Vom Normalen zum Neuen Normalen: Die digitale Transformation des Smith College

Dayle Hall:

Hallo. Sie hören gerade unseren Podcast "Automatisierung des Unternehmens". Ich bin Ihr Gastgeber, Dayle Hall. Dieser Podcast soll Unternehmen Einblicke und bewährte Verfahren zur Integration, Automatisierung und Umgestaltung des Unternehmens vermitteln.

Unser heutiger Gast ist Julia Keller, die Direktorin für Unternehmensdaten und Integrationsdienste am Smith College. Sie hat über ein Jahrzehnt am Smith College verbracht und hilft nun, die Initiativen zur digitalen Transformation des Colleges zu leiten. Julia, wir freuen uns sehr, dass Sie heute bei uns sind. Willkommen in der Sendung.

Julia Keller:

Ich danke Ihnen. Ich bin froh, hier zu sein.

Dayle Hall:

Wir werden heute über viele Dinge sprechen, die Sie in Ihrer Arbeit tun. Aber bevor wir anfangen, erzählen Sie uns doch ein paar Minuten über Ihren Hintergrund, woher Sie kommen, wie Sie ans Smith College gekommen sind und warum diese Arbeit für Sie so wichtig ist.

Julia Keller:

Ja, absolut. Ich bin also seit insgesamt fast 15 Jahren am Smith College. Angefangen habe ich in einem funktionalen Bereich des Smith College in der Förderungsabteilung, wo ich mich mit Fundraising und Alumni-Beziehungen sowie der Berichterstattung und den damit verbundenen Daten beschäftigt habe. Vor etwa 12 Jahren wechselte ich dann in die zentrale IT-Abteilung. Meine Geschichte bei Smith ist sehr abwechslungsreich. Ich hatte etwa 10 verschiedene Positionen bei Smith. Sie haben mich also beschäftigt und interessiert gehalten, was großartig ist. Das Smith College hat einen großartigen Auftrag: Frauen mit herausragenden Fähigkeiten für ein erfülltes Leben auszubilden.

Und ich bin wirklich froh, ein Teil davon zu sein, da wir alle Funktionen des Colleges unterstützen können. Ich meine, wir sind an allem beteiligt. Die Integration verbindet alle Dinge miteinander. Wir haben also die Möglichkeit, mit allen Bereichen in Berührung zu kommen, und das finde ich wirklich lustig und interessant. Ich studiere auch Systemtechnik an der Worcester Polytechnic. Ich habe etwa die Hälfte des Studiums hinter mir.

Dayle Hall:

Sie sind also im Moment überhaupt nicht beschäftigt?

Julia Keller:

Nein, nein. Ich unterhalte mich selbst. Das ist die Art, wie ich es sehe.

Dayle Hall:

Nun, das ist eine Menge, die man auf sich nehmen kann. Ich liebe das. Ich liebe die Mission, die das Smith College hat. Für ein Leitbild ist das eine ziemlich gute Sache.

Julia Keller:

Ich glaube, ich habe es Wort für Wort verstanden, aber vielleicht habe ich mich um ein Wort vertan. Das ist aber der Kern des Ganzen.

Dayle Hall:

Ja, nein, es ist ausgezeichnet. Lassen Sie uns also ein wenig eintauchen. Lassen Sie uns über die Arbeit sprechen, die Sie leisten, Ihre Bemühungen um die digitale Transformation, die Aktivitäten der letzten Jahre. Wo hat alles angefangen? Hat sich Ihre IT-Organisation zusammengesetzt und gedacht: Wir müssen etwas ändern. Gab es einen Anstoß, der besagte, dass wir mit diesen Initiativen wirklich beginnen müssen?

Julia Keller:

Ja. Ich meine, Smith hat einen Strategieplan, und diese digitale Transformation war Teil unseres strategischen Gesamtplans, der aus der Arbeit des Büros des Präsidenten und des Kuratoriums und so weiter hervorging. Dieser Plan wurde in einer Reihe von Gesprächen mit der Gemeinschaft und allen Interessengruppen festgelegt. Wir beauftragten ein externes Unternehmen mit der Durchführung einer Bewertung, aber währenddessen konnte mein Team schon ein wenig erkennen, was auf uns zukommen würde. Die Umstrukturierung war im Gange, es passierte einiges. Andere Schulen begannen, neue Systeme einzuführen und diese Initiativen zu starten.

Deshalb haben wir uns nach einem Tool umgesehen, das uns dabei hilft, die Daten aus dem gesamten Ökosystem der Systeme, die wir irgendwann in der Zukunft haben würden, zusammenzuführen. Und so haben wir SnapLogic 2017 lizenziert, also ein Jahr vor unserer Entscheidung, auf ein neues ERP-System umzusteigen. Und das war beabsichtigt. Wir wollten ein Jahr Zeit haben, um uns mit dem Tool vertraut zu machen und mit unserer Strategie und unseren Überlegungen, wie die Dinge in der neuen Welt aussehen würden, in der sich unsere Daten nicht mehr alle in einem zentralen, vor Ort installierten Oracle-Datenbanksystem befanden, wie es 25 Jahre zuvor der Fall war, Schritt zu halten.

