Il team finanziario è il cuore di ogni organizzazione. È il team che finanzia tutte le operazioni, dallo sviluppo dei prodotti, al marketing, alle vendite, ai servizi, e gestisce le entrate e i pagamenti dai clienti e dai partner. In questa serie di blog intitolata "Automatizzare le operazioni finanziarie", analizzerò da vicino le principali sfide che affliggono le organizzazioni finanziarie quando integrano i loro sistemi ERP, esaminerò i processi finanziari più comuni e identificherò le automazioni più semplici da realizzare che possono fornire un valore enorme alle organizzazioni.
Le sfide delle piccole e medie imprese (PMI) e delle grandi organizzazioni (imprese) sono diverse. Le PMI spesso utilizzano sistemi ERP diversi dalle loro controparti più grandi. I sistemi ERP delle PMI, come NetSuite e Sage, sono in genere facili da configurare e installare. Spesso vengono utilizzati così come sono, senza alcuna personalizzazione, e possono offrire meno funzionalità rispetto ai sistemi ERP aziendali come SAP ECC, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance e di conseguenza sono molto meno costosi.
Ecco le 3 principali sfide da affrontare quando si integra un sistema ERP con altri sistemi di registrazione.
Processi aziendali variabili
Un processo aziendale con eccezioni limitate o nulle è molto più facile da automatizzare. Ma nel mondo reale, il più delle volte, non è così. Il vostro team potrebbe aver definito un processo, ma la vostra organizzazione deve essere flessibile quando lavora con clienti esterni, partner e fornitori che seguono un processo diverso.
Ad esempio, alcuni clienti emettono un ordine di acquisto (PO) solo dopo l'emissione di una fattura, mentre altri possono emettere un PO senza fattura. Quindi, se il vostro team di solito non emette una fattura prima di aver visto un ordine d'acquisto da parte del cliente, dovrete consentire un'eccezione quando servite un certo gruppo di clienti.
Questa variabilità introduce complessità nel processo di gestione dei crediti e complica qualsiasi progetto di integrazione/automazione. Inoltre, se non c'è chiarezza sui processi dei clienti/partner o se il team di vendita fa ipotesi sbagliate, i pagamenti e il riconoscimento dei ricavi possono subire ritardi.
Silos di dati
Prima dell'avvento delle applicazioni SaaS, il software aziendale era omogeneo. Molte organizzazioni grandi e piccole utilizzavano grandi suite di software ERP per le loro esigenze di contabilità, finanza, tasse, gestione delle spese e pianificazione. Queste grandi suite di software provenivano dallo stesso fornitore, quindi funzionavano bene insieme, ma erano molto costose. Inoltre, c'erano meno opportunità di adottare un altro strumento per una funzionalità di cui il team aveva bisogno ma che il software non forniva.
Oggi, però, molte organizzazioni hanno adottato un approccio "best-of-breed" per le applicazioni. Questo approccio consente agli utenti di trovare lo strumento migliore per il lavoro. Oggi i team finanziari utilizzano strumenti come le piattaforme CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics 365 for Sales, ecc.) per la RA, le piattaforme di gestione delle spese (SAP Concur, Expensify, ecc.) per la gestione delle spese dei dipendenti, un'applicazione bancaria per connettersi facilmente al sistema bancario per i bonifici e i trasferimenti di denaro, strumenti per i conti correnti (Bill.com/Tipalti) per i conti fornitori (AP) e così via.
Con così tanti silos di dati, l'integrazione di questi sistemi finanziari è diventata supercritica per un'efficiente chiusura di fine mese/anno, un'accurata pianificazione finanziaria e un reporting di revisione senza errori.
Frammentazione e complessità dell'integrazione
Un interessante effetto collaterale delle applicazioni best-of-breed è la frammentazione delle integrazioni. Nella maggior parte dei casi, le applicazioni che ruotano intorno all'applicazione ERP, che io chiamo applicazioni satellite, come Avalara utilizzata per il calcolo delle imposte sulle vendite, forniscono un'integrazione con il sistema ERP. Lo stesso vale per altri sistemi di registrazione nelle categorie di gestione delle spese, gestione dei costi e gestione dei debiti.
Sebbene questo approccio sia conveniente all'inizio, quando si adotta un'applicazione satellite, a lungo termine non è sostenibile, in quanto frammenta lo sviluppo e la visualizzazione delle integrazioni che sono fondamentali per l'azienda. Uno sviluppatore di integrazioni deve conoscere a fondo tutti questi sistemi satellite per creare e mantenere le integrazioni.
Alcune organizzazioni creano queste integrazioni nell'applicazione ERP, ma spesso le applicazioni ERP non forniscono integrazioni precostituite per la maggior parte delle applicazioni del loro ecosistema. E per quelle per cui esistono integrazioni, è necessario ricorrere all'aiuto di un consulente ERP per creare e mantenere tali integrazioni. Anche gli utenti che utilizzano regolarmente queste applicazioni ERP non hanno gli strumenti per creare integrazioni e devono affidarsi a esperti esterni.
Una piattaforma per gestire le integrazioni ERP
In sintesi, le principali sfide nell'integrazione dei sistemi ERP sono dovute alla variabilità dei processi aziendali, al crescente numero di silos di dati e alla frammentazione e complessità di queste integrazioni. È possibile superare molte di queste sfide con la giusta piattaforma di integrazione. Nel blog della prossima settimana, esaminerò alcuni processi aziendali finanziari comuni che richiedono l'integrazione tra l'ERP e altri sistemi di registrazione.
