Aujourd‘hui, les entreprises investissent de plus en plus dans l‘automatisation. Sur la base d‘une enquête menée par McKinsey auprès de cadres de différents secteurs, le cabinet estime que 25 % des dépenses d‘investissement seront consacrées à des systèmes automatisés au cours des cinq prochaines années.
En 2023, la question n‘est donc pas de savoir si vous devez recourir à l‘automatisation - votre entreprise le fait probablement déjà dans une certaine mesure. La question est de savoir si votre entreprise tire pleinement parti de l‘automatisation ou si elle passe à côté d‘opportunités.
Nous sommes là pour vous aider. Dans cet article, nous allons décomposer les tâches que vous pouvez automatiser, les étapes pour mettre en place des automatisations, et une liste d‘outils pour automatiser les processus dans tous les départements.
Qu‘est-ce que l‘automatisation des tâches ?
L‘automatisation des tâches est le processus qui consiste à utiliser des outils et des logiciels pour gérer des tâches de manière autonome, sans intervention humaine. Les particuliers et les organisations peuvent automatiser des tâches simples, comme la facturation et l‘envoi de courriels, et des tâches complexes, comme le traitement des paiements et la livraison de colis.
Cette automatisation permet aux entreprises d‘évoluer sans augmenter leur personnel et d‘accomplir les tâches rapidement et avec précision. Elle permet également aux membres de l‘équipe de se concentrer sur des projets stratégiques complexes plutôt que sur des tâches simples et répétitives.
Types de tâches pouvant être automatisées
Aujourd‘hui, presque toutes les tâches professionnelles peuvent être automatisées, de la génération de rapports à l‘envoi de courriels aux clients. Vous ne savez pas par où commencer ? Pensez à ces catégories de tâches automatisées pour chaque département de votre entreprise.
Tâches RH
Votre équipe RH ne devrait pas avoir à gérer manuellement la paie mensuelle ou à assembler des listes de contrôle pour l‘accueil des nouveaux arrivants. Ces tâches prennent beaucoup de temps, mais elles sont relativement simples à exécuter, ce qui les rend parfaitement adaptées à l‘automatisation.
Envisagez d‘automatiser ces tâches RH :
- Envoi des courriels de réponse aux candidatures.
- Effectuer des contrôles de qualité sur les feuilles de temps.
- Envoi de la paie une fois que les feuilles de temps sont approuvées.
- Extraction de chiffres, de contrats et de formulaires pour la préparation de l‘impôt.
Pour en savoir plus sur l‘automatisation des RH, consultez notre site eBook, Qu‘est-ce que l‘automatisation des RH et quelles tâches pouvez-vous automatiser grâce à elle ?
Tâches de soutien
Que vous gériez l‘assistance par chat en direct ou par téléphone, il existe des dizaines de tâches que vous pouvez automatiser pour aider votre équipe à résoudre plus rapidement les questions ou les problèmes des clients.
Envisagez d‘automatiser ces tâches d‘assistance :
- Envoi de courriels de mise à jour des commandes.
- Envoi d‘une campagne d‘accueil au goutte-à-goutte.
- Programmation des rendez-vous de l‘assistance technique.
- Effectuer un contrôle de qualité pour s‘assurer que tous les problèmes sont correctement enregistrés.
- Extraction de données pour les rapports.
Tâches financières
Au lieu de saisir manuellement les données dans des feuilles de calcul, les équipes financières peuvent utiliser l‘automatisation pour gagner du temps et minimiser les erreurs, ce qui rend leurs analyses plus fiables.
Envisagez d‘automatiser ces tâches financières :
- Envoi des factures aux clients.
- Envoi des reçus pour les paiements effectués par les clients.
- Assurer la gestion des dépenses et des remboursements.
- Traiter les processus de clôture de fin de mois.
- Effectuer des prévisions de la demande.
Pour en savoir plus sur l‘automatisation des finances, consultez notre site eBook, Finance Automation : Un guide rapide pour apprendre comment les tâches sont automatisées.
Tâches de marketing
Au lieu d‘adapter manuellement chaque campagne, les spécialistes du marketing peuvent utiliser l‘automatisation pour personnaliser rapidement la communication avec les clients, ce qui améliore l‘acquisition et le chiffre d‘affaires.
Envisagez d‘automatiser ces tâches de marketing :
- Synchronisation des informations sur les prospects entre les outils et les logiciels de marketing.
- Effectuer des rapports et des analyses sur les campagnes.
- Assurer l‘acheminement des prospects dans plusieurs départements.