Wir haben SnapLogic im Jahr 2017 gekauft. Wir fingen langsam an. Wir haben viele Proofs of Concept gemacht, und als wir die Integrationen berührten, mussten wir eine Integration zu diesem Zeitpunkt ändern oder aktualisieren. Wir haben sie langsam in das neue Tool übertragen. Es war also eher ein Szenario nach dem Motto: "Du berührst es, du verschiebst es", als dass wir uns Gedanken über den ganzen Ozean von Dingen gemacht hätten, mit denen wir zu tun hatten. Wir begannen einfach langsam und schrittweise zu lernen und die Dinge voranzutreiben.

Dayle Hall:

Aber Sie sagten, Sie hätten damit angefangen. Sie wussten also, dass Sie ein ERP planen, ein aktualisiertes ERP-Projekt [inaudible 00:06:30].

Julia Keller:

Wir wussten, dass etwas passieren würde, ob es nun eine Neuimplementierung unseres bestehenden ERP oder ein neues ERP war, es musste etwas Großes passieren, um die zukünftigen Anforderungen der Institution wirklich zu erfüllen.

Dayle Hall:

Das stimmt. Wir werden später noch ein wenig darauf eingehen, auch im Hinblick auf Ratschläge für andere Leute. Aber es ist interessant zu wissen, dass Sie bei einer so großen Implementierung an das von Ihnen erwähnte Ökosystem von Systemen denken. Denken Sie schon im Vorfeld darüber nach, wie wir einige Integrationen vornehmen können? Wie fangen wir an, diese Daten zusammenzuführen? Denn oft, so hören wir, stürzen sich die Leute in eine große ERP- oder CRM-Implementierung und denken nicht zuerst an die anderen Systeme. Und dann kämpfen sie mit dieser Transformation.

Julia Keller:

In der Literatur konnte man sehen, dass sich die Dinge in diese Richtung bewegten, in die Richtung, die Gartner als differenzierte Systeme bezeichnete. Ich glaube nicht, dass die Welt schon ganz dort angekommen ist, aber in dieser Realität sind die Dinge noch in Bewegung.

Dayle Hall:

Ja. Nun, wenn es nach Gartner geht, wird diese Sache nie enden, denn sie werden für diese Art von Gedanken bezahlt. Ich liebe also Gartner.

Julia Keller:

Ganz genau. Und ich denke, dass die Vision von uns, differenzierte Systeme, nun, da wir mehrere Jahre in diesen Prozess hineingegangen sind, in der Realität ganz anders aussieht. Es gibt immer noch einige Elemente, bei denen ich mich frage, welche Richtung sie längerfristig wirklich einschlagen werden. Ich bin mir da nicht ganz sicher. Wir befassen uns mit dem Sprungbrett, das direkt vor uns liegt, und gehen mit der Gewissheit, die wir haben, d.h. mit dem Maß an Gewissheit, das ich über das nächste Sprungbrett habe, dorthin.

Meine CIO hat einen Ausdruck, den sie manchmal verwendet und den ich mir zu eigen gemacht habe: "directionally appropriate". Ich werde mich auf eine richtungsweisende Weise bewegen. Ich werde mich in die richtige Richtung bewegen, indem ich diese kleinen Schritte so weit wie möglich vorwärts mache, damit wir uns in die Richtung bewegen, in die wir gehen wollen.

Dayle Hall:

Ja, dieser Begriff gefällt mir sehr, richtungsweisend. Das erinnert mich an "fail forward". Man kann immer noch scheitern, aber man muss sich gleichzeitig vorwärts bewegen.

Julia Keller:

Nun, es erkennt die Unsicherheit an, mit der wir alle zu tun haben. Es gibt nur so viel Gewissheit, wie wir haben.

Dayle Hall:

Ganz genau. Also 2017, knapp vor der Implementierung. Sie haben damit begonnen, die Daten zusammenzuführen und sich mit den Integrationen zu befassen. Was sind die anderen Systeme? Was sind die anderen großen Projekte, an denen Sie im Zuge der digitalen Transformation gearbeitet haben?

Julia Keller:

Ja, das stimmt. Nun, 2017 haben wir uns für SnapLogic entschieden. Wir begannen, uns damit vertraut zu machen. Wir waren mitten in mehreren - ich meine, die Projekte enden eigentlich nie. Zu dieser Zeit hatten wir also mehrere kleinere SaaS-Implementierungen laufen. Im Jahr 2018 traf die Hochschule dann die Entscheidung, das ERP-System zu wechseln, und wir stürzten uns sofort in das Projekt, denn unser Go-Live für Workday HCM war im März 2019. Und für die Finanzabteilung war es November 2019.

Und für Studenten haben wir im Oktober 2020 unsere allererste Komponente in Betrieb genommen. Es geht also Schlag auf Schlag weiter. Wir haben einfach sofort losgelegt. Sobald wir mit diesem Projekt begonnen hatten, ging es darum, Workday-Integrationen aufzubauen. Und so ist es in den letzten Jahren auch gewesen.

