Il 95% dei responsabili delle risorse umane prevede di "elevare le risorse umane attraverso la digitalizzazione" nel 2022 e oltre. Questa digitalizzazione si concentra principalmente sull'automazione delle attività amministrative tradizionali. L'automazione delle risorse umane consiste nell'uso di flussi di lavoro automatizzati per gestire le attività HR con un coinvolgimento umano minimo. L'automazione aiuta a raggiungere una maggiore efficienza e produttività e libera il tempo per concentrarsi sull'innovazione e sulla collaborazione.
Tutti i processi HR che consistono in attività manuali ripetitive, come il reclutamento, l'inserimento e il disinserimento dei dipendenti, la gestione e l'analisi dei dati, dovrebbero essere automatizzati, in modo che il team HR possa concentrarsi sull'aspetto umano delle risorse umane e lasciare le attività manuali alla tecnologia più avanzata.
Automazione del reclutamento
L'automazione può far risparmiare tempo prezioso nel processo di reclutamento. Con l'automazione del reclutamento, è possibile ridurre i tempi di assunzione e scalare rapidamente.
Il tempo mediano di assunzione per i diversi ruoli lavorativi varia da 33 a 49 giorni. Nel corso di questi giorni, i professionisti delle risorse umane trovano i candidati, li esaminano, valutano le loro competenze, conducono colloqui e fanno offerte. Ogni aspetto del processo di reclutamento è ad alta intensità di lavoro e richiede una grande quantità di lavoro manuale. Prendiamo ad esempio la programmazione: il 67% dei selezionatori dichiara di impiegare da mezz'ora a due ore per programmare un solo colloquio.
Con così tanto tempo speso in processi diversi e il risultato di più di un mese per assumere un solo candidato, il reclutamento può davvero beneficiare dell'automazione dei processi.
Come si può automatizzare il reclutamento?
Potete automatizzare il reclutamento nella vostra organizzazione introducendo una piattaforma di integrazione che funzioni con tutte le app attualmente in uso per i diversi processi di reclutamento.
Quando si dispone di una piattaforma centrale in grado di comunicare con tutte le applicazioni, è possibile creare un flusso di lavoro in cui il rappresentante delle risorse umane inserisce i requisiti del candidato nel sistema e l'automazione entra in azione. Ciò significa che i candidati vengono selezionati, esaminati e programmati per i colloqui e le valutazioni, con la piattaforma di integrazione che prende i dati dall'app di screening e li invia all'app di programmazione, dall'app di programmazione all'app di valutazione e così via.
Il flusso di lavoro può cambiare a seconda del numero di processi e applicazioni coinvolti nel processo di reclutamento dell'organizzazione.
Inserimento dei dipendenti
Un'ottima esperienza di onboarding dovrebbe portare il dipendente a sentirsi più preparato ad assumere il proprio ruolo. Secondo Gallup, solo il 29% dei dipendenti si sente pronto per il nuovo ruolo dopo aver seguito un programma di onboarding. Ciò significa che c'è un ampio margine di miglioramento nei programmi di onboarding attualmente utilizzati dalle organizzazioni. L'automazione può aiutarvi a migliorare il vostro programma gestendo le attività ripetitive e permettendovi di concentrarvi sulle conversazioni che avete durante gli incontri individuali.
Per automatizzare l'onboarding, è necessario un flusso di lavoro simile a quello discusso in precedenza:
- Inserite un elenco di tutti i nuovi assunti in un'app o nel vostro HRIS (sistema informativo delle risorse umane).
- L'app invia queste informazioni a diverse altre applicazioni, come l'LMS (learning management system), le app utilizzate dai team IT e payroll e le app utilizzate dal team amministrativo.
In base alle informazioni inserite su ciascun candidato, il sistema deve assegnare postazioni o dispositivi, formazione, compagni di viaggio, nuovi account, informazioni di accesso e così via. I nuovi assunti dovrebbero poi ricevere le e-mail relative ai loro nuovi account e corsi.
Senza l'automazione, è necessario seguire l'IT, l'amministrazione, L&D e i nuovi assunti stessi via e-mail. Con l'automazione, basta caricare un elenco in un sistema e il resto si occupa da solo.
Esistono diversi strumenti che gestiscono tutti gli aspetti dell'onboarding. Ad esempio, la formazione tecnica assegnata ai nuovi assunti di solito si trova nell'LMS e non nel sistema HRIS. Il team IT crea nuovi account dopo aver ricevuto un'e-mail o una nuova richiesta nel sistema di gestione dei progetti. Affinché questa automazione funzioni, è necessario che più sistemi all'interno e all'esterno del settore delle risorse umane collaborino tra loro. Come nell'esempio precedente, una piattaforma centrale aiuterà a realizzarla, poiché controllerà il flusso di lavoro.
Gestione dei dati dei dipendenti
L'automazione della gestione dei dati dei dipendenti garantisce la conformità alle normative e facilita la raccolta e l'aggiornamento dei dati dei dipendenti. Qualsiasi violazione di regolamenti come il FCRA, il FACT Act o il GDPR può comportare multe e danni alla vostra reputazione.
Senza l'automazione della gestione dei dati, si può perdere traccia di quanti sistemi contengono i dati dei dipendenti e si può diventare responsabili di azioni legali e multe se i dati vengono compromessi.
Con la gestione automatizzata dei dati, saprete esattamente dove risiedono i dati dei dipendenti, chi li gestisce, come viaggiano da un sistema all'altro e come sono protetti.
