità e al carico di lavoro. Ecco come si può impostare in Microsoft Dynamics 365.
- Distribuzione basata sul territorio: I lead provenienti da determinati territori vanno ai rappresentanti di vendita che li gestiscono. Ecco come fare con LeanData.
Oltre a impostare un metodo di distribuzione, è necessario impostare la fusione dei lead. Quando lo stesso indirizzo e-mail arriva da più fonti, il CRM deve identificarlo e unire le nuove informazioni a quelle vecchie. In questo modo, se un cliente compila più moduli, non sarà considerato ogni volta un nuovo lead. Ecco come gestire la fusione dei lead in Zoho CRM.
Dopo aver impostato la fusione dei lead, dovrete progettare il flusso dei dati di contatto, dal momento in cui un utente compila un modulo fino a quando il lead viene assegnato a un rappresentante di vendita. Questo flusso sarà diverso in ogni organizzazione, ma in generale va dai canali di outreach agli strumenti di marketing automation al CRM.
Per mappare il percorso dei lead, assicurarsi che:
- Tutte le fonti di lead possono essere integrate con il vostro strumento di automazione del marketing (come Marketo o HubSpot).
- Lo strumento di automazione del marketing funziona con il vostro CRM (come Zendesk o Salesforce).
- I lead possono essere assegnati in tempo reale in base alle regole definite nel CRM.
Tutto questo funziona anche senza una piattaforma di marketing integration se le fonti di lead, gli strumenti di marketing automation e gli strumenti di vendita possono essere integrati direttamente tra loro. Tuttavia, è probabile che non tutti gli strumenti del vostro stack tecnologico si integrino tra loro. È qui che SnapLogic può aiutarvi.
La nostra piattaforma di integrazione dei dati è in grado di collegare tutti gli strumenti del vostro stack tecnologico, in modo che possiate ottenere i dati dei lead nel vostro CRM in tempo reale. Con l'aiuto della piattaforma di integrazione di SnapLogic, potete:
- Raccogliere lead da Google Ads, LinkedIn Ads, Drift, ChatBot e strumenti simili
- Inviare i contatti a Marketo, HubSpot o a qualsiasi altro strumento di marketing.
- Inviare i lead a Microsoft Dynamics, Salesforce o qualsiasi altro CRM di vostra scelta, dopo che lo strumento di marketing li ha identificati come lead qualificati per il marketing(MQL).
- Aggiornare il team di vendita tramite Slack o uno strumento di comunicazione simile, dopo che il CRM ha smistato i lead ai rappresentanti di vendita.
Ecco come automatizzare il lead routing con SnapLogic.
Rafforzate il vostro team di vendita con l'instradamento automatico dei lead
L'instradamento automatico dei lead aiuta in egual misura il leader delle vendite e i rappresentanti. Il leader non deve distribuire manualmente i lead e i rappresentanti non devono rivolgersi al leader per ottenere nuovi lead.
Volete iniziare ad automatizzare il vostro processo di lead routing? Prenotate oggi stesso una demo con SnapLogic. Il nostro team vi spiegherà come collegare i vostri strumenti di vendita, in modo che il vostro stack tecnologico possa occuparsi della distribuzione dei lead.