Dayle Hall:

Ja. Mir gefällt, was Sie gerade gesagt haben, nämlich dass die Implementierung von Software nie wirklich endet.

Julia Keller:

Nein.

Dayle Hall:

Das ist eine gute Frage. Aber erzählen Sie mir ein wenig darüber, wie Sie auf diesen Reisen beginnen, Sie führen einige Implementierungen durch. Ich weiß, dass Sie sich nicht nur auf die Implementierung konzentrieren, sondern auch auf das, was danach kommt. Was sind die Dinge, die Sie lernen, wenn Sie anfangen, einige dieser neuen Systeme, neue Software zu implementieren?

Julia Keller:

Wir haben ein bisschen was gelernt. Wir haben Dinge gelernt. Jedes Mal, wenn wir etwas gemacht haben, haben wir etwas Neues gelernt. Und jedes Mal, wenn wir - unsere erste Runde von Integrationen, die wir 2017 gebaut haben, haben wir 2019 mit den Dingen, die wir gelernt haben, neu implementiert. Wir überprüften sie und implementierten sie neu, um sie effizienter zu machen und um Funktionen wie die standardisierte Fehlerbehandlung hinzuzufügen, die erst nach unseren ersten Implementierungen in das Produkt aufgenommen wurde. Wir haben dafür gesorgt, dass die ursprünglichen Integrationen mit den verbesserten Verfahren, die wir standardisiert haben, ergänzt wurden.

Wir standardisieren also die besten Praktiken. Jedes Mal, wenn wir etwas testen, ziehen wir eine Schleife, um die vorhandenen Integrationssysteme robuster zu machen. Aber ich glaube, das Wichtigste, was wir getan haben, um erfolgreich zu sein, war die Entscheidung, dass wir unsere Integrationen so durchführen werden. Wir wollten sie nicht selbst machen. Workday hat sein eigenes Integrationstool. Unsere Integrationsstrategie besteht darin, dass SnapLogic unsere Plattform für die Orchestrierung ist. Selbst wenn Workday einen Teil der Arbeit erledigt, orchestrieren wir sie über unser Integrationstool SnapLogic, weil wir die Transparenz und die End-to-End-Funktionalität, die wir über dieses System haben, nutzen wollen. So könnten wir beispielsweise einen Teil davon in Workday Studio einbauen, aber ich werde es mit SnapLogic starten, wenn das Sinn macht.

Dayle Hall:

Sehen Sie, das hören wir oft. Es gibt offensichtlich Hunderte von Systemen. Mein CEO hat mir gerade die MarTech-Landschaft geschickt, in der es jetzt 10.000 verschiedene Systeme für MarTech gibt. Aber im Smith College und bei einigen unserer anderen Kunden wie Box gibt es Hunderte von Softwaresystemen. Einige dieser proprietären Softwarepakete verfügen also über eine gewisse Punkt-zu-Punkt-Integration. Wenn Sie wirklich etwas wollen, worauf wir uns beziehen, nämlich Enterprise Automation, wenn Sie Ihre gesamte Organisation überblicken wollen, brauchen Sie etwas anderes.

Julia Keller:

Deshalb haben wir uns für diese zentrale Integrationsplattform entschieden und sie standardisiert. Wir können zwar einige der Tools in den abgelegenen Systemen nutzen, aber wir werden das Ganze zentralisieren, den eigentlichen Datenfluss durch dieses zentrale System, weil wir nicht nur ein einziges System der Wahrheit haben. Wir haben mehrere Systeme der Wahrheit, und das wird immer komplizierter. Wir haben Salesforce, wir haben Workday und unser altes System war das Produkt Banner von Ellucian. Das waren also unsere Systeme. Aber jetzt bringen wir Salesforce als ein weiteres System der Wahrheit online.

Also fügen wir jetzt ein drittes hinzu. Es gibt sogar noch ein viertes, nämlich unser Zulassungssystem. Wir haben also mehrere Systeme und die Datenströme. Es ist eine interessante Herausforderung, zu verhindern, dass diese Ströme miteinander kollidieren, wenn sie es nicht sollten, und dafür zu sorgen, dass die Ströme, die in die Systeme gehen, eindeutig sind und sich nicht gegenseitig überlagern. Aber ich glaube, wir sind noch dabei, das herauszufinden.

Dayle Hall:

Ich kann mir vorstellen, dass je mehr Systeme, desto mehr Dinge, die Sie tun wollen. Die Innovation innerhalb Ihrer Organisation wird sicherlich zunehmen. Ich werde gleich auf die Implementierung von Workday Student eingehen, die Sie haben. Aber bevor wir dazu kommen, sind wir natürlich alle von COVID betroffen. Vor allem viele Hochschulen und Schulen, und die Veränderungen oder die Flexibilität, die Sie in dieser Zeit haben mussten, sind genauso bedeutend wie bei jedem anderen großen Unternehmen, wenn nicht sogar noch bedeutender.