La raccolta dei dati può essere automatizzata creando sistemi in cui i dipendenti possono inviare tutti i documenti in un formato specifico. Ad esempio, potete chiedere ai vostri dipendenti di inviare tutti i documenti in formato PDF sulla base dei vostri modelli e dare loro un solo portale per caricare tutti i documenti.
La sicurezza dei dati può essere automatizzata utilizzando un software che rileva, indaga e risponde alle minacce informatiche.
È inoltre possibile creare flussi di lavoro per aggiornare i dati dei dipendenti nel database quando questi vengono promossi, si sposano o si trasferiscono in un altro reparto o sede.
Se nella vostra organizzazione i dati dei dipendenti sono suddivisi in silos, sarebbe una buona idea spostare tutto su una piattaforma centrale e impostare processi per tracciare il flusso dei dati da un'applicazione all'altra. In Texas, ad esempio, lo Stato raccomanda di cancellare accuratamente i dati dei dipendenti dai dispositivi che si intende dismettere. Questo sarebbe più facile se la gestione dei dati dei dipendenti fosse automatizzata e se si sapesse esattamente quali dispositivi contengono i dati dei dipendenti.
Analisi delle persone
Automatizzando l'analisi delle persone, i responsabili delle risorse umane possono prendere decisioni basate sui dati per migliorare la fidelizzazione, la produttività, i processi e l'esperienza dei dipendenti.
Per automazione dell'analisi delle persone si intende l'automazione della raccolta e dell'analisi dei dati. È possibile automatizzare l'intero processo collegando tutte le fonti di dati di analisi delle persone e inserendo tutti i dati da più fonti nel software di business intelligence.
Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro che tenga traccia di punti di dati come i tassi di soddisfazione dei dipendenti e i tassi di turnover dei dipendenti nell'arco di un anno. Se scoprite una correlazione tra bassi tassi di soddisfazione e alti tassi di turnover, potete approfondire le ragioni dei bassi tassi di soddisfazione introducendo nuovi punti di dati nel flusso di lavoro.
Ad esempio, è possibile monitorare e confrontare i tassi di soddisfazione dei dipendenti che lavorano da casa qualche giorno alla settimana con quelli che lavorano da remoto.
È possibile iniziare a tracciare i punti di dati preesistenti o introdurne di nuovi attraverso nuove fonti, purché si disponga di una piattaforma in grado di gestire i dati provenienti da più fonti. Stabilendo degli standard per garantire la qualità dei dati, tracciando i punti di dati importanti per voi e analizzando i dati in tempo reale, potrete vedere come i vostri dipendenti rispondono alla vostra cultura organizzativa e trovare nuovi modi per migliorarla.
Disimpiego dei dipendenti
L'automatizzazione del processo di pensionamento dei dipendenti facilita la transizione per entrambe le parti. Si facilita il recupero delle risorse software e hardware, come i dati generati dai dipendenti e i dispositivi aziendali. Inoltre, si proteggono i dati recuperando tutti i file importanti e revocando l'accesso ai dipendenti in modo tempestivo. Inoltre, si crea una cultura del lavoro positiva, in cui i dipendenti sanno di potersi ricandidare in futuro.
Per automatizzare l'offboarding, è necessaria una piattaforma in grado di funzionare con tutti gli altri sistemi dell'organizzazione. Ecco perché:
- Le informazioni sulle buste paga e sui pagamenti in sospeso sono disponibili in Finanza.
- L'IT dispone dei sistemi per revocare l'accesso ai dipendenti.
- Le risorse umane hanno un'app che pianifica i colloqui di uscita. Inoltre, registrano le informazioni raccolte durante il colloquio di uscita in un altro sistema/app.
Ciò significa che durante il processo di offboarding vengono utilizzate più applicazioni diverse. Un flusso tempestivo di informazioni tra queste applicazioni significa un processo più fluido. Con una piattaforma di integrazione centrale, è possibile integrare queste applicazioni e creare un flusso di lavoro che entra in azione ogni volta che un dipendente dà il suo preavviso.
L'integrazione è la chiave dell'automazione delle risorse umane
Finora abbiamo parlato di cinque processi HR e di come possono essere automatizzati introducendo una piattaforma di integrazione. In realtà, tutti i processi HR in cui sono coinvolte attività manuali e strumenti multipli possono essere automatizzati utilizzando una piattaforma che si integra con altre applicazioni e guida il flusso di lavoro inviando e ricevendo dati da ciascuna applicazione. Il flusso di lavoro sarà simile a questo:
Per automatizzare i processi HR, abbiamo bisogno di una piattaforma intelligente per guidare il processo, perché non tutte le app HR possono essere integrate direttamente con altre app.
Ottenere l'automazione delle risorse umane con SnapLogic
L'automazione delle risorse umane aumenta l'efficienza e consente al team delle risorse umane di concentrarsi sulla creazione di relazioni e di una cultura del lavoro positiva all'interno dell'organizzazione. Secondo McKinsey, entro il 2025 i dipendenti avranno più tempo a disposizione per concentrarsi su collaborazione, comunicazione e innovazione, grazie all'automazione della maggior parte delle attività ripetitive.
Per ottenere un'automazione completa delle risorse umane, è possibile utilizzare una piattaforma di integrazione come SnapLogic e il team delle risorse umane può concentrarsi sull'aspetto umano delle risorse umane e lasciare le attività manuali alla tecnologia più recente.
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