- Catégorisation des prospects.
Pour en savoir plus sur l‘automatisation du marketing, consultez notre site eBook, Qu‘est-ce que l‘automatisation du marketing et quels sont les outils qui la permettent ?
Tâches du gestionnaire d‘équipe
L‘automatisation des tâches aide les managers et leurs équipes à rester productifs sans sacrifier leur temps et leur bien-être - qu‘il s‘agisse de transformer automatiquement les notes de réunion en tâches ou d‘envoyer des mises à jour sur les projets.
Envisagez d‘automatiser ces tâches de gestion d‘équipe :
- Suivi de l‘avancement des tâches.
- Produire des rapports sur les performances de l‘équipe.
- Envoi d‘alertes pour les tâches ou les étapes en retard.
- Partager les notes de réunion avec les participants.
Tâches liées aux données
En matière de gestion des données, l‘automatisation est essentielle. Elle permet aux organisations d‘analyser sans délai de grandes quantités d‘informations et de prendre rapidement des décisions éclairées. L‘automatisation aide également les entreprises à maintenir leurs données propres et exactes.
Envisagez d‘automatiser ces tâches liées aux données:
- Extraction des données.
- Nettoyage et normalisation des données.
- Effectuer la modélisation des données.
- Réalisation d‘une cartographie des données.
- Effectuer l‘intégration des données.
- Assurer la gouvernance des données.
Comment automatiser une tâche
Utilisez notre processus en quatre étapes pour déterminer correctement ce qui doit être automatisé, puis créez un plan pour le faire :
Étape 1 : Identifier les tâches à automatiser
Commencez par vous poser la question : Qu‘est-ce que j‘essaie d‘accomplir ?
L‘automatisation des tâches peut être aussi simple que la vérification des mentions de votre marque ou de votre produit dans les médias sociaux ou aussi complexe que l‘acheminement des demandes de service vers les agents d‘assistance en fonction de leurs compétences.
L‘essentiel est d‘identifier les tâches que vous souhaitez automatiser. Ensuite, vous devez les classer par ordre de priorité en fonction de leur impact sur l‘entreprise, des ressources dont vous disposez et du caractère raisonnable du processus d‘automatisation.
En général, les tâches qui se prêtent le mieux à l‘automatisation sont les suivantes :
- Répétitif.
- Basé sur des règles.
- Non créatif.
- Prévisible.
Une fois que vous avez identifié les tâches que vous souhaitez automatiser, demandez-vous pourquoi elles doivent l‘être. Supposons que vous souhaitiez acheminer automatiquement les demandes d‘assistance en fonction de l‘expérience des agents pour gagner du temps. Cet objectif a du sens si vous disposez d‘une grande équipe d‘agents d‘assistance aux compétences variées, mais il ne vous fera probablement pas gagner beaucoup de temps si vous n‘avez qu‘une équipe de deux agents.
Si l‘automatisation se justifie en fonction de l‘objectif de votre tâche, commencez à mettre en place des processus. Les agents peuvent avoir besoin d‘entrer leurs compétences dans leur profil sur votre CRM, tandis que le responsable de l‘équipe d‘assistance doit examiner régulièrement les données de performance des tickets pour voir si le routage accélère les résolutions.
Étape 2 : Choisir une solution adaptée à vos besoins
Bien qu‘il soit possible de créer des automatismes à partir de zéro, le processus est assez technique et prend du temps. Pour de nombreuses organisations, la solution la plus simple consiste à utiliser un système d‘automatisation plateforme.
Évaluez les plateformes d‘automatisation en fonction des tâches que vous avez décidé d‘automatiser à l‘étape 1. D‘une part, si vous envisagez d‘automatiser une série de tâches simples dans différents services, vous aurez probablement besoin d‘un outil polyvalent.
D‘un autre côté, vous aurez peut-être besoin d‘un outil d‘automatisation spécialisé si vos tâches sont concentrées dans un seul département. Il existe de nombreuses plateformes d‘automatisation conçues pour les équipes de marketing, de vente et d‘assistance.
Si vous souhaitez explorer les plateformes d‘automatisation, nous présenterons trois options principales plus loin dans ce billet.
Étape 3 : Choisir les données à utiliser pour déclencher l‘automatisation
Les plateformes d‘automatisation des tâches doivent souvent extraire des données d‘autres outils pour compléter l‘automatisation. Ces données comprennent généralement des informations sur la tâche à accomplir, les ressources nécessaires à sa réalisation et les dépendances éventuelles par rapport à d‘autres tâches.