Deshalb möchte ich nur ein paar Fragen dazu stellen. Ich ziehe es vor, nicht auf die Herausforderungen der Pandemie einzugehen, aber ich glaube, dass es einige wichtige Erkenntnisse gibt. Erzählen Sie mir also ein wenig darüber, wie sich COVID nicht nur auf Ihren Zeitplan, sondern auch auf die Art und Weise ausgewirkt hat, wie Sie zusammenarbeiten, um einige dieser Maßnahmen im gesamten Smith College durchzuführen.

Julia Keller:

Vor COVID, als wir unsere HCM- und Finanzimplementierungen für Workday durchführten, waren wir alle in einem Raum, in einem großen Raum, den ganzen Tag, wochenlang mit unseren Implementierungspartnern, sehr flexibel, mit viel FaceTime. Mit COVID und sogar noch ein bisschen davor ist das Studentenprojekt aufgrund seiner Größe und seines Umfangs einfach größer geworden. Wir haben mehr Zoom und mehr Remote-Sitzungen durchgeführt, da unsere Berater und so weiter von unserem Implementierungspartner über das ganze Land verteilt sind.

Als wir Mitte März 2020 plötzlich auf Fernzugriff umstellten, gab es einige Anpassungen, aber ich denke, wir hatten bereits eine ganze Reihe von Instrumenten zur Verfügung, da unsere Führung bereits im Januar eine Notfallplanung für diesen Fall vornahm. Wir begannen im Januar 2020. Wir waren sehr früh und ziemlich konservativ in Bezug auf das, was wir möglicherweise tun mussten. Wir waren also bereits dabei, Slack zu implementieren, damit unsere Dozenten einfacher mit den Studenten kommunizieren konnten, und haben Schulungen durchgeführt. Ich war daran nicht beteiligt, aber die Mitglieder unseres IT-Teams waren wirklich maßgeblich daran beteiligt, die Dozenten in Zoom zu schulen, die Studenten in Zoom zu schulen und all diese Dinge zum Laufen zu bringen. Es war ein riesiger Aufwand, aber wir haben Slack, Enterprise Slack, eingeführt.

Wir verwenden SnapLogic für unsere Integration mit Slack. Wir erstellen Arbeitsbereiche für jeden Kurs, der einen solchen wünscht, und wir pushen die Einschreibungen. Wenn also Anzeigen aufgegeben werden, pushen wir diese Einschreibungen natürlich auch an Slack. So ist alles eingerichtet und bereit. Die Leute brauchen es nicht - es ist alles bereit, wenn sie es nutzen wollen. Wir wollten es so einfach wie möglich für sie machen. Wir mussten also schnell reagieren und eine neue Integration schnell hinzufügen.

Dayle Hall:

Ich denke, während viele Leute wahrscheinlich die Besorgnis über die Pandemie im Blick hatten, war die Tatsache, dass Sie Monate im Voraus darüber nachgedacht haben: Okay, das könnte Auswirkungen haben. Was können wir tun? Und dann haben Sie begonnen, diese Instrumente zu implementieren. Als Sie wieder zurückkamen, waren die Instrumente immer noch so nützlich? Benutzen Sie sie immer noch? Es ist einfach eine andere Art zu arbeiten. Es war sozusagen keine vergebliche Mühe.

Julia Keller:

Ich glaube nicht, dass irgendetwas vergebliche Mühe war. Ich denke, es gab eine Menge Aufwand. Eine der größten Anstrengungen, an der ich zwar nicht direkt beteiligt war, aber die unser IT-Team unternommen hat, bestand darin, den Leuten Geräte zur Verfügung zu stellen, damit sie teilnehmen konnten. Wir haben also Laptops, Hotspots und Geräte an die Leute verteilt. Ich glaube also nicht, dass Slack weiter bestehen wird. Ich glaube, dass die Nutzung nur noch zunimmt. Die Leute mögen es. Studenten mögen es. Ich denke, das wird so bleiben.

Jetzt, in der Zeit nach der Pandemie, sind wir hoffentlich alle wieder persönlich bei Smith. Alle Kurse finden persönlich statt. Wir sind eine sehr ortsbezogene Ausbildung, wie man es nennt. Am Smith, auf dem Campus und in den Klassenzimmern zu sein, ist also institutionell sehr wichtig.

Dayle Hall:

Ja, dem würde ich zustimmen. Ich habe zwei - ich habe einen 11-Jährigen und einen 14-Jährigen, und ich bin sehr froh, dass sie auf dem Campus sind und diese Arbeit machen, denn das war ein Albtraum, das muss ich Ihnen sagen.

Julia Keller:

Ich war dankbar, einen 18-Jährigen zu haben, der nicht viel von mir verlangte.

Dayle Hall:

Wir haben darüber gesprochen, dass Sie auch COVID-Testdaten verwalten. Ist das richtig? Nun, viele andere Schulen haben das ausgelagert.

Julia Keller:

Ich bin mir nicht sicher, aber wir haben mit vielen anderen Schulen darüber gesprochen, wie sie es handhaben. Aber was die Testdaten angeht, so haben wir unsere Tests über das Broad Institute in Boston durchgeführt. Sie haben ein Produkt, das mit ihrem Testprogramm verbunden ist und das wir zum Laden und Verwalten von Daten verwenden. Wir extrahieren Daten aus diesem System für unser COVID-Dashboard. Das geschieht alles über eine Pipeline, die wir für die Aggregation gebaut haben und die wir als Endpunkt für das Dashboard auf unserer Website verwenden, um Vorfälle und Ähnliches anzuzeigen.

Das Wichtigste, was wir jetzt mit den COVID-Daten gemacht haben, ist, dass wir die Daten von unserem Testanbieter in Workday laden. Wir haben also immer noch zwei Tests pro Woche für alle, asymptomatische Tests zweimal pro Woche, für alle, die auf dem Campus sind. So haben wir in den letzten zwei Jahren die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt. Es waren ein paar intensive Jahre.

Dayle Hall:

Ja, ja, ja. Darauf wette ich. Sie sagten, es sei für alle sehr anstrengend gewesen. Wie gesagt, ich weiß, dass wir eine Reihe von Hochschulen, Universitäten und so weiter haben. Ich bin sicher, dass es für alle Ihre Organisationen eine große Herausforderung war. Lassen Sie uns nun ein wenig über die Einführung von Workday Student sprechen. Sie waren also maßgeblich daran beteiligt. Und ich denke, das ist die Definition dessen, worum es bei der digitalen Transformation geht. Können Sie uns ein wenig darüber erzählen, was Workday Student ist?

Julia Keller:

Workday Student ist unser neues Studenteninformationssystem. Es soll also alle Verwaltungsfunktionen rund um die Studenten abwickeln, von der Beratung über die Vergabe von Abschlüssen bis hin zur Anmeldung zu Kursen und so weiter. Natürlich auch die Rechnungsstellung und all diese verschiedenen Komponenten. Es ist ein riesiges Produkt. Ich meine, wir haben seit 1994 mit Banner Student gearbeitet. Das ist eine große Umstellung. Das ist eine lange Zeit. Es ist eine große Umstellung. Ganz genau. Aber die Registrierung ist unglaublich reibungslos verlaufen. Ich glaube, die Leute gewöhnen sich wirklich an das neue Produkt. 

Die Dinge, die Workday gut macht, macht es sehr, sehr gut. Es gibt ein paar Dinge, die noch nicht ganz ausgereift sind, und die, glaube ich, eher eine Herausforderung auf der technischen Seite als auf der Benutzerseite sind. Wenn ich über jemanden spreche, der zu Workday Student geht, würde ich sagen, dass die Datenmodelle nicht das sind, was man erwarten würde. Es ist ein sich entwickelndes Produkt. Möglicherweise müssen Sie die Daten stärker manipulieren, damit sie so funktionieren, wie Sie es erwarten würden.

Dayle Hall:

Ja, das stimmt. Erzählen Sie mir ein wenig über diesen Teil der Daten und die anderen Datenquellen, die Sie verwenden. Ich weiß zum Beispiel, dass Sie SnapLogic haben. Warum ist es wichtig, all diese Daten zusammenzuführen, um bei der Rekrutierung erfolgreicher zu sein oder die Studentenpopulation wirklich zu verstehen?

Julia Keller:

Wir befinden uns also im zweiten Zyklus von Workday Student. Wir haben unseren Produktionszyklus in Workday Student damit begonnen, unsere Herbststudenten zum ersten Mal in Workday zu immatrikulieren. Unsere Studenten, die im Herbst 2021 eintreten, wurden also letztes Jahr im Juni immatrikuliert. In etwa zwei Wochen werden wir also die Studenten des Herbstes 2022 in Workday immatrikulieren.

Dies ist also unser zweiter Eintrag in unseren zweiten Datenzyklus in Workday. Das ermöglicht es den Studenten, sich einzuschreiben, sich anzumelden, sich beraten zu lassen und all die guten Dinge zu tun, die sie tun. Beantwortet das Ihre Frage? Das ist jedenfalls eine Teilantwort. Es tut mir leid. Ich glaube, ich habe den Überblick verloren.

Dayle Hall:

Ja, das stimmt. Sehen Sie, wir haben sehr unterschiedliche Arten von Kunden. Aber was wir oft hören, ist: Wir können unsere Daten nicht zusammenführen. Es geht nicht darum, sie zu visualisieren, sondern darum, wirklich Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Und ich denke, dass Datensilos in vielen Bereichen ein Problem darstellen, egal ob es sich um eine Hochschule oder ein großes Unternehmen handelt. Eine der Fragen, die ich unseren Gästen gerne stelle, lautet: Was haben Sie intern getan? Nicht nur mit den Systemen, sondern wie haben Sie es geschafft, diese Datensilos aufzubrechen?