Au lieu que les utilisateurs saisissent manuellement ces données, les plateformes d‘automatisation peuvent extraire les informations des sources avec lesquelles elles s‘intègrent, qu‘il s‘agisse d‘un outil de gestion de projet ou d‘un fournisseur de courrier électronique. Le site plateforme utilise alors les données pour accomplir la tâche définie.
Réfléchissez aux données que votre site d‘automatisation plateforme devrait extraire pour accomplir les tâches que vous souhaitez automatiser. Voici quelques exemples :
- Envoi de données CRM à une solution d‘analyse pour l‘établissement de rapports d‘assistance automatisés.
- Disposer d‘un logiciel d‘automatisation du marketing qui récupère les données relatives aux commandes afin de personnaliser les flux d‘e-mails.
- Connecter votre annuaire d‘employés à votre fournisseur de formation pour améliorer les processus d‘intégration.
Vérifiez votre système d‘automatisation plateforme pour vous assurer qu‘il est capable de se connecter aux outils qui disposent des données nécessaires à vos tâches.
Étape 4 : Testez votre automatisation plateforme et apportez les modifications nécessaires
Une solution d‘automatisation comporte de nombreux composants différents qui interagissent les uns avec les autres et s‘exécutent dans un certain ordre. Ces interactions entre les composants sont appelées interdépendances. Si un composant tombe en panne, c‘est tout le système qui tombe en panne et ne peut pas fonctionner correctement.
Testez les tâches automatisées pour trouver toutes ces interdépendances et assurez-vous qu‘elles fonctionnent correctement avant de les utiliser pour vos opérations. Si vous disposez d‘un environnement de test distinct de votre environnement de production, vous pouvez y exécuter les tests automatisés. Vous pouvez également exécuter les tests sur un serveur de transit qui reflète le serveur de production avec toutes ses données.
Ce qu‘il faut rechercher dans un outil d‘automatisation des tâches
De nombreux facteurs doivent être pris en compte lors du choix d‘un outil d‘automatisation. La bonne solution doit :
- Intégrer vos systèmes et données existants.
- Gérez la complexité de vos données.
- Vous permet d‘évoluer en fonction de la croissance de votre entreprise.
- Soyez convivial pour les membres de votre équipe.
- Assister plusieurs utilisateurs (internes ou externes) dans différents départements.
- Traiter différents types de données à des vitesses optimales.
- Fournir des rapports et des analyses.
Vous avez besoin d‘un outil d‘intégration d‘applications basé sur cloud plateforme qui vous permet de connecter des applications, des données et des appareils afin d‘automatiser les workflows et les processus. SnapLogic est l‘un de ces outils.
L‘automatisation des tâches passe à la vitesse supérieure avec SnapLogic
Notre site plateforme permet aux utilisateurs de créer rapidement et facilement des solutions d‘automatisation des tâches sans code ni script. Vous pouvez également vous connecter à un large éventail d‘applications et de sources de données, y compris des sources sur site, basées sur cloud, et des sources de données volumineuses.
Les Snaps sont la caractéristique principale de SnapLogic. Il s‘agit de connecteurs préconstruits qui peuvent être utilisés pour se connecter à n‘importe quelle source de données, qu‘elle soit sur site ou sur le site cloud. Avec les Snaps, vous pouvez rapidement et facilement connecter vos sources de données sans avoir à écrire de code spécial. Voici quelques-uns des meilleurs exemples de tâches automatisées que vous pouvez mettre en place :
- Récupérer et consommer des données à partir de Kafka et les transmettre à un pipeline en aval.
- Créer des liens, des pièces jointes, des recherches, des transitions, des votes et des observateurs dans Jira.
- Personnaliser les campagnes et les ressources de Marketo en fonction de la personnalité de l‘acheteur et de l‘étape du parcours de l‘acheteur.
- Configurer les comptes des nouveaux employés dans Microsoft Teams ou supprimer les comptes des employés qui quittent l‘entreprise.
- Automatiser les opérations de vente depuis la commande d‘un nouveau client jusqu‘à l‘expédition de la commande dans Shopify.
- Création/mise à jour automatique des prospects dans Workday lorsqu‘une opportunité est créée dans Salesforce.
SnapLogic vous permet de connecter rapidement et facilement vos applications, afin d‘automatiser un grand nombre de tâches, notamment la saisie, la synchronisation et le traitement des données. Avec plus de 600 Snaps, notre site plateforme facilite la création de tâches automatisées, sans code, dans tous les départements.
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