Wie würden Sie, wenn Sie sich vorstellen, dass jemand diesen Podcast anhört und sagt: "Okay, ich brauche ein Integrationstool, das einige dieser anderen Systeme nutzt. Aber wie schaffen Sie es, diese Datensilos aufzubrechen, nicht nur mit den Systemen mit SnapLogic, sondern mit den Organisationen? Wie bringt man diese Leute zusammen?

Julia Keller:

Das ist ein ständiger Prozess, an dem wir arbeiten. Und eine der Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Struktur, die wir um unser Workday-Programmteam herum aufgebaut haben. Wir haben ein Workday-Programmteam, dem funktionale Vertreter aus allen Bereichen angehören, die an dem Workday-Projekt beteiligt sind. Es umfasst auch einige der Leute, die in der Nähe arbeiten. Unsere Entwicklung im Bereich Alumni Relations arbeitet beispielsweise nicht mit Workday, ist aber natürlich auf Daten angewiesen, die aus Workday stammen. Sie nehmen also auch an diesem Workday-Programm teil. Und das gesamte Änderungsmanagement für Workday läuft über dieses Programm. Das Testen und die Freigaben finden dort statt.

Wir haben eine Gruppe zur Erstellung von Berichten, die gemeinsam an der Definition von Daten und Berechnungen arbeitet. Und auch das ist eine laufende Arbeit. Aber ich denke, dass es wirklich diese Strukturen sind, die das Änderungsmanagement betreffen. Wir haben einen Exekutiv- und Lenkungsausschuss, an den man sich wendet, wenn man etwas wirklich funktionsübergreifend klären muss. Ich glaube also, dass diese Strukturen für den Erfolg unseres Projekts sehr wichtig waren. Und auch die oberste Führungsebene ist voll und ganz dabei, wenn es darum geht, diese Sache zu erledigen.

Dayle Hall:

Ja. Ich denke, dass große Projekte wie dieses, von denen wir hören, dass viele unserer Initiativen zur digitalen Transformation scheitern. Und ich denke, ein Teil der Herausforderung besteht darin, dass viele dieser Organisationen nicht wirklich definiert haben, was ihre digitale Transformation eigentlich ist. Wie sieht das aus? Sie hatten ein ERP-Projekt. Sie hatten Workday Student. Sie hatten also etwas Konkretes, das unter dieses Dach fiel.

Und ich glaube, das ist eine der Herausforderungen, vor denen die IT heute steht. Selbst CIOs, Leute wie Sie, sind der Meinung, dass Ihr Projekt niemals erfolgreich sein wird, wenn Sie nicht klar definieren können, was das Ergebnis der digitalen Transformation sein soll, weil Sie nicht wirklich definiert haben, wie Erfolg aussieht.

Julia Keller:

Ja, das stimmt. Es gab mehrere Projekte im Rahmen unserer Umstellungsinitiative, und die ERP-Umstellung war eines davon. Wir haben noch einige andere, das Voice-over-IP-Projekt und einige andere, an denen ich weniger beteiligt war. Es gibt auch einige netzwerkbezogene Dinge, an denen ich weniger beteiligt bin. Aber sie sind alle Teil einer größeren Mission, die Technologie für das Smith College besser zu machen.

Dayle Hall:

Genau. Wie ich bereits sagte, sind wir genau dafür da, um Ihnen zu helfen. Aber lassen Sie uns weitergehen und ein bisschen breiter denken - lassen Sie uns über die Hochschulbildung sprechen. Ich habe ein paar Fragen dazu, aber lassen Sie mich mit dieser beginnen. Was ist das größte Missverständnis, das die Leute über die Arbeit in einer Hochschulorganisation im Vergleich zu einem gewinnorientierten Unternehmen, einem B2B- oder B2C-Unternehmen haben könnten? Was glauben Sie, was manche Leute falsch verstehen?

Julia Keller:

Donnerwetter. Hm. Interessant. Ich arbeite schon so lange im Hochschulbereich, dass ich nicht sicher bin, ob ich eine Außenperspektive habe. Ich kann Ihnen etwas Interessantes über die Arbeit im Hochschulbereich sagen, nämlich dass ich glaube, dass jede Art von Unternehmen in jeder Umgebung ihre eigene Kultur hat. Und sogar jede Institution hat ihre eigene Kultur. Und ich denke, dass wir bei Smith, in unserer Betriebskultur jedenfalls, sowohl verteilte Entscheidungsfindung als auch die Fähigkeit zur Zusammenarbeit schätzen, genau wie wir es mit...

Es gibt viele Treffen, bei denen wir zusammenkommen und darüber sprechen, wie wir das ein bisschen besser machen können. Wie können wir das Ganze aus einer institutionellen Perspektive betrachten und nicht aus der Sicht eines isolierten funktionalen Geschäftsbereichs? Ich denke, das ist ein Bereich, in dem wir uns weiterentwickeln. Und es würde mich interessieren, wie die Sichtweise von außerhalb des Hochschulbereichs ist, denn ich bin schon so lange hier. Ich bin mir nicht sicher, ob ich das weiß.

Dayle Hall:

Aus den Gesprächen, die ich mit einigen unserer Kunden geführt habe, habe ich den Eindruck gewonnen, dass Sie nicht die gleichen Herausforderungen haben, was meiner Meinung nach völlig falsch ist. Ich denke, dass Universitäten und Hochschulen einen direkten Einfluss auf das Leben der Menschen und ihre Ausbildung haben, was nicht bedeutet, dass ein B2B-Unternehmen nicht ähnliche Probleme hat.

Aber wenn man versucht, sich um die Studenten zu kümmern, und COVID dazukommt und so weiter, hat man es mit der Psyche der Menschen zu tun und damit, wie sie sich in ihrem täglichen Leben fühlen. Und man versucht, ihre Erfahrungen mit der Hochschule zu vereinfachen. Es gibt nichts Schöneres als auf Testergebnisse oder Noten zu warten oder [unhörbar 00:25:56].

Julia Keller:

Es gibt definitiv eine Intensität um die Perioden im Jahr herum, die an anderen Orten vielleicht nicht der Fall wäre. Wir haben also diese Intensität rund um das Ende des Semesters. Wir haben so genannte ruhige Zeiten, in denen wir versuchen, während der Prüfungswoche keine Änderungen an den Systemen vorzunehmen, weil das für die Menschen störend und beunruhigend sein könnte. Wir versuchen also, die Dinge in dieser Zeit stabil und strukturiert zu halten, und wir sind sehr vorsichtig bei dem, was wir tun, weil wir so sensibel sind.

Dayle Hall:

Ich habe auch das Gefühl, dass es am Smith College zum Beispiel mehr darum geht, eine Gemeinschaft aufzubauen, Menschen zu verbinden, was meiner Meinung nach genauso wichtig ist. Sehen wir es einmal so. Wenn Sie jemanden beraten und derjenige steht kurz davor, eine große Initiative zur digitalen Transformation zu starten und all die Dinge, die Sie gelernt haben.

Wenn ich Sie fragen würde, welchen Rat würden Sie ihnen geben, egal ob sie eine Bildungseinrichtung sind oder nicht, wo würden Sie ihnen sagen, dass sie anfangen sollen? Und welche Fallstricke würden Sie sagen: Oh, hier ist etwas, das wir sehr schnell gelernt haben, und versuchen Sie, das zu vermeiden. Was würde das sein?

Julia Keller:

Ich beginne mit einem Fallstrick: Unterschätzen Sie nicht die Volatilität der Daten bei jeder Art von Veränderungsprozess. Es ist sehr einfach, an die Implementierung oder an alles, was eine große Menge an Datenkonvertierung in ein neues System beinhaltet, so heranzugehen, wie man es bei einer herkömmlichen Integration tun würde. Aber die Daten, mit denen Sie arbeiten, sind nicht stabil. In vielerlei Hinsicht existieren sie noch gar nicht. Das ist etwas, das ich unterschätzt habe. Das war wirklich eine Herausforderung, wenn es darum ging, die Dinge zu erledigen. Wir sind das so angegangen, dass wir es erst einmal in einem ersten Schritt schaffen, dass es für diesen Zyklus ausreicht, und dass wir es dann noch einmal überdenken werden.

Aber im Moment befinden wir uns in diesem Zyklus der Stabilisierung und der Rückbesinnung auf all die Arbeit, die wir in den letzten zwei Jahren geleistet haben, um Dinge umzusetzen und zu sagen: Okay, das hat in der ersten Amtszeit funktioniert, aber jetzt sind wir in der zweiten Amtszeit und im zweiten Jahr. Was müssen wir tun, um die Integration mit dem Wissen, das wir jetzt haben, zu stabilisieren und zu rationalisieren? Denn man weiß nur, was man weiß, wenn man es weiß, und es gab vieles, was wir nicht wussten.

Dayle Hall:

Das ist Ihr Lieblingswort: Volatilität. Volatilität der Daten. Der war gut.

Julia Keller:

Ja. Ich wusste, dass ich irgendwann dort ankommen würde.

Dayle Hall:

Das war ausgezeichnet. Das war ausgezeichnet, wie Sie das reingebracht haben. Sie haben also offensichtlich große Fortschritte gemacht. Sie haben eine Menge Fortschritte gemacht, und wie Sie gerade erwähnten, haben Sie die Daten stabilisiert, indem Sie zurückgingen und sie sich ansahen. Was wir vorher hatten, können wir jetzt mit mehr Daten nutzen. Wir müssen sicherstellen, dass alles noch genauso funktioniert wie vorher.

Was sind Ihre nächsten Initiativen? Was sind die Dinge, die Sie darüber hinaus meinen, wohin sich das Smith College entwickelt, aber auch die Hochschulbildung im Allgemeinen? Was sind die Dinge, die Sie in den nächsten Jahren zu erreichen hoffen?

Julia Keller:

Ich habe ein paar Dinge. Wir sind gerade dabei, die letzte Komponente unseres alten ERP-Systems abzulösen und auf Salesforce umzustellen. Das ist also Teil der Erweiterung unserer CRM-Präsenz. Und dieses Projekt wird ein weiteres Jahr bis 18 Monate oder so in Anspruch nehmen. Das ist sozusagen unser nächster großer Schwerpunkt. Mittendrin setzen wir unsere Stabilisierungsarbeit fort und arbeiten an der Standardisierung unserer Best Practices. Wir haben einige wirklich nützliche Dinge als Standardkomponenten in unsere Integrationen eingebaut.

Neben der Standard-Fehlerbehandlung haben wir immer eine Audit-Option. Sie können also die Integration ausführen, aber sie wird nichts tun. Sie erfahren nur, was sie tun wird, so dass es einfacher ist, die letzten Testzyklen vor der Bereitstellung durchzuführen. Wir haben auch Systemüberprüfungen eingeführt. So haben wir oft mehrere miteinander verbundene Integrationen. So haben wir für unser Finanzhilfesystem wahrscheinlich acht oder neun verschiedene, miteinander verbundene Integrationen, die entweder in unser Finanzhilfesystem, das PowerFAIDS heißt, hinein- oder herausgehen.

All das haben wir also in den letzten zwei Jahren aufgebaut. Aber während der Umsetzung hat sich einiges geändert. Deshalb gehen wir jetzt zurück, überprüfen sie alle, betrachten sie im Zusammenhang miteinander und stellen sicher, dass alles aufeinander abgestimmt ist und nichts irgendwie auf dem anderen herumtrampelt oder egoistisch ist. Damit will ich die Anzahl der Tickets, die wir bekommen, und die Instabilität des Systems verringern.

Dayle Hall:

Ich habe verstanden. Dies war ein großartiges Gespräch. Ein paar Dinge. Was ich gerne tue, nachdem wir diese Gespräche geführt haben und die Leute diesen Podcast hören, ist sicherzustellen, dass die Leute einige der wichtigsten Dinge verstehen, über die wir gesprochen haben und die sie lernen und in ihr tägliches Leben übernehmen können.

Ein paar Dinge, die ich gehört habe. Planen Sie voraus, ganz klar. Selbst wenn Sie also ein ERP- oder CRM-System oder ein anderes großes System haben, das Sie einführen wollen, sollten Sie vorausplanen. Und vorausplanen bedeutet nicht immer nur, was das System tun wird. Aber denken Sie im Voraus über die Daten und die Integrationspunkte nach. Sie haben SnapLogic freundlicherweise als Plattform für die Orchestrierung bezeichnet. Das gefällt mir sehr. Ich werde das in meinem täglichen Leben und bei meinen CMO-Aufgaben einsetzen. Und ich liebe das.

Ein paar andere Dinge, die in die richtige Richtung gehen. Sorgen Sie dafür, dass Sie weiter vorankommen, aber gehen Sie immer wieder zurück, nicht nur bei der Umsetzung, sondern auch bei der Stabilität. Gehen Sie also zurück und schauen Sie sich die Daten an und stellen Sie sicher, dass Sie immer noch das bekommen, was Sie brauchen. Und mein Lieblingszitat war: Die Implementierung einer Software endet nie wirklich. Man muss also immer wieder zurückgehen und sicherstellen, dass das, was man ursprünglich eingerichtet hat, immer noch die gleiche Wirkung hat.

Julia Keller:

Ich glaube, das ist es, was die digitale Transformation wirklich bedeutet: Sie endet nie wirklich. Das bedeutet, dass man eine Einstellung zur kontinuierlichen Verbesserung haben muss. So sind wir in die Situation gekommen, dass wir eine große, massive Umstellung vornehmen müssen, weil wir 1994 Banner eingeführt und kleine Verbesserungen vorgenommen haben. Aber wir haben diese Verbesserungen nicht wirklich durchgängig umgesetzt. Das sollten wir also tun.

Dayle Hall:

Ausgezeichnet. Das war ein großartiges Gespräch. Ich weiß es zu schätzen, dass Sie heute bei uns sind. Was ich am Ende immer gerne tue, ist, Ihnen das letzte Wort zu geben und uns zu sagen, warum Sie so begeistert davon sind, am Smith College zu sein, und warum jemand, der möglicherweise zuhört und interessiert ist, in Betracht ziehen sollte, Teil des Smith College zu werden.

Julia Keller:

Ich liebe es, Dinge zu lernen. Ich liebe es, Dinge herauszufinden. Und bei unserer Arbeit gibt es unendlich viel zu lernen und herauszufinden. Es gibt immer noch mehr Möglichkeiten zu erforschen und Verbesserungen vorzunehmen. Und ich bin wirklich begeistert, in dieser Position zu sein, in der wir diesen Teil unserer Workday-Implementierung erreicht haben und uns auf das konzentrieren, was als Nächstes kommt. Das ist sehr aufregend.

Dayle Hall:

Das ist ein großartiges Umfeld zum Arbeiten. Julia, ich danke Ihnen für Ihre Zeit. Wir freuen uns, dass Sie bei uns waren. Allen anderen danke ich fürs Zuhören und wir sehen uns in der nächsten Folge wieder.